TheraPsy im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Technik

TheraPsy ist eine vollständig webbasierte Praxissoftware, die direkt im Browser genutzt wird. Dadurch entfällt eine lokale Installation, was sowohl Wartungsaufwand als auch Systemabhängigkeiten reduziert. Der Zugriff erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL/TLS) und erfüllt laut Anbieter die Anforderungen der DSGVO.

Da es sich um eine browserbasierte Anwendung handelt, ist TheraPsy mit allen gängigen Betriebssystemen (z. B. Windows, macOS, Linux) kompatibel – vorausgesetzt, es wird ein aktueller Browser wie Google Chrome, Mozilla Firefox oder Safari verwendet.

Die Nutzung über mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones ist prinzipiell möglich. Hinweise auf spezielle Optimierungen oder bekannte Einschränkungen bei der Bedienbarkeit auf kleinen Displays finden sich auf der Website derzeit nicht.

Funktionen

Praxismanagement

Terminplanung

TheraPsy bietet ein umfassendes, integriertes Kalendersystem, das speziell auf die Bedürfnisse psychotherapeutischer Praxen zugeschnitten ist. Die Terminplanung ist zentraler Bestandteil der Software und ermöglicht eine strukturierte und flexible Organisation des Praxisalltags.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Integrierter Kalender: Der Kalender ist vollständig in TheraPsy integriert und erlaubt eine übersichtliche Darstellung geplanter Sitzungen in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht.

• Synchronisation mit externen Kalendern: Termine lassen sich mit Google- und iCloud-Kalendern synchronisieren, um eine zentrale und geräteübergreifende Verwaltung sicherzustellen.

• Wiederkehrende Termine: Wiederkehrende Termine können beim Anlegen direkt eingestellt werden – z. B. für regelmäßige Therapiesitzungen.

• Terminverschiebung & -stornierung: Termine lassen sich einfach per Klick verschieben oder absagen. Entsprechende Markierungen im Kalender ermöglichen die Nachverfolgung ausgefallener Sitzungen.

• Raumverwaltung & Farbcodes: Einzelnen Terminen können spezifische Räume zugewiesen werden. Farbliche Markierungen helfen, unterschiedliche Termintypen (z. B. Erstgespräch, Gruppensitzung) schnell zu identifizieren.

• Session-Erstellung direkt aus Terminen: Aus bestehenden Kalendereinträgen lassen sich automatisch neue Therapieeinträge bzw. Sitzungen erzeugen.

• Erinnerungsfunktionen: Automatische Erinnerungen können sowohl an Therapeut:innen als auch an Patient:innen versendet werden – wahlweise per E-Mail oder SMS.

• Feiertagsintegration: Gesetzliche Feiertage sind im Kalender bereits integriert und müssen nicht manuell hinzugefügt werden.

• Dashboard-Anzeige: Alle anstehenden Termine sind im persönlichen Dashboard direkt ersichtlich.

• Export- und Druckfunktionen: Der Kalender kann exportiert und ausgedruckt werden – etwa zur Weitergabe an Teammitglieder oder zur Archivierung.

• Notizfunktion zu Terminen: Zu jedem Termin lassen sich individuelle Hinweise oder Anmerkungen speichern.

• Personalisierung der Kalenderansicht: Filterfunktionen erlauben eine benutzerspezifische Darstellung – z. B. nach Klientengruppen oder Termintypen.

Diese Vielzahl an Funktionen sorgt dafür, dass die Terminplanung mit TheraPsy nicht nur übersichtlich, sondern auch flexibel und praxisnah gestaltet ist.

Patientenverwaltung

TheraPsy bietet ein durchdachtes System zur Verwaltung von Patientendaten, das speziell auf den psychotherapeutischen Alltag abgestimmt ist. Die Patientenakte bildet das Herzstück der Software und vereint administrative, therapeutische und organisatorische Informationen in einer übersichtlichen Oberfläche.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Umfassende Patientenprofile: Für jede:n Patient:in kann ein detailliertes Profil mit bis zu 20 frei definierbaren Datenfeldern angelegt werden – inklusive Angaben zur Krankenkasse, dem behandelnden Hausarzt, Notfallkontakten und mehr.

• Dokumentenmanagement: Arztbriefe, Befunde, Einverständniserklärungen oder weitere Unterlagen können direkt der Patientenakte zugeordnet und revisionssicher gespeichert werden.

