Smarty im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Technik

Smarty ist eine lokal installierte Praxissoftware, die auf Windows-basierten Systemen betrieben wird. Für den mobilen Einsatz bietet der Hersteller zwei ergänzende Lösungen an:

• iOS-Smarty: Eine App für iPhone und iPad, mit der Patientendaten und Termine mobil eingesehen und ergänzt werden können.

• Micro-Smarty: Eine Notebook-Lösung, die ein Arbeiten außerhalb der Praxisumgebung ermöglicht. Sie eignet sich insbesondere für Hausbesuche oder das mobile Nacharbeiten.

Mobile Nutzung

Die mobile Nutzung von Smarty erfolgt ausschließlich über die genannten Erweiterungen:

• iOS-Smarty erlaubt den schnellen Zugriff auf Kalender und Patienteninformationen über iOS-Endgeräte.

• Micro-Smarty ermöglicht eine lokal installierte, autarke Nutzung auf einem mobilen Windows-Notebook. Ein elektronisches Kartenlesegerät ist für das Einlesen der eGK erforderlich. Ein Versichertenstammdatenabgleich (VSDM) ist mit dieser Lösung allerdings nicht möglich – dieser sowie die finale Abrechnung erfolgen über das Hauptsystem in der Praxis.

Technische Voraussetzungen

Für einen reibungslosen Betrieb empfiehlt der Hersteller folgende Systemvoraussetzungen:

Einzelplatzsystem:

• Betriebssystem: Windows 11 Pro (64-Bit)

• Prozessor: Mindestens Intel Core i5 (10. Generation) oder vergleichbar

• Arbeitsspeicher: Mindestens 16 GB RAM

• Festplattenspeicher: Mindestens 50 GB frei (Empfehlung: SSD)

• Bildschirmauflösung: Mindestens 1280 × 800 (optimal: 1920 × 1080) bei 100 % Skalierung

• Internetverbindung: Mindestens 6 Mbit/s (erforderlich z. B. bei Nutzung der Telematikinfrastruktur)

Netzwerksystem (Serverbetrieb):

• Betriebssystem: Windows Server 2016, 2019 oder 2022 (64-Bit)

• Prozessor: Mindestens Intel Core i7 (10. Generation), empfohlen: Intel Xeon

• Arbeitsspeicher: Mindestens 32 GB RAM

• Festplattenspeicher: Mindestens 100 GB frei

• Netzwerk: Kabelgebundene Verbindung mit mindestens 100 Mbit/s

Mac-Nutzung:

Die Nutzung auf einem Apple-Computer ist mit Hilfe von „Parallels Desktop“ möglich. Hierfür wird eine gültige Windows-Lizenz benötigt. Parallels erlaubt das parallele Ausführen von Windows auf einem macOS-System. Diese Variante wird vom Hersteller als funktional unterstützt, jedoch nicht offiziell priorisiert.

Funktionen

Praxismanagement

Terminplanung

Die Terminplanung in Smarty ist umfassend und bietet zahlreiche Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse psychotherapeutischer Praxen zugeschnitten sind. Der integrierte Terminkalender ermöglicht eine effiziente Organisation des Praxisalltags.

Leistungsplanung

Bei der Terminvergabe kann die entsprechende Leistung direkt mit eingeplant werden. Diese wird automatisch aus dem Kalender für die Abrechnung übernommen. Eine Kontrolle, etwa zum Quartalsende, ist über die integrierte Statistikfunktion möglich.

Wiederholungstermine

Für regelmäßig stattfindende Sitzungen steht eine Wiederholungsfunktion zur Verfügung, die automatisch Termine in gewünschten Intervallen erstellt und so den Verwaltungsaufwand reduziert.

Raumplanung

Die Software erlaubt eine individuelle Planung pro Raum – ideal für Praxen mit mehreren Behandlungszimmern. Dadurch lassen sich Doppelbuchungen vermeiden und Räume optimal auslasten.

Arbeitszeiten und Zeiträume

Durch die Angabe individueller Arbeitszeiten werden verfügbare Zeiträume im Kalender automatisch begrenzt. Das sorgt für Struktur und verhindert versehentliche Planungen außerhalb der Öffnungszeiten.

Terminsuche

Mit der integrierten Suchfunktion lassen sich freie Termine gezielt nach verschiedenen Kriterien filtern. Dies beschleunigt die Terminvergabe und steigert die Auslastung.

Farbschemas

Unterschiedliche Terminarten können farblich markiert werden – etwa Erstgespräche, Gruppensitzungen oder Rückrufe. Das verbessert die visuelle Orientierung im Kalender.

Mobile Nutzung mit iOS

Mit der kostenfreien App „iOS-Smarty“ können Termine auch unterwegs über iPhone oder iPad verwaltet werden. Der Kalender bleibt so jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Exportfunktion

Termine können in gängige Kalenderprogramme exportiert werden, was die Integration in bestehende Arbeitsabläufe vereinfacht.

