Epikur im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Epikur ist eine Praxissoftware für Psychotherapeuten von der Epikur Software GmbH & Co. KG. Mit den folgenden Inhalten helfen wir Ihnen zu entscheiden, ob Epikur die richtige Software-Lösung für Ihre Praxis ist:

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In diesen 24 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über Epikur wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software, der Epikur Software GmbH & Co. KG:

Inhalte des Interviews:

 

Kurz-Vorstellung:

1)   Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.

EPIKUR e-therapie ist ein vollumfängliches Praxisverwaltungssystem (PVS) für macOS, Windows und Linux, das speziell für Psychotherapeuten entwickelt wurde. Es unterstützt daher nicht nur – wie herkömmliche Praxissoftware – bei der Terminplanung und Leistungsabrechnung, sondern gibt auch Hilfestellung beim Verfassen von Anträgen, Berichten und Protokollen. Zudem sorgt es mithilfe des Therapie-Guides© dafür, dass die Anforderungen der Psychotherapie-Richtlinie in jeder Behandlungsphase eingehalten werden.

Mit folgendem Video bekommen Interessenten einen guten Überblick zu EPIKUR: 

 

2)   Welche Probleme löst Ihre Software und für wen?

EPIKUR e-therapie vereinfacht die Organisation einer psychotherapeutischen Praxis, indem es zahlreiche Abläufe des Praxisalltags digitalisiert.
EPIKUR e-therapie bietet eine umfassende Therapie-Dokumentation sowie Leistungsabrechnung für Psychotherapeuten mit und ohne Kassensitz.
EPIKUR e-therapie sorgt mithilfe praktischer Online-Funktionen für eine spürbare Verbesserung der Patientenkommunikation.

 

3)   Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?

  • Die Epikur Software GmbH mit Sitz in Berlin verfügt über 25 Jahre Branchenerfahrung, die in die Entwicklung der Software und Services unseres Unternehmens einfließen.
  • Bei uns arbeiten rund 100 Mitarbeiter daran, Kundenwünsche und Gesetzesvorgaben umzusetzen.
  • EPIKUR e-therapie wurde von Psychotherapeuten für Psychotherapeuten entwickelt.
  • EPIKUR e-therapie ist unabhängig vom Betriebssystem. (Das PVS läuft ohne Zusatzsoftware auf Mac-, Windows- und Linux-Rechnern – bei Bedarf auch im Mischbetrieb.)
  • Der Therapie-Guide© unterstützt Psychotherapeuten in jeder Behandlungsphase bei der Einhaltung der Richtlinientherapie.
  • Die Produktvariante EPIKUR e-therapie ONLINE verfügt über eine Therapeuten-App sowie eine Patienten-App.
  • Zudem bietet EPIKUR e-therapie ONLINE zahlreiche weitere Funktionen, die auf eine effektive Praxisorganisation zugeschnitten sind. Hierzu gehören:
    • das Zusatzmodul Ondasys© zum Versenden digitaler Fragebögen und Tests – mit etablierten Verfahren von Hogrefe und Pearson sowie der Möglichkeit, eigene Fragebögen zu erstellen,
    • die Online-Terminvergabe und die intelligente Warteliste für eine halbautomatische Vergabe von Sitzungsterminen
    • sowie die Videosprechstunde für den Fall, dass Patienten einmal nicht in die Praxis kommen können.

 

Themenfeld 1: Technik

4)   Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

Sowohl, als auch. EPIKUR e-therapie ist eine Software, die auf dem Praxisrechner (Mac, Win, Linux) installiert wird. In der Variante EPIKUR e-therapie ONLINE wird das PVS durch eine Therapeuten-App und eine Patienten-App (iOS, Android) ergänzt, über die Behandlern und Patienten wichtige Informationen auf mobilen Geräten bereitgestellt werden. Die Synchronisation zwischen Praxissystem und Mobile Apps erfolgt automatisch.

 

5)   Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, zu einem großen Teil. Während das PVS selbst auf dem Praxisrechner (Win, Mac, Linux) installiert wird, ermöglicht es die Therapeuten-App der Produktvariante EPIKUR e-therapie ONLINE, zahlreiche im Praxisalltag benötigte Funktionen auf dem Tablet oder Smartphone (iOS, Android) zu verwenden. Hierzu gehören:

  • die Terminplanung,
  • die Protokollierung,
  • die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen,
  • die Einsicht wichtiger Informationen im Patienten-Dashboard,
  • der sichere Austausch von Textnachrichten per Messenger,
  • die Videosprechstunde uvm.