• Anonymisierungsmöglichkeiten: Zum Schutz der Privatsphäre lassen sich Profile durch die Verwendung von Codewörtern und symbolischen Avataren anonymisieren.

• Verwaltung von Paaren & zweiten Rechnungsempfängern: Die Software unterstützt Paartherapien sowie die Angabe eines zweiten Rechnungsempfängers, was insbesondere bei abweichenden Zahler-Konstellationen hilfreich ist.

• Anamnese & individuelle Vorlagen: Es stehen anpassbare Anamnesevorlagen zur Verfügung, die flexibel genutzt, gespeichert, exportiert oder gedruckt werden können.

• Therapieziele & Bewertungssystem: Für jede:n Klient:in können Therapieziele erfasst und der Verlauf über ein einfaches Bewertungssystem dokumentiert werden.

• Zeitliche Verlaufskontrolle & Profiltimeline: Die Therapieverläufe werden automatisch in einer übersichtlichen Zeitleiste dargestellt. Zusätzlich visualisieren Bewertungsgraphen die Entwicklung einzelner Parameter über den Behandlungszeitraum.

• Kontingent-Management: Genehmigte und genutzte Therapiestunden lassen sich erfassen und überwachen – ideal für eine strukturierte Planung im Rahmen von Kassenzulassungen oder Privatabrechnungen.

• Verwaltung inaktiver Profile: Beendete oder ruhende Behandlungen können auf „inaktiv“ gesetzt werden. Diese Profile erscheinen dann nicht mehr in der Standardansicht, bleiben aber vollständig erhalten.

• ICD-10 Diagnose-Tool: Integrierte Suchfunktion für die schnelle Auswahl und Zuweisung von Diagnosen nach ICD-10. Die gewählten Diagnosen werden automatisch dokumentiert und können mit weiteren Daten verknüpft werden.

Diese Funktionen ermöglichen eine umfassende, strukturierte und datenschutzkonforme Verwaltung aller Patienteninformationen – sowohl für Einzelpraxen als auch für größere Teams.

Patientenkommunikation

TheraPsy unterstützt Psychotherapeut:innen dabei, die Kommunikation mit ihren Patient:innen effizient, sicher und praxisnah zu gestalten. Die Software bietet hierfür mehrere integrierte Funktionen, die direkt aus dem System heraus genutzt werden können – ganz ohne zusätzliche Tools.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Integrierte E-Mail-Kommunikation: Rechnungen, Terminbestätigungen oder sonstige Nachrichten können direkt aus der Software per E-Mail an Patient:innen versendet werden. Die jeweils passende E-Mail-Adresse wird automatisch aus der Patientenakte übernommen. Der Text der E-Mail kann individuell angepasst werden. Auf Wunsch erfolgt der Versand über den TheraPsy-Mailserver, sodass keine eigene E-Mail-Adresse benötigt wird.

• Automatisierte Erinnerungen und Bestätigungen: Terminbestätigungen und Erinnerungen lassen sich automatisiert per E-Mail oder SMS versenden. Dies reduziert No-Shows und spart Zeit bei der Terminorganisation.

• Kommunikationsverlauf dokumentieren und exportieren: Sämtliche über das System versendeten E-Mails können dokumentiert und exportiert werden, sodass die Kommunikation lückenlos nachvollziehbar bleibt.

• Integrierte Videotelefonie (TheraPsy Connect): Mit TheraPsy Connect steht eine vollständig integrierte und datenschutzkonforme Videoberatungsfunktion zur Verfügung – ohne zusätzliche Software, Registrierung oder Logins für die Patient:innen. Der Videoanruf kann direkt aus einem Termin im Kalender gestartet werden. Der Zugang erfolgt einfach über einen Einladungslink.

• Einfache Nutzung für Patient:innen: Die Videotelefonie funktioniert auf allen gängigen Geräten – egal ob Smartphone, Tablet oder PC. Es sind keine Installationen notwendig. Unterstützt werden aktuelle Versionen von Chrome, Firefox, Safari (ab Version 15.6) und Microsoft Edge.

• Sicherheit & Datenschutz: TheraPsy Connect ist vollständig DSGVO-konform, verwendet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und läuft ausschließlich über Server mit Standort Deutschland.

