appointmed im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

In diesen 24 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über appointmed wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software, der appointmed GmbH:

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Praxis-Management
• Therapie-Unterstützung
• Abrechnung
• Finanzen
• Sonstiges: Preise, Support & Datenschutz
• Schlussplädoyer

Kurz-Vorstellung:

1)   Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.

appointmed ist eine All-in-One Praxis-Software für PsychotherapeutInnen und PsychologInnen. Das schweizer Taschenmesser für Deine Praxis. Termine ,Patientenakten inkl. Dokumentation und Abrechnung in Einem.

2)   Welche Probleme löst Ihre Software und für wen?

Die tägliche Verwaltung von Praxis & Patientinnen sollte nicht nur effizient, sondern auch angenehm sein. Es sollte nicht nur funktionieren, sondern auch schön und einfach zu bedienen sein. Es muss Spaß machen, mit der Software zu arbeiten.

Besonders dann, wenn sie einen durch den ganzen Arbeitstag begleitet: Vom ersten Kalender-Check am Morgen bis zur administrativen Nacharbeit am Nachmittag. Und wenn es doch einmal Fragen oder Probleme gibt, sollte der Support nur einen Klick entfernt sein – direkt in das Programm integriert, persönlich und schnell. Sehr schnell.

Was sich liest wie ein unrealistischer Wunschzettel, sind keine „Nice-To-Haves“, sondern nicht verhandelbare Anforderungen, die bei der Entwicklung von appointmed oberste Priorität haben. Vom ersten Tag bis heute.

3)   Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?

appointmed wurde mit Fokus auf die User Experience entwickelt. Unser CEO, Patrik Inzinger, hat über 20 Jahre Erfahrung in der Gestaltung komplexer Applikationen und das Design und die schlechte Usability anderer Produkte im Gesundheitsbereich waren unter anderem der Grund für die Entwicklung von appointmed.

Themenfeld 1: Technik

4)   Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

appointmed.com ist eine Web-Applikation. Es handelt sich nicht um eine Installations-Software, die auf dem lokalen Computer oder Gerät installiert werden muss. Stattdessen kann die Anwendung über einen Webbrowser aufgerufen und genutzt werden, ohne dass eine Installation auf dem Endgerät erforderlich ist. Das ermöglicht eine bequeme Nutzung von verschiedenen Geräten und Standorten aus, solange eine Internetverbindung besteht.

5)   Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, unsere Software kann auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets genutzt werden. Einschränkungen gibt es dabei keine und der volle Funktionsumfang ist bei allen Endgeräten vorhanden.

6)   Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

Internetverbindung: Da es sich um eine webbasierte Anwendung handelt, wird eine stabile Internetverbindung benötigt, um auf die Software zugreifen zu können.

Webbrowser: Ein aktueller und kompatibler Webbrowser ist erforderlich. Gängige Browser wie Google Chrome (empfohlen), Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Safari sollten in der Regel gut funktionieren.

Gerät: Die Software kann auf verschiedenen Geräten genutzt werden, darunter Desktop-Computer, Laptops, Tablets und Smartphones.

Betriebssystem: Da es sich um eine webbasierte Anwendung handelt, ist das Betriebssystem weniger relevant. Die meisten gängigen Betriebssysteme wie Windows, macOS, Linux, Android und iOS/iPadOS werden unterstützt.

Themenfeld 2: Praxismanagement

7)   Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?

Der appointmed Kalender ist das Herzstück der Software und ermöglicht eine intuitive und unkomplizierte Verwaltung von Terminen. Besonderheiten wie die Funktion, mehrere Termine mit nur einem Arbeitsschritt anzulegen, oder eine interaktive Zeitleiste zur besseren Darstellung von Verfügbarkeiten sorgen für mehr Effizienz. Terminübersichten und Terminerinnerungen lassen sich mit nur einem Mausklick erstellen und wahlweise per SMS oder E-Mail an PatientInnen senden. Zusätzlich können auch Zeitbestätigungen (z.B. für Arbeitgeber) oder gedruckte Terminzettel generiert werden.

