Lucoyo im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

In diesen 24 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über Lucoyo wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software:

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Praxis-Management
• Therapie-Unterstützung
• Abrechnung
• Finanzen
• Sonstiges: Preise, Support & Datenschutz
• Schlussplädoyer

Kurz-Vorstellung:

1. Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.

Lucoyo ist eine Praxissoftware für approbierte Psychotherapeut:innen und ergänzt das bestehende Praxisverwaltungssystem um digitales Patientenmanagement. Sie reduziert Verwaltungsaufwand, schafft mehr Zeit für bezahlte Arbeit und entlastet mental. Praxen gewinnen mehr Überblick über ihre Organisation und bieten Patient:innen einen verlässlicheren Service.

2. Welche Probleme löst Ihre Software / Ihr Tool und für wen?

Lucoyo richtet sich an approbierte Psychotherapeut:innen in Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, Ambulanzen, MVZs und SPVs. Viele Praxen müssen zahlreiche Anfragen aus verschiedenen Kanälen bearbeiten, veraltete Wartelisten pflegen und freie Termine aufwendig abstimmen. Gleichzeitig ist es schwierig, passende Patient:innen für unterschiedliche Angebote und Kapazitäten im Blick zu behalten. In Teams kommt die Abstimmung zwischen mehreren Behandler:innen hinzu. Lucoyo hilft, diese organisatorischen Aufgaben zu bündeln und den manuellen Koordinationsaufwand zu reduzieren.

3. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Lucoyo ist auf die organisatorischen Anforderungen der Psychotherapie spezialisiert. Anders als ein reines Terminbuchungssystem verbindet es Anfrageorganisation, Wartelisten, Terminvergabe und Kommunikation. Die Praxis behält die Kontrolle darüber, welche Anfragen sie nach ihren eigenen Anforderungen priorisiert und welchen Patient:innen sie Termine anbietet. So lassen sich unterschiedliche Kostenträger und Therapieangebote ebenso berücksichtigen wie der Aufbau von Gruppentherapien. Das bestehende PVS kann weiter genutzt werden.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

Lucoyo ist eine browserbasierte Cloudanwendung. Eine lokale Installation ist nicht erforderlich.

5. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Lucoyo kann auch im Browser auf Tablets und Smartphones genutzt werden. Voraussetzung sind eine Internetverbindung und ein aktueller Webbrowser. Damit können organisatorische Aufgaben auch außerhalb des festen Arbeitsplatzes bearbeitet werden.

6. Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

Voraussetzung ist ein internetfähiges Gerät mit aktuellem Webbrowser. Lucoyo benötigt keine lokale Installation und keine besondere Praxishardware. Die Software wird als Cloudanwendung bereitgestellt.

Themenfeld 2: Praxismanagement

7. Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?

Lucoyo unterstützt die Terminorganisation für Erstgespräche und Bestandspatient:innen. Einzeltermine, Serientermine und Gruppentermine sind möglich. Die Praxis entscheidet, welchen Patient:innen sie welche Termine direkt vergibt oder zur Bestätigung anbietet.

Freie Termine können mehreren passenden Patient:innen gleichzeitig angeboten werden. Mit der ersten Zusage wird der Termin automatisch vergeben. Das erleichtert insbesondere die Nachbesetzung kurzfristig frei gewordener Termine. Automatische Erinnerungen helfen, Terminausfälle zu reduzieren. In Praxen mit mehreren Behandler:innen können Termine auch für Kolleg:innen angelegt werden.

8. Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?

Lucoyo bündelt Therapieanfragen zentral und stellt relevante Angaben wie Kontaktdaten, Kostenträger, Beschwerden, Therapieerfahrung und Verfügbarkeit übersichtlich zur Verfügung. Unterschiedliche Anfragetypen ermöglichen die getrennte Erfassung verschiedener Therapieangebote oder Standorte. Hinweise und automatische Begrüßungsnachrichten lassen sich an die Praxis anpassen.