Diese Funktionen sorgen dafür, dass die Kommunikation zwischen Therapeut:innen und Patient:innen nahtlos in den Praxisablauf integriert ist – zuverlässig, datensicher und einfach in der Handhabung.

Therapie-Unterstützung

Antragstellung

TheraPsy unterstützt Psychotherapeut:innen bei der Antragstellung gegenüber den gesetzlichen Krankenkassen, indem es praxisrelevante Vorlagen für häufig genutzte Antragsformulare bereitstellt. Insbesondere für PTV-Formulare (z. B. PTV1, PTV2, PTV3) stehen entsprechende Vorlagen zur Verfügung, die direkt in der Software bearbeitet und gespeichert werden können.

Der strukturierte Zugriff auf diese Formulare erleichtert die administrative Bearbeitung und sorgt für eine konsistente und nachvollziehbare Dokumentation innerhalb der Patientenakte. Dadurch wird der bürokratische Aufwand im Behandlungsverlauf reduziert.

Weitere Automatisierungen oder digitale Einreichungsfunktionen sind auf der offiziellen Website derzeit nicht beschrieben. Für spezifische Anforderungen empfiehlt sich ggf. die direkte Rücksprache mit dem TheraPsy-Support.

Erstellung / Anlage von Diagnosen

TheraPsy unterstützt Psychotherapeut:innen bei der strukturierten und schnellen Erfassung von Diagnosen durch ein integriertes ICD-10-Diagnosemodul. Die Funktion ist direkt in die Patientenakte eingebunden und erleichtert so die konsistente Dokumentation des therapeutischen Verlaufs.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Integrierter ICD-10-Katalog: Der gesamte ICD-10-Katalog ist in TheraPsy enthalten und kann bei Bedarf direkt aus der Patientenakte aufgerufen werden.

• Intelligente Suchfunktion: Diagnosen lassen sich über eine komfortable Suchmaske mit Stichwörtern auffinden, ohne dass langes manuelles Durchscrollen erforderlich ist. Dies spart Zeit und minimiert Eingabefehler.

• Verknüpfung mit der Patientenakte: Jede erfasste Diagnose wird automatisch in der digitalen Patientenakte gespeichert und kann mit weiteren Dokumentationseinträgen wie Sitzungsverläufen oder Therapieplänen verknüpft werden.

• Integration in den Abrechnungsprozess: Erfasste Diagnosen können direkt in die Rechnungsstellung übernommen werden, was insbesondere bei privatärztlicher Abrechnung (GOÄ) die administrative Arbeit vereinfacht.

Diese Funktionen sorgen dafür, dass die Diagnoseerstellung in TheraPsy nicht nur normkonform nach ICD-10 erfolgt, sondern auch reibungslos in die übrigen Praxisprozesse integriert ist.

Planung & Erfassung von Leistungen

TheraPsy ermöglicht eine strukturierte und transparente Leistungsdokumentation für Einzel- und Gruppensitzungen. Die Funktionen sind direkt in die Patientenakte integriert und lassen sich nahtlos mit Terminen, Diagnosen und Abrechnungen verknüpfen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Leistungserfassung für Einzel- und Gruppensitzungen: Sowohl Einzelsitzungen als auch Gruppenangebote können dokumentiert werden. Leistungen lassen sich direkt einem Kalendereintrag zuordnen und erscheinen automatisch in der entsprechenden Patientenakte.

• Revisionssichere Dokumentation: Alle erfassten Leistungen werden sicher gespeichert und sind nachträglich nachvollziehbar. Dies unterstützt eine rechtssichere und transparente Behandlungsdokumentation.

• Sessionprotokollierung mit individuellen Vorlagen: Für jede Sitzung lassen sich individuelle Protokolle anlegen. Diese können als Kurz- oder Langprotokolle ausgestaltet und an unterschiedliche Therapieformen angepasst werden.

• Leistungszuordnung nach GOP und GEBÜH: Die Software unterstützt die Erfassung von Leistungen nach der Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP) sowie der Gebührenordnung für Heilpraktiker (GEBÜH). Zusätzlich können eigene Leistungsziffern oder Honorarsätze definiert werden.

• Kontingentverwaltung: Genehmigte und bereits in Anspruch genommene Sitzungen lassen sich über das integrierte Kontingent-Tracking einfach überwachen – hilfreich insbesondere bei Kassenzulassungen oder privatärztlichen Behandlungskonzepten.

