appointmed im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

In diesen 24 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über appointmed wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software, der appointmed GmbH:

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Praxis-Management
• Therapie-Unterstützung
• Abrechnung
• Finanzen
• Sonstiges: Preise, Support & Datenschutz
• Schlussplädoyer
• Gutschein

Kurz-Vorstellung:

1)   Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.
appointmed ist eine All-in-One-Praxissoftware für PsychotherapeutInnen und PsychologInnen. Termine, Patientenakten inklusive Dokumentation und Abrechnung laufen in einem System zusammen. So sind alle Werkzeuge für den Praxisalltag an einem Ort – übersichtlich und einfach zu bedienen statt verstreut über mehrere Programme.
 

2)   Welche Probleme löst Ihre Software und für wen?
Die tägliche Verwaltung von Praxis & Patientinnen sollte nicht nur effizient, sondern auch angenehm sein. Es sollte nicht nur funktionieren, sondern auch schön und einfach zu bedienen sein. Es muss Spaß machen, mit der Software zu arbeiten.

Besonders dann, wenn sie einen durch den ganzen Arbeitstag begleitet: Vom ersten Kalender-Check am Morgen bis zur administrativen Nacharbeit am Nachmittag. Und wenn es doch einmal Fragen oder Probleme gibt, sollte der Support nur einen Klick entfernt sein – direkt in das Programm integriert, persönlich und schnell. Sehr schnell.

Was sich liest wie ein unrealistischer Wunschzettel, sind keine „Nice-To-Haves", sondern nicht verhandelbare Anforderungen, die bei der Entwicklung von appointmed oberste Priorität haben. Vom ersten Tag bis heute.
 

3)   Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?
Unser stärkster Fokus liegt auf der User Experience. CEO Patrik Inzinger bringt über 20 Jahre Erfahrung in der Gestaltung komplexer Anwendungen mit. Gerade die oft schlechte Bedienbarkeit anderer Software-Produkte war ein Grund, appointmed zu entwickeln. Das zeigt sich im Alltag: Viele KundInnen berichten, dass sie appointmed nach rund 20 Minuten ohne Handbuch verstehen. Aktuell arbeiten über 3.500 Praxen in Österreich, Deutschland und der Schweiz mit appointmed, bei einer Google Bewertung von 4,9 von 5 Sternen. Ebenso häufig genannt wird die laufende Weiterentwicklung, die eng an das Feedback der Praxen ausgerichtet ist.
 

Themenfeld 1: Technik

4)   Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?
appointmed ist eine reine Web-Applikation, die keine Installation benötigt. Die Software wird über den Browser aufgerufen und laufend automatisch aktualisiert. Das Arbeiten ist von jedem Gerät und jedem Standort mit Internetverbindung möglich; ob in der Praxis, zu Hause oder unterwegs.
 

5)   Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?
Ja. appointmed läuft auf Smartphone und Tablet mit vollem Funktionsumfang. Unterwegs muss also auf nichts verzichtet werden – der Zugriff auf Kalender, Patientenakte und Abrechnung ist derselbe wie am Desktop. Zu beachten ist lediglich, dass eine Internetverbindung nötig ist; einen Offline-Modus gibt es nicht.
 

6)   Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?
Internetverbindung: Da es sich um eine webbasierte Anwendung handelt, wird eine stabile Internetverbindung benötigt, um auf die Software zugreifen zu können.

Webbrowser: Ein aktueller und kompatibler Webbrowser ist erforderlich. Gängige Browser wie Google Chrome (empfohlen), Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Safari sollten in der Regel gut funktionieren.

Gerät: Die Software kann auf verschiedenen Geräten genutzt werden, darunter Desktop-Computer, Laptops, Tablets und Smartphones.

Betriebssystem: Da es sich um eine webbasierte Anwendung handelt, ist das Betriebssystem weniger relevant. Die meisten gängigen Betriebssysteme wie Windows, macOS, Linux, Android und iOS/iPadOS werden unterstützt.
 

Themenfeld 2: Praxismanagement

7)   Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?
Der Kalender ist das Herzstück von appointmed und bewusst intuitiv gestaltet. Mehrere Termine lassen sich in einem Schritt anlegen, eine interaktive Zeitleiste sorgt für den Überblick. Terminerinnerungen und -bestätigungen werden per Klick über SMS oder E-Mail versendet. Weil Online-Termine erst bestätigt werden müssen, entstehen keine Doppelbuchungen. Bei Bedarf lassen sich Terminzettel oder Zeitbestätigungen drucken, etwa für ArbeitgeberInnen.
 