Anfragen können nach den Anforderungen der Praxis gefiltert, sortiert und priorisiert werden, beispielsweise nach Kostenträger, Therapieangebot und Verfügbarkeit. Die Praxis behält den Überblick über Anfragen gesetzlich versicherter und privat versicherter Patient:innen sowie Selbstzahlender. Selektivverträge, mit denen die Praxis arbeitet und die zur Versicherung der anfragenden Person passen, werden automatisch markiert.

Individuelle Tags helfen bei der Strukturierung von Patient:innenlisten und der Zusammenstellung von Therapiegruppen. Anfragen können zuständigen Behandler:innen zugeordnet, abgelehnt oder in intelligente Listen verschoben werden. Die automatische Bedarfsabfrage erfolgt alle 30 Tage. Bei verneintem Bedarf oder ausbleibender Antwort werden Anfragen automatisch archiviert. Dadurch bleiben aktive Anfragen übersichtlich und die manuelle Pflege der Warteliste wird reduziert.

9. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patient:innen & Kolleg:innen?

Lucoyo bietet einen Messenger für die direkte Kommunikation mit Patient:innen gemäß DSGVO. Organisatorische Abstimmungen können innerhalb der Anwendung stattfinden.

Auch die Zusammenarbeit im Team wird unterstützt. Interne Kommentare direkt in der Anfrage erleichtern die Abstimmung zwischen Behandler:innen und Mitarbeitenden. Anfragen können zuständigen Behandler:innen zugeordnet und Termine auch für Kolleg:innen angelegt werden. Das erleichtert die gemeinsame Organisation in Gemeinschaftspraxen, MVZ und SPV.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Praxismanagement: Lucoyo verbindet Anfragen, Wartelisten, Terminvergabe und Kommunikation in einem organisatorischen Ablauf. Die Praxis kann passende Patient:innen nach ihren eigenen Anforderungen auswählen und freie Kapazitäten gezielter besetzen. Für Gruppenangebote lassen sich Interessierte über Anfragetypen und individuelle Tags bündeln und anschließend über Gruppentermine und Serientermine organisieren. Die fachlichen Entscheidungen bleiben bei der Praxis.

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?

Die Antragstellung gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

11. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?

Die Erstellung und Verwaltung von Diagnosen gehören nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?

Die fachliche oder abrechnungsbezogene Planung und Erfassung therapeutischer Leistungen gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

Klinische Dokumentation gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

14. Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software, um die psychotherapeutische Behandlung zu unterstützen?

Lucoyo unterstützt die Behandlung organisatorisch, nicht durch eigene diagnostische oder therapeutische Funktionen. Strukturierte Anfragen und praxisindividuelle Filter erleichtern die Auswahl passender Patient:innen. Anfragetypen und individuelle Tags unterstützen die Zusammenstellung von Therapiegruppen, deren Termine anschließend über die Terminvergabe geplant werden können. Für Teams erleichtern relevante Angaben und interne Kommentare die Zuordnung zu passenden Behandler:innen.

Zusätzlich kann ein Telefonservice gebucht werden, der für Praxen mit Kassensitz die vorgeschriebene telefonische Erreichbarkeit von 100 beziehungsweise 200 Minuten pro Woche übernimmt. Psycholog:innen und Psychotherapeut:innen in Ausbildung (PiAs) nehmen die Anrufe persönlich entgegen. Der Service ist eine separat kostenpflichtige Leistung zum Softwareabonnement.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Therapie-Unterstützung: Die Stärke von Lucoyo liegt in der Entlastung organisatorischer Abläufe. Das schafft mehr Raum für die therapeutische Arbeit und unterstützt einen verlässlicheren Service für Patient:innen. Fachliche Entscheidungen zu Behandlung, Eignung und Gruppenzusammensetzung verbleiben bei den Behandler:innen.

Themenfeld 4: Abrechnung

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Krankenkassen?

Die Abrechnung mit Krankenkassen gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?

Die Abrechnung mit Privatpatient:innen und Selbstzahlenden gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (andere) Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?

Die Abrechnung über Abrechnungsstellen oder Abrechnungsdienstleister gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Abrechnung: Die Organisation nach Kostenträgern und die automatische Markierung hinterlegter Selektivverträge sind Funktionen des Patientenmanagements. Sie sind keine Abrechnungsfunktionen. Lucoyo bietet aktuell noch keine automatisierte Schnittstelle zum PVS. Ein Export als PDF ist möglich.

