PsychoDat im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Praxismanagement

Terminplanung

PsychoDat bietet eine integrierte Terminplanungsfunktion, die speziell auf die Bedürfnisse von Psychotherapeut:innen zugeschnitten ist. Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Patiententerminen und trägt zur Optimierung des Praxisalltags bei.

Funktionen der Terminplanung:

Integrierter Terminkalender: Planung und Verwaltung von Terminen direkt innerhalb der Software.

SMS-Terminerinnerungen: In der Version „PsychoDat neo“ können Patient:innen automatisch per SMS an bevorstehende Termine erinnert werden.

Kalendersynchronisation: In „PsychoDat neo“ ist eine Synchronisation mit Google- und Apple-Kalendern möglich.

Patientenverwaltung

PsychoDat ermöglicht eine effiziente und strukturierte Verwaltung von Patientendaten, um den administrativen Aufwand in psychotherapeutischen Praxen zu minimieren.

Funktionen der Patientenverwaltung:

Digitale Patientenakte: Erfassung und Verwaltung von persönlichen Informationen, Anamnesen, Diagnosen und Behandlungsverläufen.

Dokumentenmanagement: Integration und Ablage von Dokumenten wie Behandlungsvereinbarungen, Einwilligungserklärungen und weiteren praxisrelevanten Unterlagen innerhalb der Patientenakte.

Gruppenverwaltung: Verwaltung von Patientengruppen – insbesondere zur Abbildung und Organisation von Gruppentherapien.

Heilmittelverordnungen: Erstellung und Verwaltung von Heilmittelverordnungen (z. B. auf Muster 13). Eine Unterstützung für DiGA-Verordnungen wird auf der Hersteller-Website nicht explizit erwähnt.

Plausibilitätsprüfungen: Automatische Überprüfung von Eingaben zur Erkennung und Vermeidung fehlerhafter oder unvollständiger Angaben.

Integration von KBV-zertifizierten Mustern: Nutzung offizieller Formulare (z. B. Muster 02, 05, 13) zur standardisierten Dokumentation entsprechend der KBV-Richtlinien.

Diese Funktionen stehen – je nach gewählter Version (lite, eco oder neo) – in unterschiedlichem Umfang zur Verfügung.

Patientenkommunikation

PsychoDat unterstützt Psychotherapeut:innen bei der Kommunikation mit Patient:innen durch folgende Funktionen:

• SMS-Terminerinnerungen: In der Version „PsychoDat neo“ können automatisierte SMS-Erinnerungen an Patient:innen gesendet werden, um sie an bevorstehende Termine zu erinnern.

• Kalendersynchronisation: Ebenfalls in der „PsychoDat neo“-Version besteht die Möglichkeit, den internen Kalender mit Google- oder Apple-Kalendern zu synchronisieren, was eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht.

Diese Funktionen zielen darauf ab, die Kommunikation zwischen Therapeut:innen und Patient:innen zu verbessern und den Praxisalltag effizienter zu gestalten.

Therapie-Unterstützung

Antragstellung

PsychoDat unterstützt Psychotherapeut:innen bei der Erstellung und Verwaltung von Anträgen durch folgende Funktionen:

• Integration von KBV-zertifizierten Mustern: Nutzung standardisierter Formulare und Muster der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (z. B. Muster 02, 05, 13) zur Antragstellung.

• Dokumentenmanagement: Verwaltung und Ablage von Antragsdokumenten innerhalb der digitalen Patientenakte, einschließlich Behandlungsvereinbarungen und Einwilligungserklärungen.

• Plausibilitätsprüfungen: Automatische Überprüfung von Eingaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zur Vermeidung von Fehlern bei der Antragstellung.

Diese Funktionen sind in den verschiedenen Versionen von PsychoDat verfügbar, wobei der Funktionsumfang je nach gewählter Version (lite, eco, neo) variieren kann.