Diese Funktionen machen die Terminplanung mit Smarty zu einem leistungsstarken Werkzeug für die strukturierte und praxisnahe Organisation des Behandlungsalltags.

Patientenverwaltung

Die Patientenverwaltung in Smarty bietet eine strukturierte und intuitive Oberfläche, die speziell auf die Anforderungen psychotherapeutischer Praxen ausgelegt ist. Alle relevanten Patientendaten sind zentral erfasst und leicht zugänglich, was eine effiziente und sichere Organisation des Praxisalltags ermöglicht.

Elektronische Patientenakte

Smarty stellt eine umfassende digitale Patientenakte zur Verfügung, in der sämtliche Informationen – wie Diagnosen, Leistungen, Kontingente, Formulare und Dokumentationen – übersichtlich und farblich kategorisiert dargestellt werden.

Sitzungsprotokolle

Gesprächsnotizen können schnell und strukturiert erfasst werden. Die Nutzung von Textbausteinen unterstützt eine effiziente Dokumentation, insbesondere bei wiederkehrenden Formulierungen im Therapieverlauf.

Gruppentherapie

Für Gruppenbehandlungen gibt es ein spezielles Modul zur Erstellung und Verwaltung von Therapiegruppen. Sitzungen können zentral dokumentiert und automatisch allen Gruppenteilnehmern zugeordnet werden.

Änderungshistorie

Gemäß § 630a BGB dokumentiert Smarty sämtliche Änderungen in der Patientenakte revisionssicher. Ursprüngliche Inhalte bleiben erkennbar, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit rechtssicher gewährleistet.

Spracheingabe

Smarty ist kompatibel mit Spracherkennungssoftware wie Dragon® NaturallySpeaking. Dokumentationen können dadurch effizient per Spracheingabe erstellt werden.

Rechteverwaltung

Die integrierte Rechteverwaltung ermöglicht es, verschiedene Benutzergruppen mit individuellen Zugriffsrechten zu definieren. So lassen sich Arbeitsbereiche gezielt einschränken und sensible Daten schützen.

Mobile Nutzung mit iOS

Mit der kostenfreien App „iOS-Smarty“ lassen sich Patientendaten und Termine auch mobil über iPhone oder iPad einsehen und bearbeiten – ideal für unterwegs oder den flexiblen Einsatz außerhalb der Praxis.

Diese Funktionen machen die Patientenverwaltung mit Smarty zu einem leistungsstarken Werkzeug für die strukturierte, rechtssichere und alltagsnahe Praxisorganisation.

Patientenkommunikation

Smarty bietet verschiedene Funktionen, um die Kommunikation mit Patient:innen effizient, sicher und datenschutzkonform zu gestalten.

Recall-Funktion

Mit dem Recall-Modul können automatisierte Erinnerungen für Kontrolluntersuchungen oder andere Termine erstellt werden. Dies ermöglicht eine proaktive Betreuung und verbessert die Terminbindung.

Elektronischer Arztbrief (eArztbrief)

Smarty unterstützt den Versand und Empfang von elektronischen Arztbriefen direkt aus dem Praxisverwaltungssystem. Für den Versand mit qualifizierter elektronischer Signatur wird ein Heilberufsausweis (HBA) benötigt.

Kommunikation im Medizinwesen (KIM)

Durch die Integration des KIM-Dienstes ist ein sicherer, TI-konformer Dokumentenaustausch mit anderen Gesundheitsdienstleistern möglich – darunter Ärzt:innen, Psychotherapeut:innen und Kassenärztliche Vereinigungen.

iOS-Smarty App

Mit der kostenfreien App „iOS-Smarty“ können Termine und Patientendaten auch mobil über iPhone oder iPad eingesehen und bearbeitet werden – ideal für unterwegs oder bei Hausbesuchen.

Diese Funktionen machen die Patientenkommunikation mit Smarty zu einem wichtigen Baustein für eine moderne, vernetzte und rechtssichere Praxisorganisation.

Therapieunterstützung

Antragstellung

Smarty bietet verschiedene Funktionen, um die Antragstellung effizient, strukturiert und zeitsparend zu gestalten.

Blankoformulare und Vordrucke

Die Software unterstützt die Nutzung von Blankoformularen, die bequem über die integrierte Blankoformularbedruckung ausgegeben werden können. Dies erleichtert die Erstellung klassischer Anträge im psychotherapeutischen Praxisalltag.

Vorlagenfunktion

Mit der Vorlagenfunktion lassen sich individuelle Formulare anlegen, speichern und bei Bedarf erneut verwenden. Dies spart insbesondere bei regelmäßig wiederkehrenden Antragstypen wertvolle Zeit.

Datenübernahme aus der Patientenakte

Patientenstammdaten und dokumentierte Informationen können mit wenigen Klicks direkt in Anträge übernommen werden. Das reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Übertragungsfehler.

