PraxisCloud im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Unser Interview mit PraxisCloud

In diesen 24 Fragen & Antworten erfahren Sie alles, was Sie über PraxisCloud wissen müssen - direkt vom Hersteller der Software:

Inhalte des Interviews:

• Kurz-Vorstellung
• Technik
• Praxis-Management
• Therapie-Unterstützung
• Abrechnung
• Finanzen
• Sonstiges
• Schlussplädoyer

Kurz-Vorstellung:

1. Bitte beschreiben Sie Ihre Software in 3 Sätzen.

PraxisCloud ist eine browserbasierte, DSGVO-konforme Praxisverwaltung für therapeutisch und beratend tätige Einzelpraxen im Selbstzahler-Bereich — allen voran Heilpraktiker/innen für Psychotherapie. Sie bündelt Klientenverwaltung, Terminkalender, GebüH-konforme Rechnungsstellung, digitalen Anamnesebogen und eine § 630f-konforme Behandlungsdokumentation in einer bewusst schlanken Oberfläche. Alle Daten liegen ausschließlich auf Servern in Frankfurt am Main, AES-256-verschlüsselt und mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

2. Welche Probleme löst Ihre Software / Ihr Tool und für wen?

PraxisCloud richtet sich an Einzelpraxen, die heute noch mit Excel, Word, OneNote oder Papier arbeiten — vor allem Heilpraktiker/innen für Psychotherapie sowie Voll-Heilpraktiker, Osteopathen, Coaches und Ernährungsberater. Sie löst drei Kernprobleme: die rechtssichere, DSGVO-konforme Verwaltung hochsensibler Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), die GebüH-konforme Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern sowie die revisionssichere Behandlungsdokumentation nach § 630f BGB. Anders als Klinik- oder KV-Software ist sie gezielt auf die Realität einer einzelnen Praxis zugeschnitten — ohne Team-, Abteilungs- oder Kassenabrechnungs-Ballast.

3. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Drei Punkte heben PraxisCloud ab. Erstens Datenschutz „Deutschland first": Serverstandort ausschließlich Frankfurt (kein Drittland, kein US-CloudAct-Risiko), AVV automatisch beim Registrieren, Row-Level-Security auf Datenbankebene. Zweitens echte GebüH-Tiefe mit hinterlegtem Ziffernkatalog, ICD-10 und allen Pflichtangaben, sodass Beihilfe und Zusatzversicherungen ohne Rückfragen erstatten. Drittens Fokus statt Überladung — die Software ist für Einzelpraxen gemacht und aus einer echten Praxis entstanden: der Praxis der Ehefrau des Gründers, selbst Heilpraktikerin für Psychotherapie. Der eigentliche „Wettbewerber" ist meist die Zettelwirtschaft, nicht eine andere Software.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Applikation oder eine Installations-Software?

Reine Web-Applikation (Software as a Service). Keine Installation, kein Download, kein lokaler Server, kein IT-Dienstleister nötig. Sie melden sich im Browser an und legen los; Updates werden automatisch eingespielt.

5. Kann die Software auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden (Handy / Tablet)? Gibt es Einschränkungen?

Ja, vollständig. PraxisCloud läuft auf jedem Gerät mit aktuellem Browser und Internetzugang — Windows-PC, Mac, iPad/Tablet und Smartphone — stets mit demselben aktuellen Datenstand. Die Oberfläche ist responsiv; auf dem Smartphone eignen sich vor allem Termin- und Klienten-Schnellzugriffe, während umfangreichere Aufgaben (etwa mehrseitige Rechnungen) am größeren Bildschirm komfortabler sind. Eine App-Installation ist nicht erforderlich.

6. Welche technischen Einschränkungen gibt es? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

Keine besonderen Anforderungen außer einem aktuellen Browser (Chrome, Edge, Firefox oder Safari) und Internetzugang. Betriebssystem-unabhängig, keine spezielle Hardware. Da die Verarbeitung serverseitig läuft, ist auch die Rechenleistung des Endgeräts unkritisch.

Themenfeld 2: Praxismanagement

7. Wie ist die Terminplanung in Ihrer Software umgesetzt?

Über einen integrierten Terminkalender mit Wochen- und Monatsansicht. Termine werden per Klick angelegt, verschoben, abgesagt und dokumentiert. Auf Wunsch geht bei der Terminanlage sofort eine Bestätigungs-E-Mail an den Klienten, und am Vortag verschickt PraxisCloud automatisch eine Terminerinnerung (Sofort-Bestätigung und Reminder im Pro-Plan, jederzeit ein- oder ausschaltbar).

