Lucoyo im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

In diesen 24 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über Lucoyo wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software:

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Praxis-Management
• Therapie-Unterstützung
• Abrechnung
• Finanzen
• Sonstiges: Preise, Support & Datenschutz
• Schlussplädoyer

Kurz-Vorstellung:

1. Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.

Lucoyo ist eine spezialisierte Softwarelösung für Psychotherapie-Praxen. Der Schwerpunkt liegt auf zentralen Praxisprozessen wie Terminplanung, Organisation und Priorisierung von Anfragen, Patientenkommunikation und intelligentem Wartelistenmanagement. Ziel von Lucoyo ist es, den administrativen Aufwand im Praxisalltag spürbar zu verringern und Psychotherapeut:innen mehr Zeit für die eigentliche therapeutische Arbeit zu verschaffen.

2. Welche Probleme löst Ihre Software / Ihr Tool und für wen?

Lucoyo richtet sich an approbierte Psychotherapeut:innen, insbesondere an Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, MVZs und SPVs. Die Software hilft dabei, typische organisatorische Engpässe im Praxisalltag zu reduzieren, z. B. bei der Terminvergabe, der Organisation und Priorisierung von Anfragen, dem Wartelistenmanagement und der Kommunikation mit Patient:innen. Gerade in Praxen mit hoher Auslastung unterstützt Lucoyo dabei, administrative Prozesse übersichtlicher und effizienter zu gestalten, sodass mehr Zeit für die therapeutische Arbeit bleibt.

3. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Lucoyo ist die ideale Ergänzung zu einem Praxisverwaltungssystem und verfolgt einen modernen, klar fokussierten Ansatz. Die Software konzentriert sich auf die Bereiche, die im Alltag vieler Psychotherapie-Praxen besonders zeitkritisch und belastend sind: Anfragen, Wartelisten, Terminorganisation und Kommunikation. Alternativen zu Lucoyo gibt es aktuell wenig auf dem Markt. Im Vergleich zu vielen PVS Lösungen ist Lucoyo browserbasiert, niedrigschwelliger nutzbar und auf eine zeitgemäße Bedienbarkeit ausgelegt.

Ein weiterer Vorteil ist die klare Spezialisierung auf die Anforderungen Psychotherapie-Praxen statt auf eine sehr allgemeine, fachübergreifende Logik. Aus unserer Sicht ist Lucoyo insbesondere dort stärker als viele Vergleichsprodukte, wo es um die einfache, alltagsnahe Organisation von Anfragen, Kommunikation und Praxisabläufen geht – also genau in den Bereichen, die in psychotherapeutischen Praxen oft unnötig viel manuelle Koordination verursachen. Gerade seit der Budgetierung für Psychotherapeut:innen ist zudem die gezielte Sortierung und Priorisierung von Anfragen und Patient:innen, z. B. nach Abrechnungsart wie GKV, PKV oder Selektivverträgen – für viele Praxen besonders relevant.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

Lucoyo ist eine Web-Applikation, die im Browser genutzt wird. Es ist keine klassische lokale Installationssoftware erforderlich.

5. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Da Lucoyo browserbasiert ist, kann die Software grundsätzlich auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones aufgerufen werden. Für viele organisatorische Aufgaben ist damit auch eine flexible Nutzung unterwegs oder außerhalb des klassischen Arbeitsplatzes möglich.

6. Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

Da Lucoyo als Web-Anwendung bereitgestellt wird, sind in der Regel keine besonderen Hardware-Anforderungen wie bei klassischer Installationssoftware notwendig. Voraussetzung ist lediglich ein internetfähiges Endgerät mit aktuellem Browser.

Themenfeld 2: Praxismanagement

7. Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?

Lucoyo unterstützt Psychotherapie-Praxen bei einer strukturierten und flexiblen Terminplanung im Praxisalltag. Psychotherapeut:innen können sowohl Termine mit Bestandspatient:innen als auch Termine für Erstgespräche organisieren. Dabei sind Einzeltermine, Serientermine und Gruppentermine möglich. Termine können per Direktvergabe vergeben oder so angelegt werden, dass eine Bestätigung erforderlich ist. Darüber hinaus können Termine mehreren Patient:innen gleichzeitig angeboten werden, etwa nach dem First-Come-First-Serve-Prinzip. Dies ist besonders hilfreich bei kurzfristigen Terminausfälle die sonst Einkommensverlust bedeuten würden.

Lucoyo erleichtert außerdem Terminänderungen und die Organisation von Gruppentherapien. Automatische Erinnerungen helfen dabei, Terminausfälle zu verringern. Im Vergleich zu vielen allgemeineren Lösungen ist Lucoyo besonders nah an den organisatorischen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen gedacht und nicht nur an einem generischen Kalenderverständnis ausgerichtet. Gerade im aktuellen Versorgungsalltag ist das ein relevanter Vorteil.

8. Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?

Lucoyo bündelt alle eingehenden Therapieanfragen zentral und stellt Psychotherapeut:innen die wichtigsten Informationen auf einen Blick zur Verfügung. Anfragen können anschließend mithilfe intelligenter Wartelisten organisiert, sortiert und priorisiert werden. „Intelligent“ bedeutet dabei, dass Anfragen mit Hilfe von Custom Tags strukturiert und priorisiert werden können, z. B. nach Dringlichkeit, Therapiebedarf oder Abrechnungsart wie GKV, PKV oder Selektivverträgen.

Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die automatische Bedarfsabfrage: Alle 30 Tage wird der aktuelle Bedarf bei Patient:innen automatisch abgefragt. Wenn kein Bedarf mehr besteht, werden diese Anfragen automatisch aus den aktiven Listen herausgefiltert. Dadurch bleiben Wartelisten aktuell, übersichtlich und praxisnah nutzbar. Gerade vor dem Hintergrund der Budgetierung für Psychotherapeut:innen ist diese gezielte Sortierung und Priorisierung besonders wertvoll.

9. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patient:innen & Kolleg:innen?

Lucoyo verfügt über einen DSGVO-konformen Messenger, über den mit Patient:innen kommuniziert werden kann. Dadurch lassen sich organisatorische Abstimmungen direkt und datenschutzkonform über die Software abbilden.

Auch die interne Abstimmung im Team wird unterstützt: Kolleg:innen können über Kommentare innerhalb von Anfragen kommunizieren sowie sich Anfragen und Termine gegenseitig zuweisen. Das erleichtert die Zusammenarbeit in Gemeinschaftspraxen, MVZs und anderen Teamstrukturen erheblich.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Praxismanagement: Ein besonderer Aspekt von Lucoyo ist das Wartelistenmanagement. Gerade in psychotherapeutischen Praxen gehört der Umgang mit Anfragen, begrenzten Kapazitäten und langen Vorlaufzeiten zu den größten organisatorischen Herausforderungen. Hier setzt Lucoyo gezielt an und unterstützt dabei, Anfragen geordnet, transparent und praxisnah zu organisieren, zu priorisieren und aktuell zu halten. Das ist ein Bereich, der in vielen herkömmlichen Systemen nur unzureichend oder wenig spezialisiert abgebildet ist.

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?

Die Antragstellung ist nach aktuellem Stand nicht der Kernschwerpunkt von Lucoyo.

11. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?

Die Erstellung bzw. Anlage von Diagnosen steht derzeit nicht im Mittelpunkt des Produkts. Lucoyo ist aktuell vor allem auf organisatorische und administrative Praxisprozesse ausgerichtet.

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?

Lucoyo unterstützt vor allem die organisatorische Seite des Praxisalltags. Eine tiefe fachliche oder abrechnungslogische Leistungsdokumentation ist nicht Teil des Produkts. Lucoyo ist kein Praxisverwaltungssystem.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

Dokumentation ist nach aktuellem Stand nicht der primäre Funktionsschwerpunkt von Lucoyo.

14. Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software, um die psychotherapeutische Behandlung zu unterstützen?

Die besondere Stärke von Lucoyo liegt vor allem in der organisatorischen Unterstützung psychotherapeutischer Praxen, insbesondere dort, wo hohe Nachfrage, komplexe Terminlagen und viele Anfragen effizient bewältigt werden müssen. Dazu zählen insbesondere das strukturierte Management von Patientenanfragen, intelligente Wartelisten, die regelmäßige automatische Bedarfsabfrage sowie die flexible Terminorganisation für Erstgespräche, Bestandspatient:innen und Gruppensettings.

Indirekt unterstützt dies die Versorgung, weil Psychotherapeut:innen deutlich weniger Zeit auf administrative Koordination verwenden müssen und Prozesse rund um Aufnahme, Priorisierung und Terminvergabe besser steuerbar werden. Lucoyo macht den Praxisalltag dadurch effizienter, übersichtlicher und entlastet dort, wo in vielen Praxen besonders viel Zeit verloren geht. Das schafft im Umkehrschluss deutlich mehr Zeit für die eigentliche therapeutische Arbeit.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Therapie-Unterstützung: Lucoyo unterstützt die psychotherapeutische Versorgung nicht primär über klassische Fach- oder Dokumentationslogiken, sondern über eine deutliche Entlastung der organisatorischen Prozesse rund um Aufnahme, Sortierung, Priorisierung und Kommunikation. Dadurch wird mehr Zeit für die eigentliche therapeutische Arbeit geschaffen.

Themenfeld 4: Abrechnung

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Krankenkassen?

Abrechnungen gehören nicht zum Funktionsbereich von Lucoyo.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?

Abrechnungen gehören nicht zum Funktionsbereich von Lucoyo.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (andere) Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?

