kumppani im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Unser Interview mit kumppani

In diesen 25 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über kumppani wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software:

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Praxis-Management
• Therapie-Unterstützung
• Abrechnung
• Finanzen
• Sonstiges: Preise, Support & Datenschutz
• Schlussplädoyer

Kurz-Vorstellung:

1) Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.

Kumppani ist eine schlanke und übersichtliche Ende-zu-Ende-verschlüsselte Online Praxissoftware, läuft aktuell im Browser der Nutzer oder als PWA. Sie wird in Kürze auch in den App Stores von Google und Apple veröffentlicht. Nach einer einmaligen erfolgreichen Anmeldung per Schalter ist sie auch offline-fähig.

Sie umfasst einen vollwertigen Kalender inklusive birektionalem Sync, eine flexible Textverarbeitung, eine umfassende und flexible Patientenakte, einen Dateispeicher, eine Abrechnung mit Rechnungen und Quittungen und eine Buchhaltungsvorerfassung mit Finanzübersicht. Erstellen und Mailversand von Rechnungen/Quittungen ist möglich mit 4 Klicks in 30 Sekunden.

Alle Module und deren Verbindungen sind individuell konfigurierbar.

2) Welche Probleme löst Ihre Software und für wen?

Kumppani ist eine vollwertige Ende-zu-Ende-verschlüsselte Praxissoftware als Web App mit Offline-Fähigkeit, die alle wesentlichen Anforderungen einer Psychotherapie-Praxis abbildet, vom Kalender über die Dokumentation bis hin zur Abrechnung. Sie Mehrnutzeroptionen in Rechteverwaltung und Kollaboration.

3) Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Offline-Fähigkeit, die hohe Anpassbarkeit verbunden mit der Geräte- und Plattformunabhängigkeit, die sehr schnelle Erstellung von Rechnungen, die von Nutzer*innen bestätigte hohe Übersichtlich- und Erlernbarkeit, die Installierbarkeit als PWA (und in Kürze als echte App). Kumppani ist sehr gut geeignet für Heilpraktiker Psychotherapie.

Themenfeld 1: Technik

4) Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

Es ist eine local-/offline first Web App, also eine sehr besondere Architektur, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erlaubt und deshalb besonders datenschutzgerecht ist.

5) Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es hierbei Einschränkungen? Was muss beachtet werden?

Die App ist vollständig interoperabel. Es gibt kleinere Einschränkungen bei iOS und MacOS, weil Apple moderne Netzstandards nur zögerlich implementiert. Zudem müssen Mobilgeräte einen ausreichend kräftigen Prozessor haben. 10 Jahre alte Geräte sind sehr langsam.

6) Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

Nein, kumppani ist plattform- und betriebssystemunabhängig verwendbar. Es läuft in allen modernen Browsern (Desktop, Mobile) und kann aus dem Browser heraus als Progressive Web App (PWA) installiert werden. Kleinere Einschränkungen gibt es bei iOS, weil Apple nicht alle Google-getriebenen Webstandards unterstützt.

Themenfeld 2: Praxismanagement

7) Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?

Anders als die meisten Wettbewerber haben wir ein vollwertiges Kalendermodul mit nahezu allen Funktionen von Kalender-Apps. Einladungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen per E-Mail und SMS (SMS ist nicht vollständig preisinkludiert) sind ebenso an Bord wie die Eintragung von Patienten und Leistungen direkt am Termin über Auswahlmenüs. Leistungsauswahlpunkte zeigen das Honorar mit patientenspezifischer Erstattung. Per Klick kann aus dem Kalender direkt zur Patientenakte gesprungen werden.

Eine Onlinebuchung (mit direkter Übertragung von Kontaktdaten bei Buchung) ist einerseits integriert, kann aber auch über CalDAV eingebunden werden.