8)   Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?
Die digitale Patientenakte bündelt alle Informationen zu PatientInnen und Behandlungen: Textnotizen, individuelle Formulare und Anamnesebögen, Rezepte sowie Dateien wie Fotos, Videos und PDFs. Dazu kommt die vollständige Behandlungshistorie auf einen Blick. Alle Daten sind verschlüsselt gespeichert – wichtig gerade bei sensiblen Klientendaten.
 

9)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patienten & Kollegen?
appointmed bietet mehrere Kommunikationskanäle. Terminerinnerungen und -absagen werden automatisch per E-Mail oder SMS versendet. Rechnungen und Informationen aus der Akte werden über eine sichere 2-Faktor-Authentifizierung mit PatientInnen ausgetauscht. So bleibt der Kontakt einfach und trotzdem datenschutzkonform.
 

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?
Antragsformulare lassen sich individuell gestalten und als Vorlage ablegen. Einmal angelegt, entfällt bei jedem weiteren Antrag die Tipparbeit. Den Versand übernimmt die Funktion zur gesicherten Datenübertragung – die sensiblen Inhalte verlassen die Praxis also verschlüsselt.
 

11)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?
Diagnosen werden mit einem Klick aus dem hinterlegten ICD-10-Katalog gewählt. Sie lassen sich automatisch an den passenden Stellen einfügen, etwa in Rechnungen und Dokumentation, ohne dass Codes abgetippt werden müssen.
 

12)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?
Leistungen werden wie in einem Warenkorb in der Patientenakte abgelegt und daraus in Sekunden zu einer Rechnung zusammengestellt. Jede erstmals erfasste Leistung wandert automatisch in einen selbstlernenden Leistungskatalog. So müssen wiederkehrende Leistungen nie zweimal angelegt werden – das spart im Alltag spürbar Zeit.
 

13)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
Die Dokumentation basiert auf einzelnen "Blöcken" und ist dadurch sehr flexibel und trotzdem einfach. Zur Verfügung stehen Textblöcke, Tabellen, Schieberegler, Dateien und Bilder, Checkboxen, Ja/Nein-Felder und mehr. Daraus lassen sich eigene Vorlagen und Formate gestalten, die genau zur jeweiligen Arbeitsweise passen. Die fertige Dokumentation wird als Patientenbrief ausgedruckt oder über den sicheren Versand verschickt.
 

14)   Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software, um die psychotherapeutische Behandlung zu unterstützen?
Wir legen besonderen Wert auf Datenschutz und Patientengeheimnis. Rechnungsinformationen etwa lassen sich anonymisiert drucken oder exportieren und so datenschutzkonform an die Buchhaltung weitergeben. In Gemeinschaftspraxen helfen individuelle Privatsphäre-Einstellungen: Dokumentationen lassen sich sperren, sodass sensible Inhalte nicht ungewollt unter KollegInnen sichtbar werden. Für die therapeutische Beratung steht in allen Paketen zudem die Video-Sprechstunde über eine sichere Direktverbindung zur Verfügung.
 

Themenfeld 4: Abrechnung

15)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Krankenkassen bzw. Kassenärztlichen Vereinigungen?
appointmed ist derzeit auf die Abrechnung von SelbstzahlerInnen ausgelegt. Eine direkte Abrechnung mit Krankenkassen oder Kassenärztlichen Vereinigungen unterstützen wir bewusst nicht. Damit ist appointmed vor allem für Praxen gedacht, die schwerpunktmäßig privat und mit SelbstzahlerInnen arbeiten.
 

16)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?
Rechnungen werden in wenigen Sekunden erstellt. Zu jeder Rechnung ist ein Status hinterlegt, überfällige Rechnungen werden gesondert ausgewiesen. Zahlungserinnerungen werden auf Knopfdruck versendet. So bleiben offene Beträge im Blick, ohne dass einer eigenen Buchhaltungssoftware hinterhergelaufen werden muss.
 

17)   Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (andere) Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?
Die Abrechnungsdaten werden im PAD-Format exportiert. Diese PAD-Datei wird an den jeweiligen Abrechnungsdienstleister weitergeleitet, der die weitere Abrechnung übernimmt.
 

Themenfeld 5: Finanzen

18)   Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?
Für größere Praxen gibt es eine individuelle Statistikfunktion. Behandlungszeiten – also die Termine – lassen sich je MitarbeiterIn berechnen und ausdrucken. Weiterführende Berichte bieten wir aktuell nicht; wo detailliertere Auswertungen nötig sind, arbeiten viele Praxen mit dem CSV-/Excel-Export weiter.
 