Integrierte Textverarbeitung mit Platzhaltern

Die interne Textverarbeitung in Smarty bietet zahlreiche Vorlagen, die durch eigene Texte ergänzt und mit Platzhaltern automatisiert befüllt werden können. So entsteht ein effizienter und konsistenter Arbeitsablauf bei der Antragstellung.

Diese Funktionen machen die Antragstellung mit Smarty zu einem klar strukturierten und praxisorientierten Prozess, der den administrativen Aufwand spürbar reduziert.

Erstellung und Anlage von Diagnosen

Smarty bietet verschiedene Funktionen, um die Erstellung und Verwaltung von Diagnosen effizient und zeitsparend zu gestalten.

Vorschläge aus dem Vorquartal

Beim ersten Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) im neuen Quartal schlägt Smarty automatisch die Diagnosen des Vorquartals zur Übernahme vor. Das erleichtert die kontinuierliche Dokumentation und spart Zeit.

Integration in die Patientenakte

Erfasste Diagnosen werden strukturiert in der elektronischen Patientenakte abgelegt. Sie sind jederzeit übersichtlich einsehbar und bilden gemeinsam mit anderen Behandlungsdaten den Therapieverlauf ab.

Unterstützung bei der Antragstellung

Diagnosen lassen sich nahtlos in Anträge und Formulare übernehmen. So wird der Aufwand reduziert und eine fehlerfreie Antragstellung unterstützt.

Nutzung von Textbausteinen

Häufig verwendete Diagnosetexte können über Textbausteine schnell eingefügt werden. Dies sorgt für Konsistenz in der Dokumentation und erleichtert die tägliche Arbeit.

Diese Funktionen machen die Erstellung und Pflege von Diagnosen mit Smarty zu einem strukturierten und praxisgerechten Prozess.

Planung & Erfassung von Leistungen

Smarty bietet verschiedene Funktionen, um die Planung und Erfassung von Leistungen effizient, strukturiert und zeitsparend zu gestalten.

Direkte Leistungserfassung

Leistungen können mit wenigen Klicks direkt oder über den EBM- bzw. GOÄ-Katalog dokumentiert werden. Eine integrierte Favoritenfunktion erleichtert den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Leistungsziffern.

Leistungsleisten

Über sogenannte Leistungsleisten lassen sich Leistungen für mehrere Termine gleichzeitig erfassen – etwa für das gesamte Quartal. Das spart Zeit bei der Dokumentation regelmäßiger Behandlungen.

Integration in den Terminkalender

Leistungen können bereits bei der Terminvergabe geplant und im Kalender hinterlegt werden. Diese werden automatisch in die Abrechnung übernommen, was den Verwaltungsaufwand minimiert.

Aktive Kontingente

Mit dem Modul „Aktive Kontingente“ lassen sich genehmigungspflichtige Leistungen wie Probatorik, Sprechstunde oder Akutbehandlung mit einem Klick korrekt dokumentieren und abrechnungsfähig hinterlegen.

Statistische Auswertungen

Über integrierte Statistikfunktionen lassen sich erbrachte Leistungen übersichtlich auswerten und kontrollieren – beispielsweise im Rahmen der quartalsweisen Abrechnung oder zur internen Leistungskontrolle.

Diese Funktionen machen die Leistungserfassung mit Smarty zu einem praxisnahen Werkzeug, das sowohl Effizienz als auch Abrechnungssicherheit in der psychotherapeutischen Praxis deutlich verbessert.

Behandlungs-Dokumentation

Smarty bietet verschiedene Funktionen, um die Dokumentation von Behandlungen effizient, strukturiert und zeitsparend zu gestalten.

Elektronische Patientenakte

Alle relevanten Patientendaten wie Diagnosen, Leistungen, Kontingente, Dokumentationen und Formulare werden zentral in der elektronischen Patientenakte erfasst und farblich kategorisiert dargestellt.

Sitzungsprotokolle mit Textbausteinen

Gesprächsnotizen können schnell und strukturiert erfasst werden. Die Nutzung von Textbausteinen unterstützt eine effiziente Dokumentation, insbesondere bei wiederkehrenden Formulierungen im Therapieverlauf.

Gruppentherapie-Modul

Für Gruppenbehandlungen gibt es ein spezielles Modul zur Erstellung und Verwaltung von Therapiegruppen. Sitzungen können zentral dokumentiert und automatisch allen Gruppenteilnehmern zugeordnet werden.

Änderungshistorie

Gemäß § 630a BGB dokumentiert Smarty sämtliche Änderungen in der Patientenakte revisionssicher. Ursprüngliche Inhalte bleiben erkennbar, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit rechtssicher gewährleistet.

Spracheingabe

Smarty ist kompatibel mit Spracherkennungssoftware wie Dragon® NaturallySpeaking. Dokumentationen können dadurch effizient per Spracheingabe erstellt werden.

Mobile Nutzung mit iOS

Mit der kostenfreien App „iOS-Smarty“ lassen sich Patientendaten und Termine auch mobil über iPhone oder iPad einsehen und bearbeiten – ideal für unterwegs oder den flexiblen Einsatz außerhalb der Praxis.