In der Patienten-App wiederum bleiben auch die Patienten über den Verlauf der Therapie informiert, werden an Termine und To-dos erinnert etc. 

Die Mobile Apps von EPIKUR e-therapie ONLINE erleichtern den Praxisalltag und die Patientenkommunikation – und werden laufend um zusätzliche Komfortfunktionen erweitert.

 

6)   Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

EPIKUR e-therapie läuft unter Windows, macOS und Linux. Die aktuellen Systemanforderungen sind unter der folgenden URL einsehbar:

https://www.epikur.de/service/systemanforderungen/  

Die Therapeuten-App und Patienten-App von EPIKUR e-therapie ONLINE benötigen die jeweils neueste Version des iOS- bzw. Android-Betriebssystems.

 

Themenfeld 2: Praxismanagement

7)   Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?

Mit EPIKUR e-therapie steht Psychotherapeuten ein flexibler Terminplaner zur Verfügung, dessen Funktionsumfang über den eines herkömmlichen Kalenders hinausgeht. Es lassen sich unbegrenzt viele Einzeltermine und Terminserien anlegen, Terminarten definieren, zwischen Buchungen und Reservierungen unterscheiden uvm. Termine können sowohl einen Patientenbezug haben oder ohne Patienten gebucht werden (z. B. Fallbesprechungen). Termine zur Videosprechstunde sind sofort durch ein entsprechendes Symbol als solche erkennbar.

Um den Buchungsprozess zu beschleunigen, können Termine optional direkt zur Online-Buchung auf der Praxis-Website angeboten werden. Die Produktvariante EPIKUR e-therapie ONLINE bietet Interessenten zudem die Möglichkeit, sich online in die intelligente Warteliste einzutragen, wenn aktuell kein Termin frei sein sollte. In regelmäßigen Abständen wird dann automatisch per E-Mail-Abfrage überprüft, ob weiterhin Bedarf an einem Therapieplatz besteht.

 

8)   Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?

In der digitalen Patientenakte von EPIKUR e-therapie sind alle relevanten Informationen sofort abrufbar. Um die vertraulichen Daten den Patienten zu schützen, wird über die Rechteverwaltung festgelegt, welcher Praxismitarbeiter welche Patienteninformationen einsehen und/oder bearbeiten darf. 

Patienten-Onboarding und Recall-Management sorgen zudem dafür, dass auch die Patienten stets mit notwendigen Informationen versorgt werden – das können Informationsschreiben zum Therapiestart sein, aber auch digitale Fragebögen oder automatisch vom Praxissystem versendete Terminerinnerungen.

Im Patientenarchiv werden Informationen zu Patienten abgelegt, die nicht mehr in Behandlung sind.

 

9)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patienten & Kollegen?

Patienten können aus EPIKUR e-therapie heraus per E-Mail, SMS, Brief (inkl. Serienbrief) und eBrief angeschrieben werden. Briefvorlagen lassen sich nach den eigenen Vorstellungen anlegen und mit vordefinierten Textbausteinen und gespeicherten Informationen aus der digitalen Patientenakte befüllen.

Die Videosprechstunde sowie der Messenger zum Austausch von Textnachrichten sind weitere digitale Kommunikationskanäle, die in der Variante EPIKUR e-therapie ONLINE bereits integriert sind. 

Auch ihre Kollegen erreichen Nutzer von EPIKUR e-therapie direkt aus dem PVS heraus – beispielsweise  im Rahmen der Telematikinfrastruktur über KIM 1.5 (Kommunikation im Medizinwesen). Über den Aufgabenmanager lassen sich innerhalb des Praxisteams To-dos zuweisen – und ein interner Chat kann für die schnelle, informelle Kommunikation verwendet werden.

 

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?