• Integration eines Fahrtenbuchs: Bei mobilen Leistungen wie Hausbesuchen können Fahrtkosten dokumentiert und automatisch in die Abrechnung übernommen werden.

Diese Funktionen ermöglichen es, sämtliche therapeutischen Leistungen präzise zu erfassen und effizient in den Behandlungs- und Abrechnungsprozess zu integrieren – sowohl im Einzel- als auch im Gruppensetting.

Behandlungs-Dokumentation

TheraPsy bietet umfassende Möglichkeiten zur Dokumentation psychotherapeutischer Behandlungsverläufe. Alle Einträge sind direkt mit der Patientenakte verknüpft und unterstützen eine strukturierte, übersichtliche und langfristig nachvollziehbare Therapiedokumentation – unabhängig von der Praxisgröße.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Freitext- und Vorlagendokumentation: Therapeut:innen können Sitzungen, Anamnesen oder andere Inhalte frei formulieren oder auf individuell anpassbare Vorlagen zurückgreifen – je nach persönlicher Dokumentationsweise und Therapieverfahren.

• Chronologisch geordnete Verlaufsübersicht: Alle Einträge werden automatisch in zeitlicher Reihenfolge in der Patientenakte abgelegt. Eine visuelle Verlaufsdarstellung (Timeline) erleichtert den Überblick über die gesamte Behandlungshistorie.

• Zielorientierte Dokumentation: Es lassen sich Therapieziele definieren und mit Bewertungsgraphen dokumentieren. Der Verlauf dieser Ziele wird systematisch erfasst und kann jederzeit nachverfolgt werden.

• Sessionprotokolle mit Strukturfeldern: TheraPsy bietet spezielle Felder für die Sitzungsdokumentation, z. B. zur Zielsetzung, zum Verlauf, zur Intervention oder zu Beobachtungen. Die Protokollstruktur kann individuell angepasst werden.

• Export und Druckfunktionen: Alle dokumentierten Einträge lassen sich exportieren – etwa als PDF oder Excel-Datei. Dies ist hilfreich für die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, externe Gutachter oder zur Archivierung.

• Integrierte Rechtschreibprüfung: Während der Freitext-Eingabe sorgt eine automatische Rechtschreibprüfung für eine saubere und fehlerfreie Dokumentation.

• Audioaufnahmen und ergänzende Dateien: Ergänzende Informationen wie Audioaufnahmen (z. B. für Supervisionen) können sicher in der Patientenakte abgelegt werden.

• Verwaltung abgeschlossener Behandlungen: Auch nach Beendigung der Behandlung bleiben Patientendokumentationen erhalten. Inaktive Profile werden archiviert, bleiben aber vollständig zugänglich und suchbar.

Diese Funktionen ermöglichen eine individuelle und gleichzeitig standardisierte Dokumentation, die alle Anforderungen an Sorgfalt, Transparenz und Nachvollziehbarkeit im therapeutischen Alltag erfüllt.

Weitere fachspezifische Funktionen

TheraPsy bietet über die klassischen Verwaltungs- und Dokumentationsfunktionen hinaus zusätzliche Features, die speziell auf die Bedürfnisse psychotherapeutischer Praxen zugeschnitten sind.

Die wichtigsten Zusatzfunktionen im Überblick:

• Erinnerung an Folgeanträge: Die Software erinnert automatisch an fällige Anträge für Folgetherapien oder genehmigungspflichtige Behandlungsabschnitte – basierend auf dokumentierten Fristen oder Sitzungskontingenten.

• Wartezeitenstatistik & Kapazitätsübersicht: TheraPsy erlaubt die Auswertung durchschnittlicher Wartezeiten pro Therapeut:in und die Analyse verfügbarer Behandlungskapazitäten. Das hilft bei der internen Steuerung und externen Kommunikation.

• Formularverwaltung: Neben medizinischen Dokumentationen können auch weitere therapiebezogene Formulare wie Schweigepflichtentbindungen, Aufklärungsbögen oder Datenschutzinformationen direkt in der Patientenakte abgelegt und verwaltet werden.

• Supervisionsmodus: Für Therapeut:innen in Ausbildung (PiA) steht ein spezieller Modus zur Verfügung, in dem Supervisionseinheiten dokumentiert und Ausbildungsfortschritte nachvollzogen werden können.

