psychodat im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Unser Interview mit der ergosoft GmbH zu ihrer Psychotherapie-Praxissoftware psychodat

In diesen 24 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über psychodat wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software:

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Praxis-Management
• Therapie-Unterstützung
• Abrechnung
• Finanzen
• Sonstiges: Preise, Support & Datenschutz
• Schlussplädoyer

Kurz-Vorstellung:

1. Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.

psychodat ist eine spezialisierte Praxissoftware für psychologische und ärztliche Psychotherapeut:innen, psychotherapeutische Ambulanzen und Ausbildungsinstitute. Die Software unterstützt die zentralen Abläufe von Patienten- und Terminverwaltung über Dokumentation, Testdiagnostik und Abrechnung bis zur Telematikinfrastruktur. Durch die konsequente Ausrichtung auf psychotherapeutische Arbeitsabläufe bildet psychodat fachliche Anforderungen besonders detailliert ab und kann durch Zusatzmodule und Schnittstellen erweitert werden.

2. Welche Probleme löst Ihre Software / Ihr Tool und für wen?

psychodat unterstützt psychotherapeutische Praxen, Ambulanzen und Ausbildungsinstitute bei der Organisation des gesamten Praxisalltags. Dazu gehören Terminplanung, Patientenverwaltung, Dokumentation, Antragstellung, Diagnostik, Abrechnung und TI-Anbindung. Besonders Anwender:innen mit Schwerpunkt Psychotherapie profitieren von den spezialisierten Funktionen für psychotherapeutische Prozesse.

3. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?

psychodat wurde speziell für die Anforderungen der Psychotherapie entwickelt und ist keine allgemeinmedizinische Praxissoftware. Zu den besonderen Stärken zählen die Unterstützung psychotherapiespezifischer Anträge und Berichte, Gruppenverwaltung, Testdiagnostik, Verlaufsdokumentation, interne Behandlerabrechnung sowie Funktionen für Ambulanzen und Ausbildungsinstitute. Ergänzt wird dies durch deutschsprachigen Inhouse-Support sowie eine modulare Preisgestaltung.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

psychodat ist primär als lokal installierte Windows-Software konzipiert. Für größere Einrichtungen stehen SQL-Server- und Terminalserver-Szenarien zur Verfügung. Ein Betrieb auf gehosteten Servern ist möglich, wird jedoch nicht direkt von ergosoft angeboten. Eine eigene Cloud-Version existiert derzeit nicht.

5. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Der Schwerpunkt liegt aktuell auf der Windows-Anwendung. Die ergänzende App psychodat flow befindet sich in Entwicklung und ist voraussichtlich für das 1. Quartal 2027 vorgesehen. Geplant sind insbesondere mobile Dokumentation, digital durch Patient:innen ausfüllbare Anamnesebögen, digitale Unterschriften, Kalenderorganisation und Leistungserfassung. Bis zur Bereitstellung erfolgt die Nutzung überwiegend über die Windows-Anwendung.

6. Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

Empfohlen wird Windows 11. psychodat stellt keine hohen Anforderungen an die Hardware und ist in der Regel auf üblichen Windows-11-Systemen lauffähig. Windows 10 ist technisch weiterhin lauffähig, wird aus Sicherheitsgründen jedoch nicht empfohlen. Für Mehrplatz-, SQL-Server- oder Terminalserver-Installationen müssen die benötigten Server- und Netzwerkstrukturen kundenseitig bereitgestellt beziehungsweise organisiert werden.

Themenfeld 2: Praxismanagement

7. Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?

psychodat bietet eine zentrale Terminverwaltung mit Kalender, Warteliste, Einzel- und Gruppenterminen sowie Raum- und Standortverwaltung. SMS-Terminerinnerungen können die Patientenkommunikation unterstützen. Zusätzlich sind Kalender-Synchronisationen über CalDAV sowie Google- und Apple-Kalender möglich.

8. Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?

Patient:innen können über die elektronische Gesundheitskarte, manuell oder direkt aus dem Kalender angelegt werden. Zu jeder Person wird eine lokale digitale Patientenakte geführt. Dokumente, Anamnesebögen und weitere patientenbezogene Informationen werden zentral verwaltet. Zudem besteht eine Anbindung an die elektronische Patientenakte (ePA).

9. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patient:innen & Kolleg:innen?

Praxisintern steht eine integrierte Kommunikationsfunktion zur Verfügung, die ausschließlich innerhalb des jeweiligen Datenbankzugriffs arbeitet. Mit anderen Praxen und medizinischen Stellen erfolgt die Kommunikation über KIM. Für Patient:innen stehen SMS-Terminerinnerungen und eine angebundene Videosprechstundenlösung zur Verfügung.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Praxismanagement: Für Gemeinschaftspraxen, Ambulanzen und Ausbildungsinstitute bietet psychodat zusätzliche Funktionen wie Raumplanung, Mehrbenutzerbetrieb, Gruppenverwaltung, differenzierte Rechteverwaltung und interne Kommunikation.

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?

psychodat unterstützt psychotherapiespezifische Anträge und Berichte durch Vorlagen, Platzhalter und automatische Vorbefüllungen. Die Anträge sind in die Praxisabläufe sowie die Abrechnung integriert.

11. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?

Der ICD-10-Katalog ist einschließlich Suchfunktion integriert. Aufnahme- und Anamnesebögen können digital verwaltet werden. Zusätzlich sind digitale Testverfahren über das Zusatzmodul embloom sowie eine Schnittstelle zum Hogrefe Testsystem verfügbar.

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?

Leistungen werden direkt im Praxisalltag erfasst und können später für KV-, Privat- und Selbstzahlerabrechnungen verwendet werden. Pauschalen und Zuschläge werden bei der Leistungserfassung vorgeschlagen und können direkt übernommen werden.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

psychodat bietet eine patientenbezogene Verlaufsdokumentation in der digitalen Patientenakte. Dokumente, Berichte, Testergebnisse und weitere Dateien werden zentral gespeichert. Vorlagen, Platzhalter und automatische Vorbefüllungen reduzieren wiederkehrende Eingaben. Optional steht in Kooperation mit Via HealthTech eine KI-gestützte Dokumentation mit Spracherkennung, Transkript und Zusammenfassung zur Verfügung.

14. Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software, um die psychotherapeutische Behandlung zu unterstützen?

• Gruppenverwaltung für Gruppentherapie
• Supervisionsmodul
• Testdiagnostik über embloom und Hogrefe
• Verlaufsdokumentation
• Berichts- und Antragsassistenten
• Digitale Tagebücher
• Ambulanz- und Institutsfunktionen
• Optionale KI-gestützte Dokumentation über Via HealthTech

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Therapie-Unterstützung: Die besondere Stärke von psychodat liegt in der konsequenten Spezialisierung auf psychotherapeutische Prozesse und die Anforderungen von Psychotherapeut:innen, Ambulanzen und Ausbildungsinstituten.

Themenfeld 4: Abrechnung

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Krankenkassen?

psychodat unterstützt die zertifizierte KV-Abrechnung im KVDT-Verfahren. Leistungen, Diagnosen, Behandlungsscheine und psychotherapiespezifische Anträge werden erfasst und in die Quartalsabrechnung übernommen. Plausibilitätsprüfungen unterstützen bei der Qualitätssicherung.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?

Privat- und Selbstzahlerleistungen können erfasst, zu Rechnungen zusammengeführt und verwaltet werden. Zahlungseingänge, Zahlungsziele, Mahngebühren und Mahnprozesse werden unterstützt. Über die PAD-Schnittstelle können Privatabrechnungsdaten beispielsweise an eine PVS-Abrechnungsstelle übergeben werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (andere) Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?

Über die PAD-Schnittstelle können Privatabrechnungen beispielsweise an den Abrechnungsservice einer PVS übergeben werden. Zusätzlich bietet ergosoft einen eigenen AMBO-Abrechnungsservice für Hochschulambulanzen nach § 117 SGB V und Psychiatrische Institutsambulanzen nach § 118 SGB V an.

Ergänzende Anmerkungen zum Themenfeld Abrechnung: Zusatzmodule für Selektivverträge sowie besondere Versorgungs- und Qualitätssicherungsverfahren stehen bedarfsgerecht zur Verfügung.