CalDAV/Externe Kalender: Bidirektionale Synchronisation mit Google Kalender (OAuth2), Apple iCloud und Outlook. Über die CalDAV-Schnittstelle können weitere Dienste angebunden werden. Die Verbindung mit den genannten externen Kalendern und Online-Terminbuchung ist integriert.

Weitere Termin-Features: Gruppentermine möglich mit getrennten Rechnungen. Spaltenansicht für Räume (preisplanabhängig).

8) Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?

Die App enthält eine Online-Textverarbeitung mit Tabellenfunktion, die sehr flexibel an die eigenen Anforderungen an die Dokumentation angepasst werden kann. In die Dokumente können auch Bilder eingefügt und da kann auch mit einem digitalen Pencil hineingeschrieben oder gemalt werden. Dadurch können z.B. auch selbst gewählte Körperbilder eingefügt und bearbeitet werden.

Dokumente und Dateien zu Patienten werden optional direkt am Termin, im Tab DOKUMENTATION der Kontaktverwaltung und obligatorisch in den beiden Modulen Dokumente und Dateien angezeigt. Editierung an allen Orten direkt möglich. Es kann eingestellt werden, dass Dokumente nur revisionssicher mit nachvollziehbaren Änderungen gespeichert werden (ePatientenakte).

Dokumente können als PDF verschickt werden (auch verschlüsselt, mit auswählbarem Design und in unterschiedlichen Papierformaten.). Timestamp-signierte Unterschriften sind möglich.

Dateien jeden Typs können hochgeladen werden (derzeit begrenzt auf 10MB pro Datei, nicht in beliebigem Speichervolumen preisinkludiert).

In der Kontaktverwaltung sind außerdem die Basisdaten, die aktuellen und zurückliegenden Termine und der individuelle Abrechnungsstand dargestellt. Für Paare ist ein Kontakt auf zwei Personen erweiterbar. Hier ist auch die spezifische Konfiguration für einen Berechnungsmodus und Erstattungstyp von GebüH und Beihilfe einstellbar. Die Kontaktverwaltung besteht aus selbst erstellten Kontaktgruppen (frei in Anzahl und Betitelung), die mit dem Abrechnungskalender verbunden werden. Die Kontaktgruppen wiederum werden mit den entsprechenden Leistungsgruppen verbunden (Beratungsleistungen, Heilleistungen, Gesundheitsleistungen, …). Dadurch werden nur diejenigen Leistungen angezeigt im Auswahlmenü bei der Terminerstellung, die zum ausgewählten Teilnehmer am Termin passend sind. Für Patienten können hier auch Desktoperinnerungen (Geburtstage!), die Diagnose(n) (mit Link zu ICD-Schlüssel-Katalog), ein Passwort für Rechnungen und Dokumente, ein spezieller Rechnungsnummernkreis und fest wiederkehrende Leistungen ausgewählt werden. Das alles wird bei der Terminerstellung sowie Rechnungs- und Quittungsgenerierung berücksichtigt.

Dieses Design der UI erlaubt jedem Nutzer und jeder Nutzerin die Patientendokumentation nach eigenen Vorstellungen sehr flexibel zu gestalten und im Alltag einzusetzen.

Alle Daten zu einem Patienten werden in der großen Patientenakte zusammengefasst und sind (ist der Monitor dafür ausreichend) auf einen Blick sichtbar. Kleinere Monitore werden durch Auswahloptionen bedient. Eingeklappte Bereiche können durch Flyover sichtbar gemacht werden.

Jede Art von Befund und Bilddatei kann verarbeitet werden.

Es gibt bisher keinen Onlinezugang für Patienten (Nachrichten, Dokumente, Anamnese). Das kommt in 2027, versprochen, und das dann auch als Ende-zu-Ende-verschlüsselte Lösung.

9) Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patienten & Kollegen?

Es gibt bisher keinen Onlinezugang für Patienten (Nachrichten, Dokumente, Anamnese). Das kommt in 2027, versprochen, und das dann auch als Ende-zu-Ende-verschlüsselte Lösung.