Abrechnungen gehören nicht zum Funktionsbereich von Lucoyo.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Abrechnung: Lucoyo ist kein Praxisverwaltungssystem und keine Abrechnungssoftware. Die Stärke der Software liegt in der Organisation, Priorisierung und Kommunikation rund um Anfragen, Wartelisten und Termine und damit in einer klaren Entlastung des Praxisalltags.

Themenfeld 5: Finanzen

18. Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?

Das Praxiscontrolling gehört momentan nicht zu den Kernfunktionen von Lucoyo.

19. Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden? (Barzahlungen / EC-Zahlungen / Überweisungen…)

Die Verwaltung von Zahlungsströmen gehört momentan nicht zu den Kernfunktionen von Lucoyo.

20. Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?

Die Buchhaltung gehört momentan nicht zu den Kernfunktionen von Lucoyo.

Themenfeld 6 „Sonstiges“: Datenschutz, Support & Preise

21. Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?

Lucoyo wurde speziell für den sensiblen psychotherapeutischen Versorgungskontext entwickelt, mit einem klaren Fokus auf Datenschutz, Vertraulichkeit und Informationssicherheit. Die Plattform wird in Deutschland auf Hetzner-Infrastruktur betrieben; für diese Infrastruktur liegt ein aktuelles C5 Typ 2-Testat vor. Gesundheitsdaten von Patient:innen werden innerhalb dieser sicheren Hosting-Umgebung verarbeitet. Ergänzt wird dies durch verschlüsselte Datenübertragung, Multi-Faktor-Authentifizierung, klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte sowie regelmäßige sicherheitsbezogene Überprüfungen einschließlich Penetrationstests. Lucoyo stellt AVV und TOM transparent zur Verfügung, arbeitet mit einem externen Datenschutzbeauftragten und trägt den besonderen Vertraulichkeitsanforderungen im Gesundheitswesen, einschließlich der Anforderungen aus § 203 StGB, auch organisatorisch und vertraglich Rechnung.

22. Mit welchem Support können Ihre Kund:innen rechnen – sowohl im Praxis-Alltag als auch ggf. beim Software-Wechsel von einem anderen Anbieter (Wechsel-Service / kostenlose Testversion)?

Kund:innen können bei Lucoyo mit persönlicher Begleitung bei der Einführung sowie mit laufendem Support im Praxisalltag rechnen. Ziel ist es, die Nutzung der Software möglichst unkompliziert in die bestehenden Abläufe der Praxis zu integrieren und Anwender:innen bei Fragen oder im laufenden Betrieb verlässlich zu unterstützen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Lucoyo zunächst im Rahmen einer Test- bzw. Kennenlernphase zu prüfen. So können Praxen vor einer Entscheidung einschätzen, ob die Software zu ihren organisatorischen Anforderungen und Arbeitsweisen passt. Auch bei der Umstellung auf neue Prozesse begleitet Lucoyo den Einstieg praxisnah und anwendungsorientiert.

23. Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?

Psychotherapeut:innen können zwischen monatlichen und jährlichen Abos wählen. Für Einzelpraxen belaufen sich die Kosten auf 59 € im Monat oder 590 € im Jahr. Für Praxen mit mehr als einer behandelnden Person erstellen wir individuelle Angebote, beginnend bei 99 € im Monat oder 990 € im Jahr. Darüber hinaus gibt es spezielle Rabatte, beispielsweise für Praxisgründer:innen.

Schlussplädoyer

24. Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an – und für welche ggf. nur mit Abstrichen?

Lucoyo ist besonders gut geeignet für Psychotherapie-Praxen, die ihre organisatorischen Kernprozesse modern, effizient und übersichtlich aufstellen möchten. Dazu gehören insbesondere Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, MVZs, SPVs und andere ambulante Settings mit hohem Koordinationsaufwand rund um Anfragen, Wartelisten, Terminorganisation und Kommunikation. Gerade für Praxen, die unter hoher Auslastung leiden und administrative Abläufe spürbar verschlanken möchten, bietet Lucoyo einen besonders relevanten Mehrwert.

Besonders stark ist Lucoyo überall dort, wo viele Anfragen eingehen, Kapazitäten knapp sind und Patient:innen sinnvoll sortiert, priorisiert und terminiert werden müssen. Durch intelligente Wartelisten, automatische Bedarfsabfragen, flexible Terminvergabe und einen DSGVO-konformen Messenger schafft Lucoyo mehr Übersicht und deutlich mehr Zeit für Therapie.

Mit Abstrichen geeignet ist Lucoyo für Praxen, die in erster Linie eine vollumfängliche Abrechnungs-, Buchhaltungs- oder Dokumentationssoftware suchen. Lucoyo ist bewusst kein Praxisverwaltungssystem, sondern eine spezialisierte Lösung zur organisatorischen Entlastung im psychotherapeutischen Praxisalltag.