VIA HealthTech im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit dem KI-gestützten Dokumentations-Tool für Psychotherapeuten

In diesen 21 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über VIA HealthTech wissen müssen - direkt vom Hersteller des KI-Tools, der VIA HealthTech UG (haftungsbeschränkt):

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Zentrale Funktionen
• Preise & Leistungen
• Schlussplädoyer

Kurz-Vorstellung:

1)  Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihr KI-Tool zur Dokumentation in der Psychotherapie in 3 Sätzen.

VIA HealthTech ist die einzige C5-zertifizierte KI-Software, die psychotherapeutische Sitzungen aufzeichnet und automatisch in strukturierte Sitzungsnotizen überführt. Therapeut:innen können diese Notizen und andere Informationen nutzen, um auf Knopfdruck psychologische Berichte erstellen zu lassen. Ziel ist es, den Administrationsaufwand im Praxisalltag deutlich zu reduzieren, sodass sich Therapeut:innen auf ihre Patient:innen konzentrieren können.

2)  Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• Maximaler Fokus auf Datenschutz: Einzige KI-Software in der Psychotherapie, die BSI-C5-zertifiziert ist; Null-Speicher-Architektur (keine langfristige Datenspeicherung), kein KI-Training, DSGVO-konform.
• Maßgeschneidert für die Psychotherapie: Integration von psychotherapeutischem Fachwissen und Berücksichtigung berufsrechtlicher Vorgaben, um passgenaue Dokumentation und Berichte zu erstellen. (andere Doku-Tools sind nicht für den Einsatz in der Psychotherapie gemacht, sondern richten sich häufig an andere medizinische Berufsgruppen)
• Individualisierung: VIA deckt nicht nur die verschiedenen Therapierverfahren ab, sondern kann mit eigenen Vorlagen für Dokumentation und Berichterstellung an spezifische Anforderungen angepasst werden.

3) Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

• Aktuell ist die Software-Oberfläche primär auf deutsch- und englischsprachige Nutzung optimiert (weitere Sprachen werden demnächst umgesetzt)
• Vollständig offline nutzbar ist die Software nicht, Internetverbindung wird für KI-Zusammenfassung benötigt.

Themenfeld 1: Technik

4) Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

VIA HealthTech ist eine Web-Anwendung. Updates und neue Funktionen stehen sofort zur Verfügung und müssen nicht installiert werden.

5) Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, VIA ist über den Internetbrowser mobil nutzbar (Smartphone, Tablet). Es gibt keine gesonderte App und alle Funktionalitäten stehen über die Webversion zur Verfügung.

6) Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)? Braucht man ein spezielles Mikrofon?

• Alle gängigen Internetbrowser, wie Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Safari, werden unterstützt
• Betriebssystem unabhängig (Windows, MacOS)
• Gerätetyp unabhängig (Desktop PC, Laptop, Tablet, Smartphone)
• Integriertes Mikrofon genügt (in Räumen mit sehr schlechter Akustik kann ein externes Mikrofon u.U. die Qualität verbessern).

7) Ist ein Offline-Modus verfügbar? Was ist, wenn die Internetverbindung abbricht?

Es gibt keinen echten Offline-Modus. Es können jedoch ohne Internet, separat aufgenommene Audiodateien hochgeladen und zusammengefasst werden. Bei Verbindungsabbruch gibt es automatische Wieder-Verbindungsversuche und die Aufzeichnung kann lokal zwischengespeichert werden zur späteren Verarbeitung.

8) Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates finden automatisch im Hintergrund statt, wodurch keine manuellen Installationen nötig sind. Es gibt mehrere Updates pro Monat, über die in regelmäßigen Newslettern informiert wird.

9) Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Nutzer:innen können jederzeit über einfach bedienbare Export-Funktionen, Sitzungsprotokolle, Transkripte, Berichte und Audiodateien lokal speichern. So können auch technisch weniger affine Nutzer:innen Backups erstellen.

10) Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt (insbesondere im Hinblick auf DSGVO, Schweigepflicht & Patientendaten)?

