freudio im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Unser Interview mit freudio

In diesen 24 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über freudio wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software:

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Praxis-Management
• Therapie-Unterstützung
• Abrechnung
• Finanzen
• Sonstiges: Preise, Support & Datenschutz
• Schlussplädoyer

Kurz-Vorstellung:

1. Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.

freudio ist eine browserbasierte Praxissoftware, die speziell für Psychotherapeut:innen und Psycholog:innen entwickelt wurde, in enger Zusammenarbeit mit der Universität Wien und direkt mit über 30 Psychotherapeut:innen. Sie vereint Terminplanung, Klient:innenverwaltung, Therapiedokumentation, Abrechnung und integrierte Videositzungen in einer übersichtlichen Oberfläche. freudio ist DSGVO-konform, auf ISO-zertifizierten EU-Servern gehostet und sowohl in Deutschland als auch Österreich nutzbar.

2. Welche Probleme löst Ihre Software und für wen?

freudio richtet sich an selbstständige Psychotherapeut:innen und klinische Psycholog:innen, ob langjährig niedergelassen oder frisch in der Selbstständigkeit. Das zentrale Problem, das freudio löst: Therapeut:innen verbringen zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben, Rechnungen schreiben, Termine koordinieren, Dokumentation nachführen. freudio fasst all das in einer einzigen, intuitiven Oberfläche zusammen und reduziert den administrativen Aufwand spürbar, damit mehr Zeit für die eigentliche therapeutische Arbeit bleibt.

3. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Der entscheidende Unterschied: freudio wurde nicht als allgemeine Arztpraxis-Software entwickelt und nachträglich auf Psychotherapeut:innen angepasst, sondern von Grund auf für diese Berufsgruppe konzipiert, gemeinsam mit über 30 Therapeut:innen aus der Praxis. Das zeigt sich in der psychotherapiespezifischen Dokumentationsstruktur, der flexiblen Abrechnungsfunktion und einem Support-Team, das die therapeutische Praxis kennt. Darüber hinaus ist freudio vollständig browserbasiert, keine Installation, keine manuellen Updates, läuft auf jedem Gerät.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

freudio ist eine reine Web-Applikation, es ist keine Installation erforderlich. Die Software läuft direkt im Browser und ist über jeden modernen Browser auf Mac, Windows, Linux, iOS und Android nutzbar. Alle Daten werden automatisch in der Cloud gespeichert und synchronisiert, sodass kein manuelles Backup notwendig ist.

5. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Ja, freudio ist vollständig mobiloptimiert und auf Smartphone und Tablet ohne Einschränkungen nutzbar. Therapeut:innen können beispielsweise während der Sitzung auf dem Tablet Notizen erfassen, unterwegs per Handy Termine einsehen oder am Computer Rechnungen erstellen, alles synchronisiert sich automatisch und in Echtzeit zwischen allen Geräten.

6. Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

freudio benötigt lediglich einen aktuellen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) und eine Internetverbindung, keine spezifische Hardware, kein bestimmtes Betriebssystem. Eine Offline-Funktion ist aktuell nicht verfügbar; für die Nutzung ist eine aktive Internetverbindung erforderlich. freudio funktioniert als Praxissoftware sowohl auf Mac als auch auf Windows.

Themenfeld 2: Praxismanagement

7. Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?

Die Terminplanung in freudio ist als interaktiver Kalender umgesetzt, in dem Einzel- und Gruppensitzungen einfach angelegt, verschoben und verwaltet werden können. Termine können direkt mit Klient:innen und Dienstleistungen verknüpft werden, sodass aus einem Termin mit wenigen Klicks eine vollständige Rechnung erstellt wird. Wiederkehrende Termine lassen sich automatisch als Serientermine anlegen.

8. Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?

Die Klient:innenverwaltung in freudio umfasst vollständige Klient:innenprofile mit Stammdaten, Kontaktinformationen, Diagnosen (ICD-10-Integration), Versicherungsinformationen sowie der gesamten Sitzungs- und Abrechnungshistorie. Eine intelligente Suchfunktion ermöglicht das schnelle Auffinden von Klient:innen und Einträgen. Alle Daten sind verschlüsselt gespeichert und nur für die jeweilige Therapeut:in zugänglich.

9. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patienten & Kollegen?

Rechnungen und Honorarnoten können direkt über freudio automatisiert und passwortgeschützt per E-Mail an Klient:innen versendet werden, DSGVO-konform, ohne externe Tools. Für die direkte Kommunikation bietet freudio integrierte Videositzungen mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die sowohl für Einzel- als auch Gruppensitzungen genutzt werden können, hybrid oder vollständig online. Der Videolink kann direkt über das System versendet werden; eine integrierte Chatfunktion ist ebenfalls verfügbar. Die Videofunktion eignet sich auch für Supervisionen oder Fallbesprechungen mit Kolleg:innen. Ein Klient:innenportal für die direkte Datenkommunikation mit Klient:innen befindet sich aktuell in Entwicklung.