In den Produktvarianten EPIKUR e-therapie PLUS und EPIKUR e-therapie ONLINE gibt der Therapie-Guide© mittels eindeutiger Symbole im oberen Bereich der Patientenakte stets Auskunft über den Stand der Behandlung und die anstehenden Schritte. Darüber hinaus liefert er Hinweise zu fälligen Antragsstellungen. Und auch während des Antragsstellungsprozesses selbst werden Psychotherapeuten mittels eindeutiger Hinweise informiert.

Daten aus dem bisherigen Therapieverlauf werden automatisch in den Antrag übernommen, wodurch sich der zeitliche Aufwand deutlich reduziert.

 

11)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?

Die amtliche Klassifikation zur Verschlüsselung von Diagnosen (ICD-10-GM) ist genauso wie die ICD-10-GM-Code-Suche bereits in EPIKUR e-therapie integriert. Zudem lassen sich Diagnose-Favoriten und Schnellauswahl-Buttons zu konkreten Diagnosen anlegen. Der präferierte fachspezifische Code-Bereich (Präfix) kann ganz einfach in den Einstellungen festgelegt werden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Und die Historie bereits verwendeter Diagnosen erleichtern die Zuweisung.

 

12)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?

Die Leistungsbuchung ist in EPIKUR e-therapie PRIVAT, BASIS, PLUS und ONLINE nach den folgenden Maßstäben und Verordnungen möglich:

  • EBM
  • GOÄ
  • UV-GOÄ
  • GOBG
  • GeBüH
  • HOM
  • HzV/FaV

Darüber hinaus verfügen diese Produktvarianten über eine automatische EBM-Katalogaktualisierung und die Möglichkeit, individuell Codes anzulegen. Hinweise und Fehlermeldungen werden entsprechend des Leistungskatalogs angezeigt; die automatische Buchung von Zuschlägen sowie die Leistungsbuchung über Schnellauswahl-Buttons beschleunigen den Buchungsprozess.

Auch lässt sich die Leistung bereits im Rahmen der Terminvergabe festlegen; die Leistungsbuchung kann dann im Anschluss an den absolvierten Termin mit einem Klick erfolgen.

 

13)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

EPIKUR e-therapie bietet Psychotherapeuten eine fortlaufende automatische und chronologische Übernahme der Buchungen in die digitale Patientenakte. 

Im Rahmen der Behandlungsdokumentation können zudem die folgenden Felder im Praxissystem ausgefüllt werden:

  • Anamnese
  • Befund
  • Begegnung
  • Neurologischer Befund
  • Symptom
  • Therapie
  • Therapieziele

Darüber hinaus lassen sich auf Wunsch auch eigene Felder anlegen.

Die Praxissoftware bietet Protokollvorlagen für die folgenden Verfahren:

  • systemische Therapie (ST)
  • tiefenpsychologisch somatische Therapie (TP)
  • Verhaltenstherapie (VT)

Ergänzend zu den digitalen Protokollen können auch Dateien – z. B. Bilder oder eingescannte Notizen – in der Patientenakte von EPIKUR e-therapie abgelegt werden. Nach den eigenen Wünschen definierte Textbausteine und Dokumentvorlagen vereinfachen die Behandlungsdokumentation ebenfalls.

Mit EPIKUR e-therapie ONLINE wird zudem das Protokollieren und Nachbearbeiten der Protokolle direkt am Tablet ermöglicht.

 

14)   Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software, um die psychotherapeutische Behandlung zu unterstützen?

Der Therapie-Guide© wurde basierend auf der Psychotherapie-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses umgesetzt und leitet Psychotherapeuten durch den gesamten Behandlungsverlauf – von der ersten Sprechstunde über die Leistungsbuchung bis hin zur Genehmigung eines gestellten Antrags. Somit müssen sich Psychotherapeuten keine Sorgen um die Einhaltung von Vorgaben machen und können sich stattdessen auf die Arbeit mit ihren Patienten konzentrieren.

 

Themenfeld 4: Abrechnung

15)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Krankenkassen bzw. Kassenärztlichen Vereinigungen?

In EPIKUR e-therapie kann eine Abrechnung über alle gesetzlichen Krankenkassen erfolgen (Ausnahme: EPIKUR e-therapie PRIVAT zur ausschließlichen privaten Abrechnung). Die Abrechnungsprüfung von EPIKUR e-therapie sowie das KBV-Prüfmodul stellen sicher, dass keine Fehler in der KV-Abrechnung auftreten. Die entsprechende Nutzerführung und die Hinweismeldungen sorgen für eine reibungslose und schnelle Abrechnung. Zudem ermöglicht die 1-Click-Abrechnung die direkte Abrechnung mit den KVen aus dem PVS heraus.