VIA HealthTech wurde speziell für die sichere Nutzung in der Psychotherapie entwickelt und gewährleistet maximale Datensicherheit durch ein dreifaches Sicherheitskonzept (sicherstes Datenschutzkonzept im Markt):

Rechtliche Sicherheit:

• Vollständige Einhaltung der DSGVO, der BSI-C5-Anforderungen, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der berufsrechtlichen Vorgaben für Psychotherapeut:innen
• Bereitstellung von Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweisen, Auftragsverarbeitungsverträgen, Musterschreiben für Patient:innenaufklärung und Datenschutzfolgeabschätzung

Technische Sicherheit:

• C5-zertifizierte Verarbeitung auf sicheren Servern innerhalb der EU/EWR mit dauerhafter end-to-end Verschlüsselung
• Null-Speicher-Architektur: Alle Patientendaten werden nur temporär verarbeitet und spätestens am Ende des Tages vollständig gelöscht
• Volle Kontrolle durch die Nutzer:innen über ihre Daten, keine Verwendung der Patientendaten zum KI-Training

Überwachung & Zertifizierung:

• Einziges Unternehmen für KI-Assistenz in der Psychotherapie, was aktuell (Oktober 2025) die vorgeschriebene C5-Zertifizierung für Cloud-Sicherheitsstandards nach dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) besitzt
• Kontinuierliche Kontrolle durch TÜV-zertifizierte Datenschutzbeauftragte
• Regelmäßige Audits, um höchste Standards in Datenschutz und Compliance dauerhaft sicherzustellen

11) Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese? Kann das Tool in bestehende Praxissoftware eingebunden werden (wenn ja, in welche?)?

Aktuell besteht keine direkte Schnittstelle zu anderer Praxissoftware. Integrationen mit einigen Anbietern von Praxisverwaltungssystemen in Deutschland und Schweiz sind in Arbeit; Nutzer:innen können bisher Dokumente manuell in unterschiedlichen Formaten (Word, PDF, HTML, Kopieren) exportieren und in die individuell genutzte Praxissoftware überführen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen

12) Wie funktioniert die Gesprächsaufzeichnung von Sitzungen genau? Was muss ich als Psychotherapeut hierbei beachten/vorbereiten, damit es funktioniert?

Psychotherapeut:innen können Sitzungen direkt über VIA aufzeichnen oder eine bereits vorhandene Audiodatei hochladen. Anschließend wählt man den gewünschten Notiztyp oder eine eigene Dokumentationsvorlage aus. VIA verarbeitet die Aufnahme DSGVO-konform und erstellt automatisch eine strukturierte Sitzungsnotiz.

Es ist keine besondere Vorbereitung nötig, lediglich eine stabile Internetverbindung und ein übliches Mikrofon (z. B. Laptop, Tablet, Smartphone oder externes Mikrofon). Alle Daten werden temporär verarbeitet und spätestens zum Tagesende vollständig gelöscht („Null-Speicher-Architektur“). Die Behandelnden müssen sich einmalig vor der ersten Aufzeichnung die Einwilligung der Patient:innen einholen. Dazu bietet VIA eine Einverständniserklärung zum Download an.

13) Wie gut bzw. wie weit entwickelt ist die Spacherkennung?

• Wie zuverlässig ist die Spracherkennung (z. B. in Bezug auf Akzente, Stimmqualität, Fachbegriffe)? Welche Sprachen oder Dialekte werden unterstützt?
• Kann das Tool auch nonverbale Signale (z. B. Pausen, Lachen, Tonfall) kennzeichnen oder berücksichtigen?
• Kann das Tool verschiedene Stimmen zuverlässig voneinander unterscheiden und zuordnen (z.B. in Gruppentherapie)?
• Auf welcher Technologie basiert die Spracherkennung und wie wurde/wird diese von Ihnen angepasst/weiterentwickelt?
• Weiteres zum Thema Spracherkennung.

VIA nutzt modernste, KI-gestützte Spracherkennung, die speziell für die Anforderungen der psychotherapeutischen Dokumentation optimiert wurde:

• Zuverlässigkeit: Die Erkennung funktioniert sehr präzise, auch bei variierender Stimm- bzw. Audioqualität. Fachbegriffe aus Psychotherapie, Psychologie und Medizin werden korrekt erkannt und verschriftlicht.
• Sprachen: VIA kann in über 50 verschiedenen Sprachen genutzt werden und darüber hinaus sind auch Akzente problemlos erkennbar.
• Nonverbale Signale: VIA erkennt relevante Gesprächsmerkmale wie Lachen oder emotionale Betonungen. Nonverbale Signale wie bspw. Mimik und Gestik werden nicht erkannt, da die Zusammenfassung auf der Audiospur basiert.
• Sprechertrennung: Stimmen werden getrennt erfasst, sodass Therapeut:en und Patient:en klar zugeordnet werden können (auch in Mehrpersonensettings).
• Technologie: Die Spracherkennung basiert auf großen Sprachmodellen (LLMs) und wird kontinuierlich mit psychotherapeutisch relevanten Daten wie Fachliteratur weiterentwickelt, um Fachsprache und Gesprächsstruktur optimal abzubilden

14)  Wie genau erfolgt die Transkription & Dokumentation?