Themenfeld 5: Finanzen

18. Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?

Das Statistikmodul umfasst vordefinierte Auswertungen und flexible Recherchen. Analysiert werden können unter anderem Leistungen, Umsätze, Patientendaten und Abrechnungsinformationen. Der konkrete Umfang richtet sich nach der eingesetzten Ausbaustufe und den verfügbaren Daten.

19. Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden? (Barzahlungen / EC-Zahlungen / Überweisungen…)

In der Privatabrechnung können Zahlungseingänge gebucht, ausgebucht und storniert werden. Zahlungsziele und Mahngebühren lassen sich definieren, offene Forderungen können verfolgt und Mahnungen erstellt werden. Eine direkte Verknüpfung mit Bankkonten ist derzeit nicht verfügbar.

20. Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?

Eine vollständige Finanz- oder Lohnbuchhaltung ist nicht Bestandteil von psychodat. Umsätze und interne Abrechnungen können jedoch als CSV-Datei exportiert und anschließend in anderen Systemen oder für die Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Buchhaltung weiterverarbeitet werden.

Themenfeld 6 „Sonstiges": Datenschutz, Support & Preise

21. Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?

psychodat verfügt über Passwortschutz, mehrere Benutzerkonten mit differenzierten Berechtigungen sowie eine verschlüsselte Datenbank und verschlüsselte Datensicherungen. Behandler:innen können auf die ihnen zugewiesenen Patient:innen beschränkt werden. Privatabrechnungen können verschlüsselt per E-Mail versendet werden; das Passwort wird getrennt über einen zweiten Weg per SMS übermittelt.

22. Mit welchem Support können Ihre Kund:innen rechnen – sowohl im Praxis-Alltag als auch ggf. beim Software-Wechsel von einem anderen Anbieter (Wechsel-Service / kostenlose Testversion)?

Support wird telefonisch, per E-Mail, über die integrierte Feedbackfunktion sowie per Fernwartung angeboten. Die Supportzeiten sind montags bis freitags von 8:00 bis 18:00 Uhr. Für Praxisstarter:innen gibt es ein kostenfreies Basics-Webinar. Beim Wechsel unterstützt ergosoft bei Datenübernahme, Einrichtung und Inbetriebnahme. Anstelle einer klassischen Testversion wird bevorzugt eine persönliche Online-Demo angeboten; bei weiterem Testbedarf kann auf Wunsch eine zeitlich begrenzte Vollversion zu Evaluierungszwecken bereitgestellt werden.

23. Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?

Die Preisgestaltung ist modular. psychodat eco für eine Einzelpraxis mit Kassenzulassung beginnt bei 34,34 Euro monatlich inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer. psychodat eco privat für eine reine Privatpraxis beginnt bei 17,34 Euro monatlich inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate. Anschließend kann die Software quartalsweise mit einer Frist von vier Wochen vor Beginn des neuen Quartals gekündigt werden. Einzelne Module und Ausbaustufen können quartalsweise angepasst werden.

Schlussplädoyer

24. Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an – und für welche ggf. nur mit Abstrichen?

psychodat eignet sich besonders für psychologische und ärztliche Psychotherapeut:innen, Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut:innen, Gemeinschaftspraxen, Ambulanzen und Ausbildungsinstitute, die eine spezialisierte Praxissoftware für psychotherapeutische Arbeitsabläufe suchen. Besonders stark ist die Software dort, wo psychotherapiespezifische Dokumentation, Antragstellung, Diagnostik und Abrechnung eine zentrale Rolle spielen. Für Praxen ohne psychotherapeutischen Schwerpunkt oder Einrichtungen, die ausschließlich eine vollständig webbasierte Cloud-Lösung ohne lokale Windows-Installation erwarten, ist psychodat derzeit nur eingeschränkt geeignet.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen:

psychodat kombiniert Praxisverwaltung, Dokumentation, Testdiagnostik, Abrechnung und Telematikinfrastruktur in einer speziell auf die Psychotherapie ausgerichteten Lösung. Besonders hervorzuheben sind die Unterstützung für Ambulanzen und Ausbildungsinstitute sowie der persönliche deutschsprachige Inhouse-Support.