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10) Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?

Nicht geeignet für kassenärztliche Therapien.

11) Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?

Diagnosen werden unterstützt durch Einbindung des ICD-Katalogs mit Volltextsuche und beliebig viele selbst betitelte Diagnosefelder, von denen eines für die Rechnung vorgesehen ist.

12) Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?

Leistungen werden selbst erstellt oder der GebüH-Katalog ist die Grundlage (oder beides). Eigene Honorare können festgelegt werden. Gruppen von Leistungen werden mit Gruppen von Patienten/Klienten verknüpft, damit beim Anlegen von Terminen zu jedem Patienten nur die Leistungen zur Auswahl stehen, die passend sind. Angezeigt werden jeweils Fixleistung und Preis oder Dauer und Honorar/Min. Abgeschlossene Termine werden mit den Leistungen für die Abrechnung in Finanzen automatisch als Vorlage angezeigt.

13) Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

Integrierte Textverarbeitung mit Mailversand, PDF- und Bilderupload. Beschriftbare Körperbilder für Befunde und Behandlungsverlauf. Option für handschriftliche Notizen direkt auf iOS- oder Android-Tablet (Stylus/Pencil). Canvas-Leinwand für Zeichnungen. Optional automatische TSA-Signatur und ein Schalter für revisionssichere Versionierung von Dokumenten. Echtzeit-Kollaboration: mehrere Nutzer arbeiten gleichzeitig und identifizierbar an Dokumenten. Überlegungen: Webversion der Handschrifterkennung MyScript Notes oder eigene Lösung.

Kumppani bietet eine direkt vom Termin oder der Kontaktansicht erreichbare Patientenakte (siehe 12.), in der alle genannten Features zusammengeführt werden: alle aktuellen Daten zu einem Patienten in einer Übersicht, vollständig editierbar (mit Autosave-Funktion).

14) Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software, um die psychotherapeutische Behandlung zu unterstützen?

Es können eigene Behandlungsmuster erstellt und gepflegt werden.

Themenfeld 4: Abrechnung

15) Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Krankenkassen bzw. Kassenärztlichen Vereinigungen?

Gar nicht.

16) Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?

Leistungen oder änderbare Leistungsketten werden (mit sichtbar angezeigtem Honorar plus patientengenauer Erstattung) am Termin über ein Auswahlmenü eingetragen. Die Leistungen stammen aus dem Modul Leistungen, wo diese wie bei allen Modulen in Gruppen aufgeteilt werden. Leistungen sind selbst erstellt (Fixpreis, zeitbasiertes Honorar, flexible Steuerbehandlung) oder werden aus der GebüH übertragen. Honorare für die GebüH-Leistungen und Erstattungen können individuell gestaltet und verwendet werden. Die Erstattungen GebüH Min, Max, PKV1, PKV2 und die verschiedenen Beihilfesätze sind implementiert.

Vom System werden alle beendeten und unabgerechneten Termine bei Öffnen des Abrechnungsmoduls für jeden Patienten aktuell zur Laufzeit immer wieder neu schon zu einer Rechnung zusammengefasst und angezeigt. So werden Änderungen sofort erfasst und eingetragen. Entweder wird die Rechnung dann mit einem Klick direkt abgeschlossen und mit einem weiteren Klick per Mail versandt (auch verschlüsselt möglich). Oder die Rechnungseditierung wird geöffnet und die einzelne Rechnung kann dann noch erheblich nachbearbeitet werden. Leistungsbeschreibung und Honorar können geändert werden. Anrede, freie Texte und Unterschrift sind per default, aber auch nachbearbeitbar, eingebaut. Ebenso der Giro-QRCode. Natürlich ist auch Ausdruck oder Herunterladen möglich. Abgeschlossene Rechnungen können nur noch storniert werden. Zahlungsziel optional. Für jeden Nummernkreis können eigene Einstellungen verwendet werden einschließlich jeweils anderer Briefdesigns (wie bei Dokumenten).