• Reines “Abtippen” oder können die Transkripte direkt in bestimmte Vorlagen für verschiedene Therapieformen “gegossen” werden? Wenn ja, welche?
• Auf welcher Technologie basiert die dafür zuständige KI und wie wurde/wird diese von Ihnen angepasst/weiterentwickelt?
• Erkennt das System bestimmte Therapie-Konzepte (z.B. SORK-Modell)? Wenn ja, welche?
• Wie können die Transkripte später noch manuell angepasst werden?
• Inwiefern unterstützt das Tool bei standardisierten Dokumentationsanforderungen zur rechtssicheren Dokumentation?
• Erfolgt eine automatische Kodierung und standardisierte Dokumentation therapeutischer Inhalte?
• Was möchten Sie sonst noch zum Thema Transkription & Dokumentation anmerken

Nach der Transkription fasst VIA die Sitzung intelligent und strukturiert zusammen. Es ist kein „Abtippen“ erforderlich. Die Informationen werden in der der gewählten Vorlage oder Struktur: z. B. Erstgespräch oder Verlaufsprotokoll zusammengefasst und dementsprechend aufgearbeitet.

• KI-Technologie: Die Verarbeitung basiert auf modernsten Sprachmodellen (LLMs), die für dein Einsatz von Gesundheitsdaten und an die psychotherapeutische Arbeitsweise und Fachsprache angepasst sind.
• Therapiemodell-Erkennung: VIA erkennt automatisch typische Therapieelemente wie SORKC-Analysen, Rollenspiele, Interventionen, Dynamiken, Themen und Absprachen und ordnet sie fachgerecht zu.
• Manuelle Anpassung: Therapeut:innen haben die volle Kontrolle über die erzeugte Notiz und können diese jederzeit bearbeiten oder ergänzen. Eigene Gedanken, Beobachtungen oder sonstige Informationen, die nicht auf der Audiospur enthalten sind, können per Tastatur, Diktat oder handschriftlich (z. B. am Tablet) festgehalten werden.
• Richtlinienkonformität: VIA berücksichtigt nach bestem Wissen die geltenden Dokumentationspflichten für Psychotherapeut:innen und sorgt für eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation.
• Transparenz: Das vollständige Transkript bleibt einsehbar, mit Zitationsmarken, die direkt auf relevante Gesprächspassagen verlinken. Während der temporären Verarbeitung sind sämtliche Daten nach Industriestandards verschlüsselt und gegen den Zugriff von außen geschützt.

So entsteht in wenigen Sekunden eine fachlich korrekte, richtlinienkonforme und individuell anpassbare Sitzungsnotiz, die den administrativen Aufwand erheblich reduziert.

15)  Inwiefern unterstützt Ihr Tool die Psychotherapeuten auch bei der therapeutischen Behandlung?

• Analyse und Auswertung von Sitzungen?
• Identifikation von Mustern oder Risikofaktoren (z.  Auffälligkeiten, Eskalationen, Suizidrisiko)?
• Vorschläge für nächste therapeutische Schritte oder Interventionen basierend auf bisherigen Sitzungen?
• Weiteres zum Thema Behandlungs-Unterstützung

VIA HealthTech ist kein Diagnosetool und übernimmt keine Auswertungen, Bewertungen oder Behandlungsplanung. Die Software dient als inhaltlich unterstützendes Tool, das durchgeführte Interventionen, besprochene Themen und getroffene Absprachen automatisch erkennt und strukturiert zusammenfasst.

So unterstützt VIA Psychotherapeut:innen bei der Dokumentation und Berichterstellung, ohne in die therapeutische Arbeit einzugreifen. Dadurch sparen Therapeut:innen wertvolle Zeit bei administrativen Tätigkeiten und können sich stärker auf die inhaltliche Qualität der Therapie und ihre Patient:innen konzentrieren.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

16)  Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.