Erstellung / Anlage von Diagnosen

PsychoDat unterstützt Psychotherapeut:innen bei der strukturierten Erfassung und Verwaltung von Diagnosen durch folgende Funktionen:

Funktionen im Überblick:

• Integration von KBV-zertifizierten Mustern: Nutzung standardisierter Formulare der Kassenärztlichen Bundesvereinigung – beispielsweise Muster 02 (Konsiliarbericht) und Muster 05 (Therapieantrag) – zur Dokumentation und Kommunikation von Diagnosen mit Krankenkassen und anderen Institutionen.

• Dokumentenmanagement: Diagnosen und zugehörige Dokumente wie Behandlungsvereinbarungen oder Einwilligungserklärungen können innerhalb der digitalen Patientenakte strukturiert abgelegt, verwaltet und bei Bedarf aufgerufen werden.

• Plausibilitätsprüfungen: Die Software prüft eingegebene Daten automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität. So wird sichergestellt, dass diagnostische Angaben korrekt erfasst und formale Fehler vermieden werden.

Diese Funktionen stehen – je nach Version (lite, eco, neo) – in unterschiedlichem Umfang zur Verfügung. Besonders die Version PsychoDat neo bietet hier erweiterte Funktionen für mehr Automatisierung und Kontrolle.

Planung & Erfassung von Leistungen

PsychoDat bietet Psychotherapeut:innen umfassende Funktionen zur effizienten Planung und Erfassung von Leistungen, die den administrativen Aufwand minimieren und die Abrechnung erleichtern.

Leistungsplanung

• Termin- und Leistungsdokumentation: Die Software ermöglicht die Planung und Dokumentation von Leistungen im Rahmen der Terminverwaltung.

• Gruppenverwaltung: Für Gruppentherapien bietet PsychoDat Funktionen zur Verwaltung und Planung von Gruppenleistungen.

Leistungserfassung

• Digitale Patientenakte: Leistungen können direkt in der digitalen Patientenakte erfasst und verwaltet werden, was eine lückenlose Dokumentation gewährleistet.

• Plausibilitätsprüfungen: Automatische Überprüfungen sorgen für korrekte und vollständige Leistungseinträge, um Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden.

Abrechnung

• Unterstützung verschiedener Abrechnungsverfahren: PsychoDat unterstützt die Abrechnung nach GOP, GOÄ und EBM, was eine flexible Leistungsabrechnung ermöglicht.

• Integration von KBV-zertifizierten Mustern: Standardisierte Formulare wie Muster 02 und 05 sind integriert, um die Dokumentation und Abrechnung von Leistungen zu erleichtern.

Diese Funktionen sind je nach gewählter Version (lite, eco, neo) in unterschiedlichem Umfang verfügbar. Besonders die Version PsychoDat neo bietet erweiterte Funktionen für eine noch effizientere Leistungsplanung und -erfassung.

Behandlungs-Dokumentation

PsychoDat unterstützt Psychotherapeut:innen bei der strukturierten und effizienten Dokumentation von Behandlungen durch folgende Funktionen:

Digitale Patientenakte

• Zentrale Erfassung: Alle patientenbezogenen Informationen – darunter Diagnosen, Therapiepläne und Verlaufsdokumentationen – werden zentral in der digitalen Patientenakte gespeichert.

• Dokumentenmanagement: Behandlungsrelevante Unterlagen wie Einwilligungserklärungen, Behandlungsvereinbarungen und Formulare lassen sich direkt in der Patientenakte ablegen und verwalten.

Formularintegration

• KBV-zertifizierte Muster: PsychoDat unterstützt die Arbeit mit standardisierten Formularen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung, z. B. Muster 02 (Konsiliarbericht) und Muster 05 (Therapieantrag), zur strukturierten Dokumentation.

Plausibilitätsprüfungen

• Automatische Überprüfung (in PsychoDat neo): Die Software kontrolliert eingegebene Daten automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität, um formale Fehler frühzeitig zu vermeiden.

Statistik- und Auswertungsfunktionen

• Erweiterte Analyse (in PsychoDat neo): Detaillierte Statistik- und Recherchefunktionen ermöglichen eine strukturierte Auswertung von Behandlungsverläufen, Patientenzahlen oder Therapiedokumentationen.