8)   Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?

In der elektronischen Patientenakte werden sämtliche Informationen zu PatientInnen und Behandlungen gespeichert. Hierzu gehören Textnotizen, Formulare, Bodycharts, Rezepte, Dateien (z.B. Fotos und Videos) sowie eine detaillierte Historie zum Behandlungsverlauf.

9)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patienten & Kollegen?

Die Interaktion mit PatientInnen wird über verschiedene Kommunikationskanäle ermöglicht. Terminerinnerungen und -absagen können z.B. durch automatische E-Mails oder SMS-Nachrichten an PatientInnen gesendet werden. Rechnungen und Informationen aus der Patientenakte können mittels sicherer 2-Wege-Authentifizierung mit PatientInnen ausgetauscht werden. 

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?

Antragsformulare können individuell gestaltet und als Vorlage zur schnellen Wiederverwendung abgelegt werden. Ein Versenden der Anträge ist ebenfalls über die Funktion zur gesicherten Datenübertragung gewährleistet.

11)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?

Diagnosen lassen sich mit nur einem Klick auf Basis des ICD-10 Katalogs erfassen. Die gestellte Diagnosen können auch an verschiedenen Stellen (z.B. Rechnungen, Dokumentation, etc.) automatisch eingefügt werden. Aktuell wird auch bereits an der Konformität nach ICD-11 gearbeitet und steht in Kürze zur Verfügung.

12)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?

Jede Patientenakte bietet die Möglichkeit Leistungen wie in einem Warenkorb abzulegen. Sobald die Abrechnung stattfinden soll, lässt sich daraus in nur wenigen Sekunden eine Rechnung erstellen.

Zusätzlich werden erstmalig erfasste Leistungen auch automatisch in einen selbstlernenden Leistungskatalog übernommen und und müssen nicht jedes mal mühsam neu angelegt werden.

13)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

Die appointmed Dokumentation ist aufgrund ihrer Struktur basierend auf “Blöcken” extrem flexibel und dabei dennoch einfach zu bedienen. Zur Auswahl steht eine Vielzahl an unterschiedlichen Elementen (z.B. Textblöcke, Tabelle, Schieberegler, Dateien/Bilder, Checkboxen, Ja/Nein Felder, etc.), die dazu genutzt werden können eigenen Dokumentationsvorlagen und Formate zu gestalten.

14)   Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software, um die psychotherapeutische Behandlung zu unterstützen?

Wir legen besonderen Wert auf Datenschutz und das Patientengeheimnis. Hierzu bietet appointmed z.B. die Möglichkeit Rechnungsinformationen anonymisiert zu Drucken oder zu exportieren um sie beispielsweise Datenschutzkonform an die Buchhaltung weiter zu geben.

Auch das Arbeiten in einer Gemeinschaftspraxis wird durch die individuellen Privatsphäreeinstellung erleichtert, ohne sensible Daten unter KollegInnen preiszugeben.

Themenfeld 4: Abrechnung

15)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Krankenkassen bzw. Kassenärztlichen Vereinigungen?

appointmed ist aktuell nur für die Abrechnung von SelbstzahlerInnen ausgelegt. Die direkte Abrechnung mit Krankenkassen bzw. von KassenpatientInnen wird nicht unterstützt. 

16)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?

Die Rechnungserstellung ist kinderleicht und in nur wenigen Sekunden erledigt. Zusätzlich ist in appointmed auch immer der individuelle Rechnungsstatus hinterlegt und überfällige Rechnungen werden gesondert ausgewiesen. Auf Knopfdruck lassen sich so auch Zahlungserinnerungen versenden.

17)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (andere) Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?

Für Abrechnungsstellen bieten wir den Datenexport im PAD Format an. Diese PAD Datei leiten appointmed KundInnen dann einfach an den jeweiligen Abrechnungsdienstleister weiter.