Als Kontrollinstanz können bereits im Rahmen der erweiterten Auswertung vor der eigentlichen Abrechnung eventuelle Fehler aufgedeckt und behoben werden.

 

16)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?

EPIKUR e-therapie ermöglicht in allen erhältlichen Varianten eine Rechnungsstellung direkt aus dem Praxissystem heraus. Therapeuten können auch problemlos Privatpatienten behandeln und abrechnen. In EPIKUR e-therapie lassen sich entsprechend dem Anwendungsfall Rechnungen, Debitoren und Kostenvoranschläge erzeugen und den Patienten oder weiteren Kostenträgern zusenden. 

Auch die Bereitstellung der PAD-Schnittstelle zur Übermittlung an die Privatärztliche Verrechnungsstelle ist möglich. In den Varianten EPIKUR e-therapie PLUS und EPIKUR e-therapie ONLINE ist diese bereits enthalten.

 

17)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (andere) Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?

Neben der Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen und der Privatabrechnung bietet EPIKUR e-therapie die Möglichkeit, im Rahmen der hausarztzentrierten Versorgung/Facharztversorgung Leistungen abzurechnen.

 

Themenfeld 5: Finanzen

18)   Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?

Mit EPIKUR e-therapie haben Psychotherapeuten die Möglichkeit, eigene Auswertungen nach individuellen Bedürfnissen zu erstellen, sowie die Funktion der erweiterten Auswertungen über das Modul Auswertung und Controlling zu nutzen. Außerdem generiert EPIKUR e-therapie auf Wunsch Reports zu diversen Bereichen. 

Hier eine Auswahl der in EPIKUR e-therapie abrufbaren Auswertungen: 

  • Patientenmerkmale
  • Prüfzeitreport
  • Patientenquittung
  • Leistungsübersichten
  • Medikamente/Verordnungsübersichten
  • Spezielle Aufwände 
  • Abrechnungsprotokolle
  • Recall-Protokolle
  • SMS-Protokoll.

Abrechnungsbezogene Auswertungen können bereits vor der Abrechnung eine Übersicht zu den erbrachten Leistungen geben. Hierzu gehören beispielsweise die folgenden Auswertungen:

  • Leistungen ohne Termin
  • Nicht abgerechnete EBM-Ziffern
  • Patienten ohne Karte
  • Patienten ohne Leistungen
  • Scheine ohne Diagnose
  • Scheine ohne Leistungen
  • Termine ohne Leistungen

Des Weiteren wird das Praxis-Controlling durch Auswertungen zu der Auslastung sowie Einnahme- und Leistungsübersichten unterstützt.

 

19)   Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden? (Barzahlungen / EC-Zahlungen / Überweisungen…)

Sämtliche Zahlungen können in EPIKUR e-therapie erfasst werden und werden mit dem Status „bezahlt“ oder „offen“ versehen. Auch Änderungen des Status werden selbstverständlich angezeigt.

Bei Überweisungen ist die Übernahme von Empfängerdaten auf Rechnungen möglich – sowie die Generierung eines QR-Codes für schnelle und automatisierte Überweisungen. 

Auch bei der Rechnungsstellung bietet EPIKUR e-therapie eine Übersicht über den Rechnungsstatus. Rechnungen lassen sich zudem nach ihrem Status filtern (z. B. „bezahlt“ oder „offen“.). Die Auswertungen von EPIKUR e-therapie liefern klar strukturierte Einnahmeübersichten. 

 

20)   Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?

Mit EPIKUR e-therapie besteht die Möglichkeit, Kostenvoranschläge sowie Rechnungen zu erstellen. Rechnungen können entsprechend ihres Status im Praxissystem verwaltet werden. Anhand der vom Praxissystem erstellten Auswertungen behalten Psychotherapeuten ihre Finanzen besser im Blick. Das Modul Auswertung und Controlling ermöglicht zudem den Export von Excel-Listen.