• Individuell anpassbare Therapiestrukturen: TheraPsy unterstützt verschiedene psychotherapeutische Verfahren durch individuell konfigurierbare Protokoll- und Dokumentationsstrukturen, z. B. für Verhaltenstherapie, tiefenpsychologische oder systemische Settings.

Diese Funktionen ergänzen das System um praxisrelevante, psychotherapiespezifische Details, die über klassische Praxisverwaltung hinausgehen und die therapeutische Arbeit gezielt unterstützen.

Abrechnung

Abrechnung mit Gesetzlichen Krankenkassen

Laut den Informationen auf der offiziellen Website unterstützt TheraPsy derzeit nicht die direkte Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen oder den Kassenärztlichen Vereinigungen. Funktionen wie die Abrechnung über den EBM, XML-Export an KVen oder die Verwaltung von Kassenzulassungen sind nicht Bestandteil der Software.

Stattdessen konzentriert sich TheraPsy auf die Rechnungserstellung für Privatpatient:innen und Selbstzahler, was in einem separaten Abschnitt näher beschrieben wird.

Abrechnung mit Privatpatienten / Selbstzahlern

TheraPsy bietet umfangreiche Funktionen zur komfortablen und rechtssicheren Abrechnung mit Privatpatient:innen und Selbstzahler:innen. Die Rechnungserstellung erfolgt direkt aus der Software und ist auf die Anforderungen psychotherapeutischer Praxen zugeschnitten.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• GOÄ-konforme Rechnungsstellung: Rechnungen können auf Basis der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) erstellt werden – inklusive Steigerungssätzen, Ziffern, Zeitangaben und Diagnosen.

• Rechnungserstellung als PDF: Alle Rechnungen werden automatisch als PDF erzeugt und können gedruckt, gespeichert oder archiviert werden.

• Direkter E-Mail-Versand: Die erstellten Rechnungen lassen sich direkt aus TheraPsy per E-Mail an die Patient:innen versenden. Dabei ist wahlweise der Versand über den TheraPsy-Mailserver oder das eigene E-Mail-Konto möglich. Texte und Betreffzeilen sind individuell anpassbar.

• Mahnwesen und Zahlungserinnerungen: Offene Rechnungen können automatisch über Zahlungserinnerungen oder Mahnungen weiterverfolgt werden. Die Software erlaubt individuelle Anpassungen der Mahnstufen, Fristen und Texte.

• Anpassbares Rechnungsdesign: TheraPsy ermöglicht die Gestaltung des Rechnungslayouts, z. B. mit eigenem Logo, Signatur und Fußtexten – passend zum Praxisauftritt.

• Rechnung an Dritte: Rechnungen können nicht nur an Patient:innen selbst, sondern auch an abweichende Empfänger:innen (z. B. Eltern, Institutionen) adressiert werden.

• Teilzahlungen & Zahlungszuordnung: Es lassen sich Teilzahlungen und verschiedene Zahlungsarten erfassen. Der Zahlungsstatus wird automatisch aktualisiert und transparent im System angezeigt.

Diese Funktionen unterstützen eine effiziente, individuelle und professionelle Abrechnung im Bereich der privaten Psychotherapie.

Abrechnung über Abrechnungsdienstleister

TheraPsy ermöglicht den Export von Rechnungsdaten zur Weiterverarbeitung außerhalb der Software. Diese Funktion kann genutzt werden, um Abrechnungsinformationen manuell an externe Dienstleister – wie z. B. private Abrechnungsstellen oder Buchhaltungsbüros – zu übermitteln.

Eine direkte Schnittstelle oder automatische Übergabe an spezialisierte Abrechnungsdienstleister wie Mediserv oder PVS ist derzeit auf der Website nicht dokumentiert.

Finanzen

Praxis-Controlling

TheraPsy bietet praxisnahe Auswertungs- und Berichtsfunktionen, die es ermöglichen, die eigene Praxisstruktur, Auslastung und wirtschaftliche Entwicklung systematisch zu analysieren und zu optimieren. Die integrierten Controlling-Tools richten sich dabei insbesondere an Therapeut:innen, die Wert auf Transparenz, Planungssicherheit und Nachvollziehbarkeit legen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Statistische Übersichten: Die Software stellt automatisierte Auswertungen zu relevanten Kennzahlen bereit – darunter die Anzahl der Sitzungen, Entwicklung der Patientenzahlen (z. B. neue, aktive, inaktive Klient:innen) sowie Umsatzdaten über definierbare Zeiträume hinweg.