Themenfeld 5: Finanzen

18)   Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?

Für größere Praxen wird eine individuelle Statistikfunktion angeboten.

Behandlungszeiten (= Termine) lassen sich je MitarbeiterIn für individuelle Zeiträume berechnen und übersichtlich darstellen bzw. ausdrucken. Darüber hinaus gibt es aktuell keine Berichte.

19)   Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden? (Barzahlungen / EC-Zahlungen / Überweisungen…)

Überweisungen und Barzahlungen können direkt in appointmed erfasst werden. Für Barzahlungen können Quittungen zur Bestätigung des Erhalts erstellt und gedruckt bzw. per E-Mail gesendet werden. Zahlungen lassen sich je nach Art (Bar, Überweisung, EC-Karte,…) filtern und für individuelle Zeiträume als CSV Datei exportieren.
Eine Anbindung an EC-Kartenleser oder Bankkonten gibt es derzeit nicht.

20)   Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?

Alle Finanzinformationen können exportiert und an die Buchhaltung oder die/den SteuerberaterIn übermittelt werden. Eine direkte Schnittstelle wird aktuell nicht angeboten. 

Themenfeld 6 „Sonstiges“: Datenschutz, Support & Preise

21)   Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?

Die Datensicherheit wird durch eine Kombination von Sicherheitsmaßnahmen und bewährten Verfahren gewährleistet.

● Verschlüsselte Datenübertragung
● Verschlüsselte Datenbank
● Regelmässige Updates
● Sicherheitsaudits durch zertifizierte Sicherheitsfirmen
● Regelmässige Backups aller Daten (vollautomatisiert)

Gespeichert werden die Daten in redundanten Rechenzentren der AWS in Deutschland (niemals außerhalb der EU).

Mehr dazu: https://www.appointmed.com/sicherheit-und-datenschutz

22)   Mit welchem Support können Ihre Kunden rechnen – sowohl im Praxis-Alltag als auch ggf. beim Software-Wechsel von einem anderen Anbieter (Wechsel-Service / kostenlose Testversion) ?

Erstklassiger Support ist einer unserer wichtigsten Services. Wir bieten sowohl einen Rückruf-Service, als auch eine Chat-Funktion direkt in der App an. Die durchschnittliche Antwortzeit beträgt unter 5 Minuten und die Zufriedenheit mit unserem Service spiegelt sich auch in zahlreichen Google-Bewertungen wider.

Mehr dazu: https://www.appointmed.com/unsere-kunden

23)   Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?

Mit appointmed MINI bieten wir ein einsteigerfreundliches Paket an (45 € pro Monat).

appointmed BASIC kostet 85 € pro Monat pro Benutzer. Je nach Größe und Konstellation der Praxis gibt es unterschiedliche Preisstaffelungen und Rabatte.

SMS, Video Sprechstunden und der sichere Versand von Dateien werden nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet. Dabei gelten folgende Preise:
● SMS: 0,13 € pro SMS
● Video Sprechstunde: 2,50 € pro Sprechstunde
● Dateiversand: 0,50 € pro gesendetem Paket

Alle Preise finden sich auch übersichtlich und vollständig auf https://www.appointmed.com/preise und in den Entgeltbestimmungen.

Die Mindestvertragsdauer beträgt 12 Monate. Danach kann appointmed unter Berücksichtigung einer einmonatigen Kündigungsfrist jederzeit gekündigt werden.

Schlussplädoyer

24)   Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an – und für welche ggf. nur mit Abstrichen?

appointmed ist die ideale Praxis-Software für Einzeltherapeuten oder kleine bis mittelgroße Gemeinschaftspraxen mit Privat/Selbstzahlern als primäre Kundengruppe. Wer großen Wert auf unkomplizierten und persönlichen Support, sowie eine einfache Bedienung legt, ist bei uns bestens aufgehoben.