Diese Funktionen stehen – je nach Version (lite, eco, neo) – in unterschiedlichem Umfang zur Verfügung. Besonders PsychoDat neo bietet zusätzliche Automatisierungen für eine noch effizientere Behandlungsdokumentation.

Weitere fachspezifische Funktionen

Qualitätssicherungsverfahren (QS-Verfahren) in Nordrhein-Westfalen

PsychoDat integriert spezifische Funktionen zur Unterstützung des QS-Verfahrens in Nordrhein-Westfalen. Ab dem 01.01.2025 startet in den KV-Bereichen Nordrhein und Westfalen-Lippe die sechsjährige Testphase des neuen Qualitätssicherungsverfahrens zur ambulanten psychotherapeutischen Versorgung. PsychoDat stellt die entsprechenden Fragebögen bereit, die weitestgehend vorausgefüllt sind, um den Aufwand für die Therapeut:innen zu minimieren. Diese Funktion steht ab dem Quartalsupdate Q4/2024 zur Verfügung und wird vorerst kostenfrei bereitgestellt.

Erweiterte Funktionen für die Privatabrechnung

Im Zuge der Einführung der Analogleistungen nach GOÄ und GOP wurden in PsychoDat einige Funktionen für die Privatabrechnung überarbeitet und erweitert. Beispielsweise können Leistungen nun mehrfach mit dem Multiplikator vergeben werden. Zudem ist es möglich, anstatt eine Rechnung zu stornieren, eine Stornorechnung zu erstellen. Eine weitere Neuerung ist die Erstellung eines EPC-QR-Codes auf Rechnungen, der Patient:innen die einfache Übernahme der Überweisungsdaten durch das Scannen in der Banking-App ermöglicht.

Statistik- und Recherchefunktionen

In der Version „PsychoDat neo“ stehen erweiterte Statistik- und Recherchefunktionen zur Verfügung, die eine detaillierte Auswertung der Behandlungsverläufe ermöglichen. Diese Funktionen unterstützen Therapeut:innen dabei, Muster und Entwicklungen in den Therapieverläufen ihrer Patient:innen zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Integration von KBV-zertifizierten Mustern

PsychoDat ermöglicht die Nutzung standardisierter Formulare der Kassenärztlichen Bundesvereinigung, wie beispielsweise Muster 02 (Konsiliarbericht) und Muster 05 (Therapieantrag), zur strukturierten Dokumentation und Kommunikation von Diagnosen mit Krankenkassen und anderen Institutionen.

Diese zusätzlichen Funktionen von PsychoDat tragen dazu bei, die psychotherapeutische Behandlung durch strukturierte Dokumentation, effiziente Abrechnung und umfassende Analysewerkzeuge zu unterstützen und zu verbessern.

Abrechnung

Unterstützung bei der Abrechnung mit Gesetzlichen Krankenkassen und Kassenärztlichen Vereinigungen

Integration von KBV-zertifizierten Mustern

PsychoDat ermöglicht die Nutzung standardisierter Formulare der Kassenärztlichen Bundesvereinigung, wie beispielsweise Muster 02 (Konsiliarbericht) und Muster 05 (Therapieantrag), zur strukturierten Dokumentation und Kommunikation von Diagnosen mit Krankenkassen und anderen Institutionen.

Plausibilitätsprüfungen

In der Version „PsychoDat neo“ führt die Software automatische Überprüfungen der eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität durch. Dies hilft, formale Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden und sorgt für eine korrekte und vollständige Leistungserfassung.

Statistik- und Recherchefunktionen

Ebenfalls in der Version „PsychoDat neo“ stehen erweiterte Statistik- und Recherchefunktionen zur Verfügung. Diese ermöglichen eine detaillierte Auswertung der Behandlungsverläufe und unterstützen Therapeut:innen dabei, Muster und Entwicklungen in den Therapieverläufen ihrer Patient:innen zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Aktualisierung des Orientierungspunktwertes

Zum 1. Januar 2025 wird der Orientierungspunktwert für vertragsärztliche und psychotherapeutische Leistungen auf 12,3934 Cent pro Punkt angehoben. Diese Anpassung ist in PsychoDat berücksichtigt und unterstützt somit eine korrekte Abrechnung gemäß den aktuellen Vorgaben.