• Leistungs- und Umsatzstatistiken: Abgerechnete Leistungen können nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden – z. B. nach Zeitraum, Behandlungsart oder Therapeut:in. So lassen sich wirtschaftliche Entwicklungen gezielt analysieren.

• Kapazitäts- und Auslastungsanalyse: TheraPsy unterstützt bei der Einschätzung der Auslastung einzelner Therapeut:innen oder der gesamten Praxis. Die Kombination aus Wartezeitenstatistik und Terminvergabe gibt Aufschluss über verfügbare Ressourcen.

• Exportfunktionen für Berichte: Alle relevanten Auswertungen lassen sich als PDF oder Excel-Datei exportieren – etwa zur Übergabe an Steuerberater:innen, zur Ablage oder für Qualitätsmanagement-Systeme.

Diese Funktionen ermöglichen eine datenbasierte Steuerung der Praxisprozesse und geben wertvolle Einblicke für strategische Entscheidungen.

Management/Verwaltung von Zahlungen

TheraPsy unterstützt die effiziente Verwaltung von Zahlungseingängen im Rahmen der privaten Abrechnung. Die Software bietet Funktionen zur transparenten Zuordnung, Nachverfolgung und Kontrolle aller Zahlungen – unabhängig davon, ob sie vollständig, anteilig oder verspätet erfolgen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Zahlungsstatusübersicht: Der Zahlungsstatus jeder Rechnung wird systemseitig angezeigt – mit Unterscheidung zwischen „offen“, „bezahlt“ und „überfällig“. Dadurch erhalten Therapeut:innen jederzeit einen aktuellen Überblick über offene Forderungen.

• Zahlungserfassung und -zuordnung: Eingehende Zahlungen lassen sich konkret einzelnen Rechnungen zuordnen. Auch Teilzahlungen werden erfasst und in der Rechnungsübersicht korrekt abgebildet.

• Automatische Integration ins Mahnwesen: Unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen fließen automatisch in das Mahnwesen ein. Die Logik zur Zahlungserinnerung basiert auf dem erfassten Zahlungsstatus.

• Flexible Zahlungsnotizen: Auch wenn keine explizite Auswahl der Zahlungsart (z. B. Bar, EC, Überweisung) vorgesehen ist, können Hinweise oder Vermerke manuell im System hinterlegt werden.

Diese Funktionen ermöglichen eine zuverlässige Nachverfolgung der Zahlungsströme und schaffen Transparenz im Praxisalltag – von der Rechnungserstellung bis zur finalen Zahlung.

Buchhaltung

TheraPsy unterstützt Psychotherapeut:innen bei der vorbereitenden Buchhaltung und stellt zentrale Funktionen bereit, die den Austausch mit Steuerberater:innen und die interne Finanzübersicht erheblich erleichtern.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Einnahmenübersicht: Die Software erfasst alle Zahlungseingänge aus der Rechnungsstellung und bietet eine strukturierte Übersicht über erzielte Einnahmen. So behalten Nutzer:innen jederzeit den Überblick über die finanzielle Entwicklung ihrer Praxis.

• DATEV-Export: Für die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen kann ein standardisierter DATEV-Export erstellt werden. Dieser erleichtert die digitale Weiterverarbeitung der Finanzdaten in gängigen Buchhaltungssystemen.

• Export als PDF oder Excel: Alle Finanzdaten lassen sich auch als PDF- oder Excel-Datei exportieren – z. B. für interne Auswertungen, Archivierungszwecke oder zur manuellen Weitergabe.

• Filterung und Auswertungen: Die Einnahmen können nach Zeitraum, Patient:in oder Leistungsart gefiltert werden, um gezielte Finanzberichte zu erstellen.

Diese Funktionen ermöglichen eine strukturierte, praxisgerechte Buchhaltungsvorbereitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei der Zusammenarbeit mit externen Stellen wie Steuerberatungen.

Schnittstellen

TheraPsy bietet verschiedene Möglichkeiten zur Datenweitergabe und Synchronisation mit externen Systemen. Während einige Integrationen bereits implementiert sind, befinden sich andere – insbesondere im Bereich Telematikinfrastruktur – noch in Vorbereitung.