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?

Für österreichische Praxen sind alle Anträge auf Kostenzuschuss der österreichischen Krankenkassen direkt in freudio integriert und können vollständig über das System erstellt werden. Für Deutschland befindet sich ein entsprechendes Modul aktuell in Entwicklung; eine direkte Antragsstellung über das System ist für deutsche Krankenkassen noch nicht verfügbar.

11. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?

freudio enthält eine ICD-10-Integration, über die Diagnosen direkt in der Klient:innenakte hinterlegt werden können. Dabei kann zwischen Verdachtsdiagnose, gesicherter Diagnose und Zustand nach unterschieden werden. Therapeut:innen können außerdem individuell festlegen, ob und wie eine Diagnose auf der Rechnung erscheinen soll, ausformuliert mit vollständigem F-Code und Bezeichnung oder nur in gekürzter Form.

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?

In freudio sind die gängigen Honorarstrukturen für Psychotherapeut:innen hinterlegt, darunter auch Heilpraktiker-Leistungen. Eigene Dienstleistungen können einfach erstellt werden, mit individuellen Bezeichnungen, Preisen und vordefinierten Steuersätzen. Termine werden direkt mit Leistungen verknüpft, sodass die Abrechnung automatisiert aus der Terminerfassung entsteht. Neben Therapiesitzungen lassen sich auch Seminare, Lehrtätigkeiten, Supervisionen und andere therapeutisch-beratende Tätigkeiten problemlos über das System erfassen und abrechnen.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

freudio bietet eine strukturierte Therapiedokumentation, in der Sitzungsnotizen, Verlaufsberichte und relevante klinische Informationen pro Klient:in und Sitzung erfasst werden können. Die Dokumentation kann vollständig exportiert werden, sowohl für interne Zwecke als auch für Gutachten oder Supervisionen.

14. Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software, um die psychotherapeutische Behandlung zu unterstützen?

Neben der Kerndokumentation bietet freudio die Möglichkeit, Gruppentherapie-Sitzungen zu verwalten, inklusive separater Abrechnung pro Teilnehmer:in. Die integrierte Videofunktion unterstützt auch hybride Gruppenformate. Alle Daten können vollständig exportiert werden, sodass Therapeut:innen jederzeit die volle Kontrolle über ihre eigenen Daten behalten.

Themenfeld 4: Abrechnung

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Krankenkassen bzw. Kassenärztlichen Vereinigungen?

Für österreichische Praxen sind alle Kostenzuschuss-Anträge direkt in freudio integriert. Für Deutschland ist freudio aktuell nicht KBV-zertifiziert, weshalb eine direkte Abrechnung mit gesetzlichen deutschen Krankenkassen über das System noch nicht möglich ist. freudio eignet sich für deutsche Therapeut:innen daher besonders für die Privatabrechnung sowie für alle Bereiche außerhalb der Kassenabrechnung, Dokumentation, Terminplanung, Klient:innenverwaltung und Selbstzahler-Abrechnung.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?

Die Privatabrechnung ist vollständig in freudio integriert. Rechnungen werden automatisch aus Terminen und hinterlegten Leistungen erstellt, können mit einem Klick als PDF generiert und passwortgeschützt per E-Mail versendet werden. Auf jeder Rechnung wird automatisch ein QR-Code mit Zahlungsreferenz generiert, den Klient:innen bequem per Mobile Banking scannen können. Darüber hinaus ermöglicht freudio eine flexible Rechnungslegung: Einnahmen aus anderen Tätigkeiten, Abrechnungen mit Vereinen oder anderen Kostenträgern können einfach ins System eingespielt und automatisch in der Buchhaltung erfasst werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (andere) Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?

Eine direkte Integration mit externen Abrechnungsstellen oder -dienstleistern ist aktuell nicht vorhanden. Rechnungen können jedoch als PDF exportiert und bei Bedarf über externe Dienstleister weiterverarbeitet werden.

Themenfeld 5: Finanzen

18. Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?

freudio bietet eine umfangreiche Finanzübersicht, in der Einnahmen und Ausgaben in Echtzeit dargestellt werden. Therapeut:innen sehen ihren aktuellen Umsatz, offene Rechnungen und eine Übersicht aller Transaktionen. Belege können direkt über Smartphone oder Computer hochgeladen werden. Alle Daten lassen sich für den Steuerberater exportieren, inklusive einer Gewinn- und Verlustrechnung sowie automatisch geschwärzter Rechnungen, die ohne weitere Bearbeitung datenschutzkonform weitergegeben werden können.

19. Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden? (Barzahlungen / EC-Zahlungen / Überweisungen…)

Die Abrechnung in freudio läuft weitgehend automatisiert: Rechnungen werden aus Terminen erstellt, automatisch versendet und als bezahlt markiert, sobald die Zahlung eingegangen ist. QR-Codes auf Rechnungen erleichtern die Zuordnung von Zahlungseingängen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Registrierkasse anzubinden, über die auch digitale Belege ausgestellt werden können, z. B. bei Barzahlung oder Kartenzahlung via SumUp. Eine direkte Bankkontoanbindung ist für 2026 in Planung.

20. Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?

freudio bietet eine praxisnahe Buchhaltungsunterstützung: Ausgaben können erfasst und mit Belegen dokumentiert werden, Rechnungen werden automatisch archiviert, und alle relevanten Daten können als strukturierter Export für den Steuerberater heruntergeladen werden. Die automatisch generierten geschwärzten Rechnungen ermöglichen eine datenschutzkonforme Übergabe an externe Buchhalter:innen, ohne Klient:innendaten offenzulegen. Einnahmen aus verschiedenen Tätigkeiten, ob Therapiesitzungen, Seminare, Lehraufträge oder Supervisionen, werden dabei einheitlich erfasst und in der Buchhaltungsübersicht zusammengeführt.

Themenfeld 6 „Sonstiges": Datenschutz, Support & Preise

21. Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?

freudio ist vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden Ende-zu-Ende-verschlüsselt übertragen und auf ISO-zertifizierten Servern innerhalb der EU gespeichert. Nur die jeweilige Therapeut:in hat Zugriff auf ihre Klient:innendaten. Die Software erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen sowohl in Deutschland als auch in Österreich.

22. Mit welchem Support können Ihre Kunden rechnen – sowohl im Praxis-Alltag als auch ggf. beim Software-Wechsel von einem anderen Anbieter (Wechsel-Service / kostenlose Testversion) ?

freudio bietet persönlichen Support per E-Mail und Chat, der laut Rückmeldungen der Nutzer:innen zu den meistgeschätzten Aspekten der Software zählt. Beim Wechsel von einer anderen Praxissoftware unterstützt freudio aktiv beim Datentransfer: Klient:innenstammdaten, Diagnosen und Kontaktinformationen können aus gängigen Systemen automatisiert importiert werden. Einfache Datentransfers sind kostenlos; für umfangreichere Migrationen steht das Team individuell zur Verfügung. Vor dem Kauf steht eine 14-tägige kostenlose Testversion zur Verfügung, in der alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden können, ohne Kreditkarte, ohne automatische Verlängerung.

23. Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?

freudio wird als monatliches oder jährliches Abonnement angeboten; bei Jahreszahlung ergibt sich ein günstigerer Monatspreis. Es gibt keine versteckten Kosten und keine langen Mindestlaufzeiten, das Abonnement kann monatlich gekündigt werden. Aktuelle Preise sind unter freudio.com einsehbar. Zur Praxisgründung und in Ausbildung gibt es Sondertarife.

Schlussplädoyer

24. Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an – und für welche ggf. nur mit Abstrichen?

freudio ist optimal für Psychotherapeut:innen, die ihre Klient:innen primär privat oder als Selbstzahler:innen abrechnen. Das gilt sowohl für langjährig Niedergelassene, die bisher keine spezialisierte Software genutzt haben, als auch für Psychotherapeut:innen in Ausbildung (PiA), die gerade die ersten Schritte in die Selbstständigkeit gehen. Darüber hinaus eignet sich freudio für Heilpraktiker:innen für Psychotherapie, Gesundheitscoaches und ähnliche beratende Berufe, die eine strukturierte, DSGVO-konforme Praxisverwaltung suchen. Mit Abstrichen eignet sich freudio aktuell für Therapeut:innen, die direkt über die KBV mit gesetzlichen Krankenkassen abrechnen, da freudio aktuell keine KBV Schnittstelle besitzt.

Abschließende Bemerkungen:

Du solltest nicht Stunden damit verbringen, Rechnungen zu erstellen oder eine Sitzung zu dokumentieren. Du solltest deine Verwaltung in wenigen Klicks machen können. Genau dafür haben wir freudio entwickelt. Schnell. Einfach. Sicher. Speziell für Psychotherapeut:innen. Keine komplizierten Menüs. Keine unnötigen Klicks. Du öffnest freudio, erledigst was du brauchst, und widmest dich wieder dem, was wirklich zählt.