 

Themenfeld 6 „Sonstiges“: Datenschutz, Support & Preise

21)   Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?

Die Datenbank von EPIKUR e-therapie kann mit dem besonders sicheren AES-Algorithmus verschlüsselt werden. 

Das Modul Patientenrechte, das bereits in den Produktvarianten EPIKUR e-therapie PLUS und EPIKUR e-therapie ONLINE enthalten ist, ermöglicht eine revisionssichere Dokumentation nach § 630 a ff. BGB (Patientenrechtegesetz).

Über die Datensicherungsfunktion von EPIKUR e-therapie lassen sich zudem regelmäßig automatisierte Backups beim Benden des Programms anlegen. Damit beugen Psychotherapeuten einem unter Umständen für sie und ihre Patienten folgenreichen Datenverlust vor. Auch ein manuelles Backup der Daten ist jederzeit möglich.

Auch eine sichere Datenübertragung per TLS-Protokoll oder VPN ist möglich.

Und selbstverständlich ist EPIKUR e-therapie mit sämtlichen Anwendungen der Telematikinfrastruktur kompatibel.

 

22)   Mit welchem Support können Ihre Kunden rechnen – sowohl im Praxis-Alltag als auch ggf. beim Software-Wechsel von einem anderen Anbieter (Wechsel-Service / kostenlose Testversion) ?

Eine direkte und transparente Kundenkommunikation hat für uns höchste Priorität. Wir bieten unseren Kunden daher umfangreiche Möglichkeiten, sich eigenständig zu informieren oder im persönlichen Gespräch mit einem Mitarbeiter die richtigen Antworten zu finden. Zu unserem Leistungsspektrum gehören:

  • kostenlose Online-Präsentation
  • kostenlose Testversion
  • Onboarding und Starthilfe 
  • Übernahme von Daten bei PVS-Wechsel (mit Einschränkungen, Kontaktaufnahme zur individuellen Abklärung wird empfohlen.)
  • persönlicher Support per Telefon und E-Mail
  • Kundenportal mit durchsuchbarem FAQ-Bereich
  • leicht verständliche Videoanleitungen zu zahlreichen Themen
  • Handbücher, Kurzanleitungen uvm.

 

23)   Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?

Die Software ist aktuell ab 19,50 € (EPIKUR e-therapie PRIVAT) bzw. 34,50 € (EPIKUR e-therapie BASIS) erhältlich. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Für optionale Module fallen teilweise weitere Kosten an. Bei Interesse an mehreren zusätzlichen Modulen – wie beispielsweise dem Modul Patientenrechte zur revisionssicheren Dokumentation oder den zahlreichen Online-Funktionen - lohnt sich in der Regel bereits der Erwerb von EPIKUR e-therapie PLUS (ab 43,50 € monatlich) bzw. EPIKUR e-therapie ONLINE (ab 59,50 € monatlich). (Stand: Sommer 2024) 

 

Schlussplädoyer

24)   Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an – und für welche ggf. nur mit Abstrichen?

EPIKUR e-therapie ist für psychotherapeutische Einzelpraxen genauso zu empfehlen wie für Praxisgemeinschaften, Gemeinschaftspraxen und psychotherapeutische Ausbildungsinstitute. Darüber hinaus zählen auch Kinder- und Jugendpsychotherapeuten zu unseren Kunden. Größeren Praxen mit mehreren Therapeuten empfehlen wir vor dem Vertragsabschluss ein persönliches Beratungsgespräch, damit wir individuelle Anforderungen besprechen können.

Mehr als 7.000 Kunden vertrauen bereits auf EPIKUR und haben die Praxissoftware bei sich im Einsatz. Unter Psychotherapeuten ist EPIKUR das am schnellsten wachsende PVS am deutschen Markt. (Stand: Sommer 2024) 

 

25) Haben wir noch etwas vergessen? – Was sollte man sonst noch über Epikur wissen?

Neben Praxissoftware bieten wir auch eine komfortable und sichere Anbindung an die Telematikinfrastruktur über das Rechenzentrum (TI as a Service, kurz: TIaaS). Zudem leistet unsere Hardware-Firewall einen wertvollen Beitrag zur Einhaltung der IT-Sicherheitsrichtlinie.  

 

Erfahrungsbericht folgt

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