Themenfeld 5: Finanzen

18. Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?

Praxiscontrolling gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

19. Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden? (Barzahlungen / EC-Zahlungen / Überweisungen…)

Die Verwaltung von Zahlungsströmen gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

20. Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?

Buchhaltung gehört nicht zum Funktionsumfang von Lucoyo.

Themenfeld 6 „Sonstiges“: Datenschutz, Support & Preise

21. Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?

Lucoyo ist für den sensiblen psychotherapeutischen Versorgungskontext ausgelegt und ermöglicht die Kommunikation mit Patient:innen gemäß DSGVO. Die Plattform wird in Deutschland auf der Infrastruktur von Hetzner betrieben. Das C5 Testat Typ 2 bezieht sich auf diese Hostinginfrastruktur, nicht auf eine Zertifizierung der Lucoyo Software.

Verschlüsselte Datenübertragung, Multifaktorauthentifizierung sowie Zugriffskonzepte und Berechtigungskonzepte unterstützen den Schutz sensibler Informationen. Lucoyo stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zur Verfügung. Ergänzend werden regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen einschließlich Penetrationstests durchgeführt. Lucoyo arbeitet mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammen und berücksichtigt die besonderen Vertraulichkeitsanforderungen im Gesundheitswesen, einschließlich § 203 StGB, organisatorisch und vertraglich.

22. Mit welchem Support können Ihre Kund:innen rechnen – sowohl im Praxis-Alltag als auch ggf. beim Software-Wechsel von einem anderen Anbieter (Wechsel-Service / kostenlose Testversion)?

Lucoyo begleitet Praxen persönlich bei der Einführung und bietet laufenden Support im Praxisalltag. Im Onboarding werden die individuellen Einstellungen der Praxis gemeinsam vorgenommen und die ersten Schritte begleitet. Kund:innen können den Support direkt über die Anwendung kontaktieren.

Die Software kann 14 Tage kostenlos und ohne Hinterlegung von Zahlungsdaten getestet werden. So lässt sich vor einer Entscheidung prüfen, ob Lucoyo zu den eigenen Anforderungen passt. Da Lucoyo das PVS ergänzt, ist dessen Austausch für die Nutzung nicht erforderlich.

23. Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?

• Einzelpraxis: 59 € monatlich oder 590 € jährlich.
• Mehrere Behandler:innen: ab 99 € monatlich oder 990 € jährlich.

Praxen können zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung wählen. Das Softwareabonnement ist zum Ende des gewählten Abrechnungszeitraums kündbar. Für Praxisgründer:innen gibt es einen Rabatt.

Telefonservice: Zusätzlich kostenpflichtige Leistung zum Softwareabonnement. Preis auf Anfrage.

Schlussplädoyer

24. Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an – und für welche ggf. nur mit Abstrichen?

Lucoyo eignet sich für approbierte Psychotherapeut:innen in Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, Ambulanzen, MVZs und SPVs, die Anfragen, Wartelisten, Termine und Kommunikation strukturierter organisieren möchten. Besonders relevant ist die Software, wenn viele Anfragen eingehen, die Pflege der Warteliste viel Zeit beansprucht oder freie Termine gezielt besetzt werden sollen.

Praxen können Anfragen nach ihren eigenen Anforderungen organisieren und priorisieren, beispielsweise nach Kostenträger, Therapieangebot oder Verfügbarkeit. Gruppenangebote lassen sich leichter zusammenstellen und organisieren. Teams können Anfragen passenden Behandler:innen zuordnen und sich intern abstimmen. Das reduziert organisatorischen Aufwand, kann mental entlasten und schafft mehr Zeit für bezahlte Arbeit.

Wer eine vollständige Software für Abrechnung, klinische Dokumentation oder Buchhaltung sucht, benötigt dafür weiterhin ein PVS beziehungsweise eine entsprechende Lösung. Lucoyo ergänzt diese Systeme und ersetzt sie nicht.