Diese Funktionen von PsychoDat tragen dazu bei, die Abrechnung mit den Gesetzlichen Krankenkassen und Kassenärztlichen Vereinigungen effizient und fehlerfrei zu gestalten. Besonders die Version „PsychoDat neo“ bietet erweiterte Funktionen für eine noch effektivere Abrechnungsunterstützung.

Unterstützung bei der Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern

PsychoDat bietet gezielte Funktionen, um die Abrechnung mit Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen effizient und rechtssicher zu gestalten. Die Software unterstützt dabei sowohl klassische GOÄ- als auch GOP-Leistungen und ermöglicht eine strukturierte Abrechnung nach aktuellen Vorgaben.

Integration von GOÄ- und GOP-Ziffern

PsychoDat ermöglicht die Abrechnung von Leistungen nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) und der Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP). Ziffern können bequem ausgewählt, dokumentiert und bei Bedarf auch mehrfach mit einem Multiplikator versehen werden.

Plausibilitätsprüfungen

In der Version „PsychoDat neo“ überprüft die Software eingegebene Abrechnungsdaten automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität. So werden formale Fehler vermieden und die korrekte Rechnungsstellung sichergestellt.

Statistik- und Recherchefunktionen

PsychoDat neo bietet erweiterte Statistikfunktionen zur Analyse von Abrechnungsverläufen, Rechnungsbeträgen und Behandlungsverteilungen. Das unterstützt die betriebswirtschaftliche Auswertung für die Praxisführung.

Erstellung von Stornorechnungen

Rechnungen lassen sich bei Bedarf mit einer Stornorechnung rückgängig machen – eine rechtssichere und transparente Methode zur Fehlerkorrektur ohne manuelle Löschung oder Überarbeitung der Originalrechnung.

EPC-QR-Code auf Rechnungen

PsychoDat ermöglicht die Einbindung eines EPC-QR-Codes auf Rechnungen. Dadurch können Patient:innen Rechnungsbeträge schnell und komfortabel per Banking-App überweisen, ohne die Zahlungsdaten manuell eingeben zu müssen.

Diese Funktionen tragen dazu bei, die Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern komfortabel, rechtssicher und reibungslos zu gestalten. Besonders die Version PsychoDat neo bietet dabei zusätzliche Automatisierungen und Kontrollmechanismen für mehr Effizienz.

Unterstützung bei der Abrechnung über Abrechnungsdienstleister/Abrechnungsstellen

PsychoDat bietet umfassende Funktionen zur Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen, Privatpatienten und Selbstzahlern. Die Software ermöglicht die Nutzung standardisierter Formulare und Ziffern der Gebührenordnungen (GOÄ, GOP, EBM) zur strukturierten Dokumentation und Abrechnung von Leistungen. Zudem führt die Version „PsychoDat neo“ automatische Überprüfungen der eingegebenen Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität durch, um formale Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden .

Allerdings liegen keine spezifischen Informationen darüber vor, ob PsychoDat eine direkte Integration oder spezielle Schnittstellen zu externen Abrechnungsdienstleistern oder Abrechnungsstellen bietet. Es wird auch nicht explizit erwähnt, ob die Software den Export von Abrechnungsdaten in Formaten unterstützt, die von solchen Dienstleistern benötigt werden.

PsychoDat unterstützt Psychotherapeut:innen effektiv bei der internen Abrechnung mit Krankenkassen und Privatpatienten durch strukturierte Dokumentation und Plausibilitätsprüfungen. Bezüglich der Zusammenarbeit mit externen Abrechnungsdienstleistern oder Abrechnungsstellen sind jedoch keine spezifischen Funktionen oder Integrationen dokumentiert. Für detaillierte Informationen zu möglichen Exportfunktionen oder Schnittstellen empfiehlt es sich, direkt Kontakt mit dem Hersteller aufzunehmen.