8. Wie ist die Patientenverwaltung in Ihrer Software umgesetzt?

Unbegrenzte Klientenverwaltung: Stammdaten, Anamnesen, Notizen und Dokumente sicher an einem Ort, immer aktuell und griffbereit. Durch Row-Level-Security sieht jede Praxis ausschließlich ihre eigenen Daten. Ergänzend gibt es einen digitalen Anamnesebogen, den Klient/innen vorab über einen persönlichen Link selbst ausfüllen.

9. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Patienten & Kollegen?

Mit Klient/innen: automatische Terminbestätigung und -erinnerung per E-Mail, Versand von Rechnungen als PDF direkt per E-Mail sowie der Anamnese-Link zum Vorab-Ausfüllen. PraxisCloud ist bewusst ein Einzelpraxis-Produkt — eine interne Team- oder Kollegen-Kommunikation (z. B. Chat) gehört nicht zum Funktionsumfang.

Themenfeld 3: Therapie-Unterstützung

10. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Antragstellung?

Offen gesagt: für unsere Zielgruppe nicht relevant. Antrags- und Bewilligungsverfahren mit den gesetzlichen Krankenkassen betreffen approbierte Psychotherapeuten (GKV). PraxisCloud ist für den Selbstzahler- und Privatbereich konzipiert — insbesondere Heilpraktiker für Psychotherapie, die nach GebüH abrechnen. Ein Kassen-Antragswesen gibt es daher bewusst nicht.

11. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung/Anlage von Diagnosen?

Diagnosen werden über ICD-10-Codes erfasst und erscheinen dort, wo sie gebraucht werden — vor allem auf der GebüH-Rechnung mit allen Pflichtangaben. PraxisCloud ist ein Verwaltungs- und Dokumentationswerkzeug, kein diagnostisches Expertensystem; die fachliche Diagnosestellung bleibt bei der Behandlerin oder dem Behandler.

12. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Planung & Erfassung von Leistungen?

Leistungen werden über den hinterlegten GebüH-Ziffernkatalog erfasst und direkt in die Rechnung übernommen; für Coaches und Ernährungsberater ist zudem eine Freitext- oder Stundensatz-Abrechnung möglich. Behandlungstermine werden im Kalender geplant und dokumentiert.

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

Das ist eine Kernfunktion: der § 630f-konforme Sitzungsverlauf je Klient. Ein Eintrag wird beim Abschluss als Version festgeschrieben; spätere Änderungen sind nur als nachvollziehbarer, datierter Nachtrag möglich. Damit ist die Behandlungsdokumentation revisionssicher im Sinne des Patientenrechtegesetzes (Pro-Plan).

14. Welche zusätzlichen fachspezifischen Funktionen bietet Ihre Software?

Digitaler Anamnesebogen mit Klienten-Link, DSGVO-Auskunft nach Art. 15 auf Knopfdruck als PDF (Stammdaten, Termine, Rechnungen, Sitzungsverlauf und Dokumente einer Person) sowie ein KI-Chatbot, der bei organisatorischen Fragen zur Software unterstützt. Der Fokus liegt bewusst auf sicherer Verwaltung und rechtssicherer Dokumentation, nicht auf therapeutischen Testverfahren.

Themenfeld 4: Abrechnung

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit den Kassenärztlichen Vereinigungen?

Nicht unterstützt — und das bewusst. KV-Abrechnung betrifft approbierte, kassenzugelassene Psychotherapeuten. PraxisCloud bedient gezielt den Selbstzahler- und Privatbereich (v. a. Heilpraktiker für Psychotherapie), für den es keine KV-Abrechnung gibt. Wer eine KBV-zertifizierte Kassensoftware benötigt, gehört bewusst nicht zu unserer Zielgruppe.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern?

Das ist die Kernkompetenz. GebüH-konforme Rechnungen mit Ziffern, ICD-10-Diagnosen und allen Pflichtangaben — fertig zur Einreichung bei Beihilfe und privaten Zusatzversicherungen. Export als PDF oder direkter Versand per E-Mail. Mehrseitige Rechnungen werden automatisch sauber umbrochen; ist eine IBAN hinterlegt, erscheint zusätzlich ein GiroCode (QR-Code) zum bequemen Überweisen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung über andere Abrechnungsstellen/Abrechnungsdienstleister?

Eine direkte Schnittstelle zu externen Abrechnungsdienstleistern gehört derzeit nicht zum Funktionsumfang. Da im Selbstzahlerbereich in aller Regel direkt mit dem Klienten abgerechnet wird, erstellen Sie die vollständige, erstattungsfähige Rechnung unmittelbar in PraxisCloud.