Diese Funktionen machen die Behandlungs-Dokumentation mit Smarty zu einem leistungsstarken Werkzeug für die strukturierte, rechtssichere und alltagsnahe Praxisorganisation.

Weitere fachspezifische Funktionen in Smarty

Smarty bietet neben den klassischen Verwaltungs- und Dokumentationsfunktionen eine Vielzahl zusätzlicher Module, die speziell auf die Anforderungen psychotherapeutischer Praxen abgestimmt sind:

1. Hogrefe-Testverfahren

In Smarty integrierte Hogrefe-Testverfahren können direkt über die Software genutzt und z. B. per E-Mail an Patienten übermittelt werden. Die Auswertung erfolgt automatisiert, und die Ergebnisse werden als PDF in der Patientenakte gespeichert.

2. Selektivverträge nach §73c SGB V

Smarty ist zertifiziert für die Abrechnung der Facharztverträge im Rahmen der Selektivverträge in Baden-Württemberg (z. B. AOK, Bosch-BKK, DAK, TK). Psychotherapeuten können so gezielt an Versorgungsverträgen teilnehmen.

3. Integrierte Versorgung (IV)

Das IV-Tool ermöglicht die direkte Abrechnung mit einzelnen Krankenkassen im Rahmen der integrierten Versorgung – eine Option für kooperative Versorgungsmodelle.

4. Betäubungsmittelbuch (BTB)

Das elektronische BTM-Buch unterstützt die rechtssichere Dokumentation und Verwaltung von Betäubungsmitteln. Mehrere Lager und eine enge Anbindung an das ifap praxisCENTER sind integriert.

5. Bundeseinheitlicher Medikationsplan (BMP)

Über eine Schnittstelle kann jederzeit ein BMP für die Patienten erstellt werden. Die Daten werden aus der Patientenakte übernommen und im TI-konformen Format aufbereitet.

6. Homöopathie-Modul (PriA)

Dieses Modul ermöglicht die Abrechnung homöopathischer Leistungen über die Verrechnungsstelle PVS PriA – ideal für Praxen mit alternativmedizinischem Schwerpunkt.

7. Interne Chatfunktion

Ein integriertes Chatsystem ermöglicht die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und erleichtert die Aufgabenverteilung – auch standortübergreifend.

8. Mobile Lösungen: iOS-Smarty & Micro-Smarty

• iOS-Smarty bietet mobilen Zugriff auf Kalender und Patientendaten über iPhone oder iPad.

• Micro-Smarty ist eine Notebook-Version mit Offline-Arbeitsmöglichkeit, inklusive Dokumentation, Ziffernerfassung und eGK-Lesung via mobilem Kartenlesegerät.

Diese zusätzlichen Module und Tools machen Smarty zu einer besonders vielseitigen Softwarelösung für psychotherapeutische Praxen – insbesondere bei multiprofessionellen, mobilen oder integrativen Versorgungskonzepten.

Abrechnung

Abrechnung mit den Gesetzlichen Krankenkassen bzw. Kassenärztlichen Vereinigungen

Smarty unterstützt Psychotherapeut:innen zuverlässig bei der Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen und den Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen). Die Software erfüllt alle Anforderungen an eine KV-konforme Praxisverwaltungssoftware und bietet zahlreiche Funktionen, um Abrechnungsprozesse effizient, korrekt und zeitsparend durchzuführen.

KV-Abrechnung mit integrierter Plausibilitätsprüfung

Die Abrechnung gesetzlich versicherter Leistungen erfolgt direkt über Smarty. Die Software prüft vor dem Versand automatisch auf formale Fehler, Leistungskonflikte und fehlende Angaben. So können Abrechnungsfehler vermieden und Rückfragen der KV reduziert werden.

Digitale Quartalsabrechnung

Die Quartalsabrechnung kann digital erstellt, kontrolliert und über die Telematikinfrastruktur (TI) oder alternativ auf Datenträger übermittelt werden. Smarty stellt alle relevanten KV-Formulare und Übermittlungsformate bereit.

Übersichtliche Einnahmenstatistik

Ein integriertes Statistikmodul visualisiert die abgerechneten Leistungen nach Monat, Quartal und Leistungstyp. Dies bietet eine transparente Übersicht über den wirtschaftlichen Verlauf der Praxis und erleichtert die Kontrolle vor dem Quartalsabschluss.

Integration in den Terminkalender und Leistungserfassung

Leistungen können bereits im Rahmen der Terminplanung hinterlegt werden. Diese Einträge werden automatisch für die Abrechnung übernommen und erhöhen so die Dokumentationssicherheit im laufenden Praxisbetrieb.

Abrechnung genehmigungspflichtiger Leistungen

Leistungen wie Akutbehandlung, Sprechstunde, Probatorik oder Langzeittherapie können mit dem Modul „Aktive Kontingente“ besonders einfach in die KV-Abrechnung integriert werden.