• Abgestufte Funktions-Pakete?
• Monatliche/Jährliche Kosten?
• Mehrkosten für weitere Nutzer?
• Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

VIA’s KI-gestützten Software Assistenten gibt es im Abo-Modell in zwei verschiedenen Paketen: 

• Monats-Abonnement
  Vertragslaufzeit: ein Monat
  Kündigungsfrist: 14 Tage
  Funktionsumfang: vollständig, ohne Limitierung
  Kosten (inkl. MwSt.): 119€ / Monat (jeder weitere Nutzer 59€)
• Jahres-Abonnement
  Vertragslaufzeit: ein Jahr
  Kündigungsfrist: 1 Monat
  Funktionsumfang: vollständig, ohne Limitierung
  Kosten (inkl. MwSt.): 99€ / Monat (jeder weitere Nutzer 49€)

17)  Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

VIA HealthTech bietet ein breites Angebot an Support-Möglichkeiten:

• E-Mail-Support, Telefonhotline, Buchung von Online-Meetings
• Sämtlicher Support findet durch VIA statt und Reaktionszeiten sind in der Regel zwischen 2–24 
• Onboarding in 1zu1-Meetings oder in wöchentlich stattfindenden Webinaren möglich
• Hilfestellungen für Selbsthilfe: FAQ, Video-Tutorials, Vorlagen für Einverständniserklärung, Informationsblatt für Patienten, Formulierungsvorschlag für die Aufklärung, Bereitstellung eines Trustcenter für Datensicherheitsaspekte

18)  Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

• Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
• Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
• Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

• Keine Installation notwendig und nutzbar mit allen gängigen Browsern und Gerätetypen
• Integrierte Mikrofone können verwendet werden und es muss kein separates Mikrofon angeschafft werden
• 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar (keine Limitationen im Funktionsumfang)
• Live-Aufnahme von Gesprächen (Standard) und auch Upload von bereits existierenden Audiodateien möglich
• Verschiedene Exportformate (Word, PDF, HTML, Kopieren, Drucken) werden für den Download angeboten, um die unterschiedlichen Arbeitsweisen/Präferenzen zu unterstützen und die Zusammenarbeit mit bereits existierenden Tools zu vereinfachen.

Abschluss-Fragen:

19)  Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Die Rückmeldungen der Therapeuten zu VIA HealthTech sind außergewöhnlich positiv. Auf Trustpilot erzielt das Tool eine durchweg 5-Sterne-Bewertung und wird besonders für seine hohe Entlastungswirkung gelobt. Therapeut:innen berichten von einer massiven Zeitersparnis bei Dokumentation und Berichtserstellung („von Stunden auf Minuten“) und erwähnen den kompetenten, schnellen Support.

Kund:innen loben zudem den hohen Datenschutzstandard und die Transparenz beim Umgang mit sensiblen Daten. VIA wird als „Gamechanger im Praxisalltag“ bezeichnet.

20)  Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihres KI-Tools am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

VIA HealthTech hat sich innerhalb kürzester Zeit zum Branchenführer für KI-gestützte Dokumentationslösungen im deutschsprachigen Raum für Psychotherapeut:innen entwickelt.
Besonders hervorzuheben sind 1., dass sie derzeit (Oktober 2025) der einzige Anbieter sind, welcher BSI-C5-zertifiziert ist und damit höchste Datenschutzanforderungen umsetzen, 2. die einfache und durchdachte Struktur als auch 3. die stringente Ausrichtung auf die Psychotherapie.
VIA hat sich als innovatives, praxisnahes KI-Tool etabliert, das Therapie und Dokumentation spürbar erleichtert.

„Eine wirkliche Arbeitserleichterung auf glaubhaft hohem Datenschutz-Niveau.“(A.E., Trustpilot, 2025)

21)  Schlussplädoyer: Für welche Psychotherapie-Praxen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

VIA sieht sich als Unterstützung der Behandelnden, die ihren Administrationsaufwand beim Dokumentieren und der Berichterstellung reduzieren möchten. Der Einsatz von VIA eignet sich für niedergelassene Psychotherapeut:innen (privat und Kassensitz) in Einzel- und Gemeinschaftspraxen genauso wie für MVZs, Ambulanzen oder Kliniken. VIA kann für die unterschiedlichen Patientengruppen (PP, KJP) als auch von den verschiedenen Fachrichtungen (VT, TP, ST, AP, HP Psych.) genutzt werden und positioniert sich somit als DER KI-Assistent für die Psychotherapie.