Alternativ ist die Erstellung freier Rechnungen möglich, ohne automatische Anbindung an andere Softwaremodule.

Jede Rechnung kann als E-Rechnung mit Leitweg-ID versandt werden (ZUGFerD in Vorbereitung).

17) Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über (andere) Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?

Ist geplant für 2026, bisher nicht implementiert.

Themenfeld 5: Finanzen

18) Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?

k.A.

19) Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden? (Barzahlungen / EC-Zahlungen / Überweisungen…)

Quittungen für Barzahlungen. SumUp-Integration für Kartenzahlung: automatisierte Zuordnung zur Rechnung/Quittung, Transaktionscode wird auf der Quittung angezeigt. E-Rechnung mit Leitweg-ID.

Kassenbericht für Bareinnahmen nach dem Prinzip der „offenen Ladenkasse" wird in Kürze ausgerollt.

20) Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?

Eingangsrechnungen können buchhalterisch vorerfasst und mit Papier- oder Digitalbelegen verbunden werden. Für den schnellen Überblick zu den Finanzen (Einnahmen/Ausgaben) gibt eine Übersichtsseite.

Alle finanzbezogenen Daten können als PDF- oder CSV-Datei exportiert werden. Zusätzlich kann die gesamte Datenbank lokal importiert und auf einem eigenen System gesichert werden.

Themenfeld 6 „Sonstiges": Datenschutz, Support & Preise

21) Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?

Durch die E2EE haben wir als freie Praxissoftware ein Alleinstellungsmerkmal. Nur Nutzer, die die Dienste Dritter in Anspruch nehmen, müssen die entsprechenden Daten diesen Diensten anvertrauen. Auch die Echtzeit-Kollaboration ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Wir achten bei der Auswahl möglicher Dienste auf deren Zuverlässigkeit und streben europäische Dienste an. Zwischenspeicherung bei uns findet nur für Erinnerungen statt. Auch aus einem kompromittierten Browser kann der Masterkey (der Hauptschlüssel für die Daten) nicht ohne weiteres ausgeleitet werden.

Im Hintergrund laufen stündliche Backup-Routinen, die aggregiert bis zu einem Jahr zurückreichen. Zusätzlich macht der Hoster stündlich Snapshots der gesamten Serverinfrastruktur, die georedundant gesichert werden.

Derzeit wird im Hintergrund die gesamte Anwendung auf eine moderne Entwicklungsumgebung migriert. Alle Abhängigkeiten werden aktualisiert. Dadurch wird die technische Grundsicherheit deutlich erhöht.

Der Hoster ist zertifiziert nach ISO 9001, ISO 27001 und BSI C5. Er ist zertifiziert für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

22) Mit welchem Support können Ihre Kunden rechnen – sowohl im Praxis-Alltag als auch ggf. beim Software-Wechsel von einem anderen Anbieter (Wechsel-Service / kostenlose Testversion) ?

Die Kundendatenbank mit den Basisdaten kann importiert werden von Lemniscus und Synaptos. Weitere Softwarelösungen werden auf Nachfrage eingefügt. Die einfache automatisierte Übernahme von Patientenakten ist aufgrund der sehr unterschiedlichen Gestaltung dieser Module beim Wettbewerb schwierig. Wir unterstützen Wechsler zu einem bezahlten Account individuell und schauen, was möglich ist. Testzeitraum: 30 Tage.

23) Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?

Uneingeschränkte Testversion für 30 Tage ohne automatische Verlängerung. Anschließend Kündigungsfrist ein Monat vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit.

Schlussplädoyer

24) Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an – und für welche ggf. nur mit Abstrichen?

Optimal für privat abrechnende Psychotherapie-Praxen (egal auf welcher gesetzlichen Grundlage), bei Abrechnung auch im KV-System ist kumppani weniger geeignet.