Kompatibel mit Selektivverträgen und integrierter Versorgung

Zusätzlich zur Standard-KV-Abrechnung unterstützt Smarty auch die Abrechnung von Selektivverträgen (§ 73c SGB V) sowie die integrierte Versorgung, insbesondere in Baden-Württemberg.

Diese Funktionen machen Smarty zu einer leistungsfähigen Lösung für eine strukturierte, fehlerarme und KV-zertifizierte Abrechnung gesetzlich erbrachter Leistungen in psychotherapeutischen Praxen.

Abrechnung mit Privatpatienten / Selbstzahlern

Neben der KV-Abrechnung bietet Smarty umfangreiche Funktionen für die Abrechnung mit Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen. Die Software unterstützt dabei alle Schritte – von der Rechnungserstellung über das Mahnwesen bis zur Abrechnung über eine Verrechnungsstelle.

Individuelle Rechnungserstellung mit GOÄ-Unterstützung

Smarty ermöglicht die komfortable Erstellung von Rechnungen nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ). Die Software stellt die entsprechenden Ziffern und Leistungstexte zur Verfügung und erlaubt die freie Zusammenstellung von Leistungspositionen.

Rechnungsprofile & Vorlagen

Durch individuell anpassbare Rechnungsvorlagen und wiederverwendbare Profile lassen sich häufig wiederkehrende Leistungen schnell abrechnen. Dies spart Zeit und gewährleistet eine einheitliche Darstellung.

Zahlungsarten und Statusverwaltung

Rechnungen können als bezahlt, offen, teilbezahlt oder storniert markiert werden. Smarty bietet dabei eine strukturierte Übersicht aller Zahlungsvorgänge – inklusive Barzahlungen, EC-Zahlungen und Überweisungen.

Mahnwesen integriert

Offene oder überfällige Forderungen lassen sich bequem über das integrierte Mahnwesen verwalten. Mahnstufen, Zahlungsziele und Texte sind individuell anpassbar.

Abrechnung über Privatärztliche Verrechnungsstellen (PAD-Schnittstelle)

Für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern bietet Smarty eine kostenfreie PAD-Schnittstelle. So können Privatabrechnungen direkt an Verrechnungsstellen übergeben werden – ohne Doppelerfassung oder Medienbrüche.

Exportfunktionen und Dokumentation

Abrechnungsdaten lassen sich im CSV-Format exportieren. Dies erleichtert die Übergabe an Steuerberater:innen oder zur internen Weiterverarbeitung.

Diese Funktionen machen Smarty zu einer professionellen Lösung für die flexible und rechtssichere Abrechnung mit Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen – sowohl bei Einzelabrechnungen als auch bei komplexeren Rechnungsprozessen mit Mahnwesen und Drittverarbeitung.

Abrechnung über Abrechnungsdienstleister / Abrechnungsstellen

Smarty bietet eine komfortable Lösung für die Zusammenarbeit mit externen Abrechnungsdienstleistern – insbesondere im Bereich der Privatliquidation. Durch die Integration einer standardisierten PAD-Schnittstelle ermöglicht die Software eine reibungslose und medienbruchfreie Übergabe von Abrechnungsdaten.

PAD-Schnittstelle kostenfrei integriert

Die PAD-Schnittstelle (Privatärztliche Abrechnung Deutschland) ist in Smarty ohne Zusatzkosten enthalten. Sie ermöglicht die digitale Übermittlung von Rechnungsdaten an privatärztliche Verrechnungsstellen, z. B. PVS, BFS health finance oder andere Dienstleister. Dabei wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Abrechnungsinformationen strukturiert und vollständig übermittelt werden.

Keine Doppelerfassung notwendig

Durch die direkte Übergabe aus dem System entfällt eine manuelle oder doppelte Erfassung von Leistungen, Patientendaten oder Rechnungsinhalten. Das reduziert Fehlerquellen und spart erheblich Zeit im Verwaltungsprozess.

Rechnungsstatus und Rückmeldungen dokumentieren

Die Zusammenarbeit mit Abrechnungsstellen kann durch Rückmeldungen im System nachvollzogen werden – z. B. ob eine Rechnung bereits verarbeitet oder weitergeleitet wurde. Das sorgt für Transparenz in der Praxisorganisation.

Einsatzbereiche

Diese Funktion eignet sich insbesondere für Psychotherapeut:innen, die ihre Privatliquidation auslagern möchten – sei es aus Zeitgründen, zur Minimierung von Zahlungsausfällen oder zur professionellen Abwicklung des Mahnwesens.

Zusätzliche Exportoptionen

Für individuelle Anforderungen bietet Smarty darüber hinaus die Möglichkeit, Rechnungsdaten im CSV-Format zu exportieren – z. B. zur Weitergabe an Steuerberater:innen oder alternative Abrechnungsdienstleister.