Die wichtigsten Schnittstellen und Exportoptionen im Überblick:

• Kalenderschnittstelle (z. B. Google Kalender): Termine aus TheraPsy lassen sich mit externen Kalendern synchronisieren, etwa mit Google Kalender oder iCloud. Dies erleichtert die Terminverwaltung über mehrere Geräte hinweg.

• DATEV-Export: Für die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen steht ein DATEV-kompatibler Export zur Verfügung. Dadurch lassen sich Rechnungsdaten effizient an Buchhaltungssysteme übergeben.

• Datenexport als PDF, Excel oder XML: TheraPsy unterstützt den Export verschiedenster Informationen – darunter Rechnungen, Sitzungsverläufe, Dokumentationen – in maschinenlesbare oder druckbare Formate. Diese können zur manuellen Weiterverarbeitung in anderen Programmen verwendet werden.

• Keine TI-/KIM-Anbindung verfügbar: Aktuell bietet TheraPsy keine Schnittstellen zur Telematikinfrastruktur (TI) oder zu KIM-Diensten (z. B. für eAU, eRezept oder Kommunikation mit KVen). Öffentliche Informationen zu geplanten Integrationen liegen derzeit nicht vor (Stand: 2024).

Diese Schnittstellen ermöglichen eine gute Anbindung an allgemeine Praxisprozesse wie Kalenderverwaltung und Buchhaltung, auch wenn gesetzlich geforderte TI-Verbindungen aktuell nicht Bestandteil der Lösung sind.

Datenschutz

TheraPsy erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, die speziell auf die sensiblen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen zugeschnitten sind. Die Software ist vollständig DSGVO-konform und unterstützt Nutzer:innen dabei, ihre Verantwortung im Umgang mit personenbezogenen Daten rechtssicher wahrzunehmen.

Die wichtigsten Maßnahmen im Überblick:

• Serverstandort in Deutschland: Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands gespeichert und verarbeitet. Eine Auslagerung an internationale Cloud-Dienste findet nicht statt.

• Verschlüsselte Datenübertragung: Der Zugang zur Software erfolgt ausschließlich über TLS-verschlüsselte Verbindungen (HTTPS). Auch der E-Mail-Versand (z. B. von Rechnungen) ist durch entsprechende Schutzmaßnahmen abgesichert.

• Rechte- und Rollenkonzept: Über ein internes Berechtigungssystem können Benutzer:innen individuelle Zugriffsrechte erhalten – etwa für Mitarbeitende oder Therapeut:innen in Ausbildung (PiA). So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag): TheraPsy bietet allen Kund:innen einen AV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO an. Dieser ist Bestandteil des Leistungsumfangs und regelt den rechtssicheren Umgang mit personenbezogenen Daten durch den Softwareanbieter.

• Sichere Videotelefonie mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Die integrierte Funktion „TheraPsy Connect“ erfüllt höchste Datenschutzanforderungen. Sie ermöglicht browserbasierte Videogespräche ohne Registrierung oder Zwischenspeicherung – vollständig verschlüsselt und ohne Drittanbieterzugriff.

• Keine Cloud-Dienste von Drittanbietern: Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich über eigene, kontrollierte Serverinfrastruktur. Externe Plattformen wie Amazon AWS oder Microsoft Azure werden nicht verwendet.

Diese Maßnahmen bieten Therapeut:innen eine sichere Grundlage für den datenschutzkonformen Einsatz von TheraPsy im Praxisalltag.

Preise / Kosten

TheraPsy bietet drei Lizenzmodelle, die sich in Leistungsumfang, Flexibilität und Zielgruppe unterscheiden. Alle Pakete können zunächst 30 Tage kostenlos getestet werden – ganz ohne automatische Verlängerung oder Kündigungspflicht.