Themenfeld 5: Finanzen

18. Mit welchen Auswertungen/Berichten kann das Praxis-Controlling unterstützt werden?

Ein Dashboard zeigt auf einen Blick offene Rechnungen, heutige Termine und die Praxisauslastung. Ergänzend liefert die EÜR-Light-Auswertung (Pro) eine Übersicht über Einnahmen und Betriebsausgaben. Der Zuschnitt entspricht dem Steuerungsbedarf einer Einzelpraxis, nicht einer mehrstufigen Controlling-Suite.

19. Inwiefern können über die Software auch die Zahlungsströme gemanagt / verwaltet werden (Bar / EC / Überweisung)?

PraxisCloud verwaltet den Abrechnungs- und Zahlungsstatus jeder Rechnung (offen / bezahlt) und unterstützt die Überweisung per GiroCode-QR auf der Rechnung. Ein integriertes Kassenbuch oder eine direkte EC-/Payment-Terminal-Anbindung gehört nicht zum Funktionsumfang; Bar- und EC-Zahlungen werden als Einnahme in der EÜR erfasst.

20. Inwiefern unterstützt die Software auch bei der Buchhaltung?

Ja, über eine schlanke Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR-Light, Pro): Sie erfassen Einnahmen und Betriebsausgaben, laden zu jeder Ausgabe einen Beleg hoch (Belegfoto) und erhalten eine EÜR-Auswertung als Grundlage für die Steuererklärung. Das ersetzt keine Steuerberatung, deckt aber den laufenden Bedarf einer Einzelpraxis ab.

Themenfeld 6 „Sonstiges"

21. Wie ist Ihre Software beim Thema Datenschutz aufgestellt?

Datenschutz ist das Fundament von PraxisCloud. Alle Daten liegen ausschließlich auf Servern in Frankfurt am Main (kein Drittland), AES-256-verschlüsselt in Übertragung und Speicherung. Der AVV nach Art. 28 DSGVO wird automatisch beim Registrieren geschlossen. Hinzu kommen Row-Level-Security auf Datenbankebene (jede Praxis sieht nur ihre eigenen Daten), Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatischer Sitzungs-Timeout und eine Art-15-Auskunftsfunktion auf Knopfdruck. Zuständige Aufsichtsbehörde: LfDI Baden-Württemberg.

22. Mit welchem Support können Ihre Kunden rechnen — im Praxis-Alltag und beim Software-Wechsel (Wechsel-Service / kostenlose Testversion)?

Ein Monat kostenlos testen, ohne Kosten in der Testphase und jederzeit kündbar. Der Support richtet sich nach dem Plan: E-Mail-Support (Starter), Prioritäts-Support (Pro) bis hin zu Chat und Telefon (Ultra). Für den Umstieg von einem Altsystem bietet der Pro-Plan eine persönliche 1:1-Einrichtungshilfe samt Datenübernahme, sodass der Wechsel aktiv begleitet wird.

23. Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software und wie sind die Vertragslaufzeiten?

Drei Pläne, transparent und ohne versteckte Kosten: Starter 17 €/Monat (14 €/Monat bei Jahreszahlung), Pro 29 €/Monat (25 €/Monat jährlich), Ultra 49 €/Monat (42 €/Monat jährlich). Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate gratis. Es gibt keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar, und einen Monat kostenlos zum Testen. Alle Pläne enthalten Serverstandort Deutschland, AVV und DSGVO-Konformität. (Preise Stand Juli 2026.)

Schlussplädoyer

24. Für welche Psychotherapie-Praxen sehen Sie Ihre Software als optimal an — und für welche ggf. nur mit Abstrichen?

Optimal für therapeutisch und beratend tätige Einzelpraxen im Selbstzahler- und Privatbereich, die Wert auf deutschen Serverstandort und rechtssichere Dokumentation legen — allen voran Heilpraktiker/innen für Psychotherapie, dazu Voll-Heilpraktiker, Osteopathen, Coaches und Ernährungsberater. Ideal für den Schritt von Excel und Papier zur ersten echten Praxissoftware. Nur mit Abstrichen — bzw. bewusst nicht die Zielgruppe — sind approbierte, kassenzugelassene Psychotherapeuten mit KV-Abrechnung und Kassen-Antragswesen sowie größere Gemeinschaftspraxen und MVZ mit Team- und Abteilungsstrukturen. Wer diese GKV-Funktionen braucht, ist mit einer KBV-zertifizierten Lösung besser bedient; wer eine schlanke, datenschutzstarke Software für die Privat- und Selbstzahlerpraxis sucht, findet in PraxisCloud einen sehr fokussierten Partner.