Diese Funktionen machen Smarty zu einer praxisgerechten Lösung für alle, die ihre Abrechnung (teilweise) an spezialisierte Dienstleister auslagern möchten – effizient, transparent und ohne unnötigen Verwaltungsaufwand.

Finanzen

Praxis-Controlling

Smarty unterstützt Psychotherapeut:innen mit integrierten Controlling-Funktionen, die eine transparente und effiziente Praxissteuerung ermöglichen.

Monats- und Quartalsauswertungen

Die Software bietet detaillierte Übersichten zu Einnahmen und Leistungen, aufgeschlüsselt nach Monaten und Quartalen. Dies erleichtert die finanzielle Planung und ermöglicht einen klaren Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung der Praxis.

Einnahmeprognosen

Basierend auf den erfassten Daten erstellt Smarty Prognosen für zukünftige Einnahmen. Diese Funktion unterstützt bei der strategischen Ausrichtung und finanziellen Planung der Praxis.

Zahlungsmanagement

Smarty verwaltet verschiedene Zahlungsarten wie Barzahlungen, EC-Zahlungen und Überweisungen. Offene Posten und Zahlungseingänge werden übersichtlich dargestellt, was das Forderungsmanagement vereinfacht.

Statistische Auswertungen

Die Software ermöglicht statistische Analysen der erbrachten Leistungen. Diese Auswertungen können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden und bieten wertvolle Einblicke für die Optimierung von Praxisabläufen.

Mit diesen Funktionen bietet Smarty ein umfassendes Praxis-Controlling, das die wirtschaftliche Transparenz erhöht und die Entscheidungsfindung unterstützt.

Management / Verwaltung von Zahlungen

Smarty bietet integrierte Funktionen zur Verwaltung aller praxisrelevanten Zahlungsarten und unterstützt so ein transparentes und effizientes Zahlungsmanagement im Praxisalltag.

Unterstützung aller gängigen Zahlungsarten

In Smarty können unterschiedliche Zahlungsarten verwaltet werden – darunter:

• Barzahlungen

• EC-Zahlungen

• Überweisungen

Diese werden jeweils einem konkreten Rechnungsbeleg zugeordnet und als Zahlungseingang verbucht.

Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung)

Über die integrierte OP-Verwaltung lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Rechnungen vollständig, teilweise oder gar nicht bezahlt wurden. Auch Teilzahlungen können korrekt erfasst und dem entsprechenden Patienten zugeordnet werden.

Zahlungsstatus im Überblick

Jede Rechnung kann mit einem klaren Zahlungsstatus versehen werden: z. B. „offen“, „bezahlt“, „teilbezahlt“ oder „storniert“. Das erleichtert die Liquiditätskontrolle und vereinfacht das Mahnwesen.

Zuordnung von Zahlungen zu Leistungen

Einnahmen können nicht nur auf Rechnungsebene, sondern auch auf Leistungsebene nachverfolgt werden. Das hilft, wirtschaftliche Kennzahlen praxisnah auszuwerten.

Exportfunktion für Buchhaltung und Steuerberater:innen

Alle Zahlungsein- und -ausgänge lassen sich im CSV-Format exportieren. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen und die vorbereitende Buchhaltung.

Fazit:
Mit diesen Funktionen bietet Smarty eine praxistaugliche Lösung für die Verwaltung von Zahlungsströmen – einfach, transparent und direkt integriert in das Gesamtpaket der Praxissoftware.

Buchhaltung

Auch wenn Smarty kein vollständiges Finanzbuchhaltungsprogramm im steuerlichen Sinne ist, bietet die Software hilfreiche Funktionen zur vorbereitenden Buchhaltung. Diese ermöglichen eine transparente Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben sowie die strukturierte Übergabe an externe Buchführungsstellen wie Steuerberater:innen.

Offene-Posten-Verwaltung (OP-Verwaltung)

Smarty dokumentiert sämtliche offenen, bezahlten, teilbezahlten oder stornierten Rechnungen. So lassen sich Außenstände, Teilzahlungen und Zahlungseingänge jederzeit nachvollziehen und nach Patient:innen filtern.

Einnahmenübersicht & Kontenverwaltung

Die Software bietet eine strukturierte Übersicht über alle Einnahmen – aufgeschlüsselt nach Zeitraum (z. B. Monat oder Quartal), Zahlungsart (Bar, Überweisung, EC) und ggf. über Kontengruppen darstellbar. Das erleichtert die Nachverfolgung von Liquiditätsströmen im Praxisalltag.

Exportfunktionen für die Steuerberatung

Für die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen stellt Smarty eine CSV-Exportfunktion bereit. Abrechnungs- und Zahlungsdaten lassen sich in maschinenlesbarer Form exportieren und weiterverarbeiten – z. B. zur DATEV-Übernahme.

Belegwesen & Dokumentation

Jede Rechnung ist als digitaler Beleg verfügbar. Diese können direkt aus der Software heraus archiviert oder bei Bedarf erneut generiert werden. Das erleichtert die Dokumentation und reduziert Rückfragen von Patient:innen oder externen Stellen.