Die verfügbaren Tarife im Überblick:

• TheraPsy Lite
  💶 Preis: dauerhaft kostenlos
  🧾 Zielgruppe: Therapeut:innen mit minimalem Verwaltungsbedarf
  🔒 Funktionsumfang: Eingeschränkter Zugriff auf zentrale Funktionen
  🛠️ Hinweis: Ideal zum Kennenlernen – keine Testphase notwendig

• TheraPsy Pro
  💶 Preis: 24,90 € pro Monat (zzgl. MwSt.)
  🎁 Rabatt: 10 % bei jährlicher Zahlweise
  📅 Vertragslaufzeit: monatlich kündbar
  🧾 Funktionsumfang: Vollzugriff auf alle Module für Einzelpraxen – inklusive Dokumentation, Rechnungsstellung, Kalender, Statistik, Patient:innenverwaltung, Videotelefonie

• TheraPsy Enterprise
  💬 Preis: auf Anfrage
  🧑‍🤝‍🧑 Zielgruppe: Gemeinschaftspraxen, größere Einrichtungen, multiprofessionelle Teams
  ⚙️ Besonderheiten: Erweiterte Benutzerverwaltung, individuelle Konfiguration, Teamfunktionen

Testphase:
Alle kostenpflichtigen Tarife starten mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion, die automatisch endet. Eine Kündigung ist nicht erforderlich.

Support

TheraPsy legt großen Wert auf persönliche Betreuung und eine verständliche Einführung in die Software. Der Support richtet sich sowohl an Einsteiger:innen als auch an erfahrene Anwender:innen und steht über verschiedene Kanäle zur Verfügung.

Die wichtigsten Supportangebote im Überblick:

• Persönlicher Support per E-Mail und Telefon
  Nutzer:innen erhalten individuelle Unterstützung direkt vom TheraPsy-Team – sowohl bei der Ersteinrichtung als auch im laufenden Praxisalltag. Der Kontakt ist per E-Mail und telefonisch möglich.

• Kontextbezogene Hilfetexte direkt in der Software
  Innerhalb von TheraPsy finden sich an vielen Stellen – z. B. in der Abrechnung, bei Formularen oder in der Dokumentation – leicht verständliche Hilfeabschnitte mit konkreten Erläuterungen und Beispielen.

• Online-Hilfe & FAQ
  Ein integriertes Hilfesystem liefert Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen wesentlichen Funktionen. Häufig gestellte Fragen (FAQ) werden in einem zentralen Bereich kontinuierlich erweitert.

• Begleitung beim Einstieg
  Neue Nutzer:innen erhalten strukturierte Unterstützung, um die Software von Beginn an effizient und stressfrei nutzen zu können. TheraPsy legt Wert darauf, dass keine Anwenderin und kein Anwender „allein gelassen“ wird.

• Hinweise zur Umstellung von anderen Systemen
  Auf der Website wird Hilfe beim Wechsel von anderen Praxissoftwares angeboten. Details zum Umfang (z. B. Datenübernahme oder Kostenfreiheit) werden nicht näher erläutert und sollten bei Bedarf individuell angefragt werden.

Erfahrungen

TheraPsy wird von zahlreichen Psychotherapeut:innen in Deutschland und Österreich eingesetzt und erhält insgesamt sehr positives Feedback. Anwender:innen loben besonders die durchdachte Funktionalität, den persönlichen Support und die konsequente Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen.

Erfahrungsquellen & Rückmeldungen im Überblick:

• Praxisnahe Funktionalität: Viele Nutzer:innen berichten von einer deutlichen Zeitersparnis im Praxisalltag – insbesondere bei der Dokumentation und Abrechnung. Die Software wird als intuitiv und alltagstauglich beschrieben.

• Unterstützender Support: Der direkte Kontakt zum TheraPsy-Team – per E-Mail oder telefonisch – wird als zuverlässig und schnell wahrgenommen. Auch bei individuellen Rückfragen oder in der Einrichtungsphase fühlen sich viele Nutzer:innen gut begleitet.

• Flexibilität & Anpassungsfähigkeit: Die Möglichkeit, Vorlagen, Protokollstrukturen und Abläufe an den eigenen therapeutischen Stil anzupassen, wird häufig positiv hervorgehoben.

• Datenschutz & Datensicherheit: Anwender:innen schätzen die konsequente Umsetzung der DSGVO, etwa durch die lokale Speicherung sensibler Daten und den bewussten Verzicht auf Cloud-Dienste internationaler Anbieter.

• Fachliche Einschätzung: In einem Fachartikel hebt der Psychologe Dr. Armin Kaser hervor, dass TheraPsy einen umfassenden Funktionsumfang bietet, der speziell auf psychotherapeutische Praxen zugeschnitten ist. Besonders positiv bewertet er die Integration von Verwaltung, Abrechnung und Videotelefonie in einer Lösung sowie die Umsetzung datenschutzrechtlicher Standards.