Finanzen

Praxiscontrolling

PsychoDat unterstützt Psychotherapeut:innen bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung ihrer Praxisdaten durch erweiterte Statistik- und Recherchefunktionen in der Version „PsychoDat neo“. Diese ermöglichen es, verschiedene Aspekte des Praxisgeschehens strukturiert zu analysieren und daraus relevante Erkenntnisse für die Steuerung der Praxis abzuleiten.

Zu den unterstützten Funktionen zählen insbesondere:

• Auswertung von Behandlungsverläufen: Einzel- und Mehrfachauswertungen helfen dabei, den therapeutischen Verlauf einzelner Patient:innen sowie Gruppen vergleichend zu betrachten.

• Analyse von Patientenzahlen: Die Software erlaubt eine quantitative Auswertung z. B. nach Zeitraum, Behandler:in oder Diagnosegruppen.

• Therapiedokumentation & Leistungshäufigkeit: Informationen über dokumentierte Leistungen, Abrechnungsziffern oder Therapieformate lassen sich statistisch erfassen.

Diese Funktionen unterstützen Therapeut:innen dabei, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und Entscheidungen datenbasiert zu treffen – etwa im Hinblick auf Therapieangebot, Kapazitätsplanung oder Dokumentationsqualität.

PsychoDat bietet in der Version „neo“ effektive Möglichkeiten zur strukturierten Auswertung von Praxisdaten. Diese Funktionen unterstützen ein professionelles Praxis-Controlling.

Management/Verwaltung von Zahlungen

PsychoDat unterstützt Psychotherapeut:innen bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen für Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen. Die Software ermöglicht die Abrechnung nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) sowie der Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP) und bietet hierfür eine strukturierte Ziffernerfassung.

Zu den unterstützten Funktionen gehören:

• Stornorechnungen: Statt eine Rechnung zu löschen oder manuell zu bearbeiten, können mit PsychoDat gezielt Stornorechnungen erstellt werden. Dies ermöglicht eine revisionssichere und transparente Korrektur bereits ausgestellter Rechnungen.

• EPC-QR-Code auf Rechnungen: PsychoDat bietet die Möglichkeit, auf Rechnungen einen EPC-QR-Code zu integrieren. Patient:innen können so die Überweisungsdaten bequem per Scan in ihre Banking-App übernehmen – ohne manuelle Eingabe.

PsychoDat unterstützt die strukturierte Erstellung von Rechnungen und bietet mit der Stornorechnung und dem EPC-QR-Code zwei praxisnahe Funktionen, um den Zahlungsprozess effizienter zu gestalten. Allerdings enthält die offizielle Produktbeschreibung keine Angaben dazu, ob die Software auch Funktionen zur gezielten Verwaltung von Zahlungseingängen (z. B. Barzahlungen, EC-Zahlungen oder automatische Zahlungseingangsprüfung bei Überweisungen) bietet.

Buchhaltung

PsychoDat bietet Psychotherapeut:innen verschiedene Funktionen zur strukturierten Abrechnung mit Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen. Die Software ermöglicht die Erstellung von Rechnungen gemäß der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) sowie der Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP) und unterstützt dabei durch eine systematische Ziffernerfassung.

Zu den buchhaltungsnahen Funktionen zählen:

• Stornorechnungen: Bereits ausgestellte Rechnungen können transparent und revisionssicher durch Stornorechnungen korrigiert werden. Dies vereinfacht die Dokumentation und entspricht den buchhalterischen Anforderungen.

• EPC-QR-Code auf Rechnungen: Auf Wunsch kann ein standardisierter EPC-QR-Code in Rechnungen integriert werden. Dieser erlaubt Patient:innen die direkte Übernahme der Überweisungsdaten in ihre Banking-App – ohne manuelle Eingabe.

PsychoDat bietet praxisnahe Funktionen zur strukturierten Rechnungserstellung und unterstützt durch Stornorechnungen und EPC-QR-Codes die effiziente Rechnungsabwicklung. Allerdings enthält die offizielle Produktbeschreibung keine Informationen darüber, ob die Software auch Funktionen zur Erfassung, Buchung oder Nachverfolgung von Zahlungseingängen (z. B. Barzahlung, EC, Überweisung) oder Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV) bietet.

Schnittstellen