Fazit:
Mit diesen Funktionen unterstützt Smarty die vorbereitende Buchhaltung zuverlässig und effizient – insbesondere durch strukturierte OP-Verwaltung, klare Einnahmenübersichten und reibungslose Übergabemöglichkeiten an die externe Finanzbuchhaltung.

Schnittstellen

Datenschutz

Der Schutz sensibler Patientendaten steht bei Smarty im Mittelpunkt. Als medizinische Praxissoftware erfüllt Smarty alle datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den speziellen Vorgaben für Gesundheitsdaten (§ 9 DSGVO, § 203 StGB).

Lokale Datenhaltung auf eigenem Praxisserver

Smarty ist eine lokal installierte Softwarelösung. Die Patientendaten verbleiben vollständig innerhalb der Praxis auf dem eigenen Server oder Arbeitsplatzrechner. Es erfolgt keine automatische Speicherung oder Übermittlung an externe Cloud-Dienste. Damit behalten Praxisinhaber:innen die volle Datenhoheit.

Verschlüsselung & Zugriffsschutz

Zugriffe auf sensible Informationen sind passwortgeschützt und rollenbasiert. Innerhalb des Systems kann über eine Benutzer- und Rechteverwaltung gesteuert werden, welche Mitarbeitenden Zugriff auf bestimmte Daten oder Module erhalten. Datenübertragungen – etwa bei der TI-Anbindung – erfolgen verschlüsselt nach den Anforderungen der gematik.

DSGVO-konforme Protokollierung

Alle relevanten Zugriffe, Änderungen und Datenverarbeitungen werden systemseitig protokolliert. Dies unterstützt die Nachvollziehbarkeit und dient als Nachweis im Sinne der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

Telematik- und KIM-Anbindung nach gematik-Standard

Smarty ist zertifiziert für die Telematikinfrastruktur und bietet die Kommunikation im Medizinwesen (KIM) für z. B. eAU und eArztbrief. Diese Dienste unterliegen strengen gematik-Vorgaben hinsichtlich Datensicherheit und Vertraulichkeit.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) empfohlen

Für die vollständige datenschutzrechtliche Absicherung wird empfohlen, im Rahmen des Praxisbetriebes eine individuelle DSFA durchzuführen – insbesondere bei Verarbeitung von Gesundheitsdaten auf elektronischem Weg. Smarty stellt auf Wunsch entsprechende technische Informationen zur Verfügung, die die Erstellung erleichtern.

Fazit:
Smarty bietet ein umfassendes Datenschutzkonzept, das die sensiblen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen erfüllt – lokal, verschlüsselt und nachweisbar dokumentiert.

Preise

Smarty bietet eine modulare, lokal installierte Praxissoftware, die speziell auf die Bedürfnisse psychologischer Psychotherapeut:innen zugeschnitten ist. Die Preisgestaltung umfasst einmalige Lizenzkosten sowie optionale jährliche Wartungsgebühren.

Einzelplatz-Lizenzen

• Praxen mit KV-Zulassung:

  • Einmalig: 199,00 €

  • Jährlich: 419,00 €

  • Enthält: Kassenabrechnung, Privatliquidation (inkl. PAD-Schnittstelle), Textverarbeitung, Praxisorganisationsmodule.

• Praxen ohne KV-Zulassung:

  • Einmalig: 99,00 €

  • Jährlich: 144,00 €

  • Enthält: Privatliquidation (inkl. PAD-Schnittstelle), Textverarbeitung, Praxisorganisationsmodule.

Zusatzlizenzen

• Für Behandler:innen mit eigener LANR:

  • Einmalig: 99,00 €

  • Jährlich: 195,00 €

• Für Mitarbeitende ohne LANR:

  • Einmalig: 49,00 €

  • Jährlich: 97,50 €

Server- und Netzwerklizenzen

• Server mit 2 Clients:

  • Einmalig: 499,00 €

  • Jährlich: 499,00 €

• Server mit 3 Clients:

  • Einmalig: 499,00 €

  • Jährlich: 699,00 €

• Server mit 5 Clients:

  • Einmalig: 499,00 €

  • Jährlich: 899,00 €

Zusatzmodule (Auswahl)

• Selektivverträge (§73c SGB V):

  • Einmalig: 250,00 €

  • Jährlich: 300,00 €

• Kassenmodule (z. B. AOK, Bosch BKK, BKK VAG, GWQ):

  • Einmalig: jeweils 90,00 €

• Arzneimitteldatenbank (ifap-Nutzung):

  • Jährlich: 94,80 €

• eArztbrief:

  • Einmalig: 60,00 €

• Rechteverwaltung:

  • Einmalig: 60,00 €

• Recall-Funktion:

  • Einmalig: 60,00 €

• Micro-Smarty (Notebook-Version mit Offline-Arbeitsmöglichkeit):

  • Einmalig: 299,00 €

  • Jährlich: 99,00 €

Service-Module

• Self-Service & Communication:

  • Monatlich: 19,90 €

  • Umfasst Self-Service-Module in Smarty und den entsprechenden Support

Vertragslaufzeiten

• Lizenzen: Unbefristet (Einmalkauf)

• Wartungsverträge und Service-Module: Jährlich bzw. monatlich kündbar

Hinweis: Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Spezielle Angebote für Existenzgründer:innen und Umsteiger:innen sind verfügbar.