19)   Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden? (Barzahlungen / EC-Zahlungen / Überweisungen…)
Überweisungen und Barzahlungen werden direkt in appointmed erfasst, für Barzahlungen lassen sich Quittungen erstellen, drucken oder mailen. Über die SumUp-Integration werden EC- und Kreditkartenzahlungen direkt in appointmed entgegengenommen – der Betrag ist damit unmittelbar der passenden Rechnung zugeordnet. Alle Zahlungen lassen sich nach Art (Bar, Überweisung, EC-Karte …) filtern und als CSV exportieren. Eine direkte Anbindung an Bankkonten gibt es derzeit nicht.
 

20)   Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?
Alle Finanzinformationen lassen sich exportieren und an die Buchhaltung oder SteuerberaterIn übermitteln, zum Beispiel als CSV oder Excel. Eine direkte Schnittstelle zu einer Buchhaltungssoftware gibt es aktuell nicht – der Export ist aber so aufbereitet, dass das Steuerbüro damit unmittelbar weiterarbeiten kann.
 

Themenfeld 6 „Sonstiges“: Datenschutz, Support & Preise

21)   Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?
Datenschutz ist bei einer sensiblen Zielgruppe wie der Psychotherapie zentral – entsprechend hoch ist unser Standard. Übertragung und Datenbank sind durchgehend verschlüsselt. Gespeichert und gespiegelt wird ausschließlich in mehreren Rechenzentren in Deutschland; die Daten verlassen den EU-Raum niemals. Automatische Backups laufen stündlich. So bleibt das Patientengeheimnis geschützt. Mehr dazu unter appointmed.com/sicherheit-und-datenschutz.
 

22)   Mit welchem Support können Ihre Kunden rechnen – sowohl im Praxis-Alltag als auch ggf. beim Software-Wechsel von einem anderen Anbieter (Wechsel-Service / kostenlose Testversion) ?
Der Support ist mit Abstand unser meistgenannter Pluspunkt in den Kundenstimmen: persönlich und im Schnitt in unter 5 Minuten erreichbar – über Rückruf-Service und Chat direkt in der App. Dass eine Antwort meist schon nach wenigen Minuten da ist, wird dabei besonders geschätzt. Zum Kennenlernen lässt sich appointmed 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen, ohne Kreditkarte; der Test endet automatisch. Für den Umstieg von der bisherigen Lösung bieten unsere TechnikerInnen einen kostenlosen Datencheck und begleiten die Datenübernahme, sofern sich die Daten exportieren lassen. Für den eigentlichen Import fallen einmalige, vorab klar kommunizierte Kosten an. So wird der Wechsel planbar statt zur Hürde. Einblicke in die Zufriedenheit unter appointmed.com/unsere-kunden.
 

23)   Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?
appointmed MINI kostet 45 € pro Monat für einen Benutzer, optionale MINIplus-Module je 9,50 € pro Monat. appointmed BASIC mit vollem Funktionsumfang kostet 85 € pro Monat und Benutzer. Für Teams gibt es einen Gruppenrabatt: –15 % ab dem 2. Benutzer und –25 % ab dem 6. Benutzer. Verbrauchsabhängig kommen SMS (0,13 €), Video-Sprechstunde (2,50 €) und sicherer Dateiversand (0,50 €) hinzu; in Österreich ist eine Registrierkasse (12,50 €/Monat) verfügbar. Ermäßigungen gibt es zudem für PraxisgründerInnen und Mitglieder unterschiedlicher Berufsverbände. Der Mindestvertrag läuft 12 Monate, danach ist appointmed monatlich kündbar (1 Monat Frist). Alle Preise unter appointmed.com/preise.
 

Schlussplädoyer

24)   Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an – und für welche ggf. nur mit Abstrichen?
Ideal ist appointmed für EinzeltherapeutInnen sowie kleine bis mittelgroße Gemeinschaftspraxen, die schwerpunktmäßig mit Privat- und SelbstzahlerInnen arbeiten. Wer Wert auf unkomplizierte Bedienung und persönlichen, schnellen Support legt, ist bei uns bestens aufgehoben. Dass dieses Zusammenspiel den Praxisalltag spürbar erleichtert, ist die Rückmeldung, die aus den über 3.500 Praxen am häufigsten kommt – und der Grund für die durchweg hohen Bewertungen. Nur mit Abstrichen geeignet sind Praxen mit Kassensitz oder KV-Abrechnung – diese unterstützt appointmed bewusst nicht.
 

Gutschein

appointmed hat uns freundlicherweise einen exklusiven Gutscheincode zur Verfügung gestellt.
Mit dem folgenden Gutscheincode bekommt ihr bei appointmed 30 % Rabatt auf die ersten 6 Monate. Der Rabatt gilt sowohl für das BASIC als auch das MINI Paket:

PSYSOFT30

Den Code könnt ihr nach der kostenlosen Testphase bzw. bei der Aktivierung des Abos eingeben, solltet ihr euch dafür entscheiden.