Für detaillierte Informationen und individuelle Beratung empfiehlt es sich, direkt Kontakt mit dem Smarty-Vertrieb aufzunehmen oder eine Präsentation zu vereinbaren.

Support

Smarty bietet umfassende Unterstützung für psychologische Psychotherapeut:innen – sowohl im Praxisalltag als auch beim Wechsel von einer anderen Softwarelösung.

Persönlicher Support im Praxisalltag

• Kostenfreie Hotline: Der Smarty-Support steht Ihnen telefonisch zur Verfügung:

  • Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:30 Uhr

  • Freitag: 08:00 bis 15:00 Uhr

• Erreichbarkeit:

  • Für Bestandskunden: 0441 – 390 112 00

  • Für Interessenten: 0441 – 390 112 66

• Fachkompetenz: Das Support-Team vereint jahrelange Erfahrung mit hoher Fachkompetenz und bleibt durch stetige Weiterbildung auf dem neuesten Stand.

Unterstützung beim Software-Wechsel

• Datenübernahme: Smarty bietet Unterstützung bei der Übernahme von Patientendaten aus anderen Praxisverwaltungssystemen.

• Kostenfreier Probe- und Endimport: Ein Import der Praxisdaten ist aufgrund vorhandener Importer für viele Systeme möglich, sodass notwendige Daten problemlos übernommen werden können.

Kostenlose Testversion

• Unverbindliches Testen: Laden Sie sich die kostenfreie Testversion herunter und probieren Sie Smarty aus.

• Begleitender Support: Bei Fragen steht Ihnen der Smarty-Support gerne zur Verfügung.

Hinweis: Weitere Informationen und individuelle Beratung erhalten Sie direkt über die Smarty-Website oder telefonisch über die oben genannten Hotlines.

Erfahrungen

Smarty wird von zahlreichen psychologischen Psychotherapeut:innen seit vielen Jahren erfolgreich im Praxisalltag eingesetzt. Die Rückmeldungen langjähriger Nutzer:innen heben insbesondere die Stabilität der Software, den zuverlässigen Support und die durchdachten Funktionen hervor.

Kundenstimmen

Dipl.-Psych. Michael Schulze, Psychologischer Psychotherapeut:

„Ich glaube, ich war vom ersten Tag an mit dabei [...] Ich habe Sie immer wieder Kollegen empfohlen, auch ärztlichen, und werde das auch weiterhin machen. Ich glaube, ich hatte in all den Jahren keinen wirklichen Absturz, niemals Datenverlust. Und das alles zum fairen Preis. TOP! GROßEN DANK und DICKES LOB!!!! dafür!“
(Quelle: smarty-online.de)

Dr. med. Ulrich Deutschmann, Facharzt für Psychotherapeutische Medizin:

„Smarty hat mir von Anfang an die Dokumentation und vor allem die Quartalsabrechnung bedeutend erleichtert und beschleunigt. Wenn ich den Support brauchte, wurde mir stets kompetent geholfen. Ich habe das Programm an viele Kolleg:innen weiterempfohlen.“
(Quelle: smarty-online.de)

Umfrageergebnisse

In einer Umfrage des Deutschen Psychotherapeuten Netzwerks (DPNW) wurde Smarty als Testsieger unter Praxissoftwarelösungen ausgezeichnet. Bewertet wurden Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Supportqualität.

Auch in einer bundesweiten Erhebung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi), an der über 10.000 Ärzt:innen und Psychotherapeut:innen teilnahmen, wurde Smarty besonders positiv hervorgehoben. Nutzer:innen zeigten sich mit Bedienbarkeit, Stabilität und Datensicherheit überdurchschnittlich zufrieden.

Bewertungen auf externen Plattformen

Auf Bewertungsportalen wie Trustpilot oder ProvenExpert liegen derzeit keine eigenständigen Profile oder öffentlich zugänglichen Erfahrungsberichte für die Software „Smarty“ vor. Nutzerstimmen sind aktuell ausschließlich über die offizielle Website oder durch Teilnahme an Fachumfragen dokumentiert.

Fazit:
Smarty überzeugt durch hohe Kundenzufriedenheit, langjährige Praxiserprobung und einen verlässlichen Support. Auch wenn keine Bewertungen auf Plattformen wie Trustpilot vorliegen, sprechen interne Erfahrungsberichte und unabhängige Umfragen für die hohe Qualität der Software im psychotherapeutischen Einsatz.