Synaptos im Test: Funktionen, Vorteile & Erfahrungen mit der Psychotherapie-Software

Technik

• Webbasierte Anwendung (SaaS): Synaptos ist eine webbasierte Anwendung (Software as a Service, SaaS), die keine Installation auf lokalen Geräten erfordert.

• Zugriff von verschiedenen Endgeräten: Der Zugriff ist von verschiedenen Endgeräten wie PCs, Laptops, Tablets und Smartphones möglich, unabhängig vom verwendeten Betriebssystem.

Voraussetzungen: Einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung und ein aktueller Webbrowser wie Chrome, Firefox, Safari oder Edge.

Funktionen

Praxismanagement

Terminplanung

Synaptos bietet eine umfassende und flexible Terminverwaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse von Psychotherapeuten zugeschnitten ist. Die Software ermöglicht eine effiziente Organisation des Praxisalltags durch folgende Funktionen:

• Kalendersynchronisation: Der Praxiskalender kann mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets synchronisiert werden. Ein Inkognitomodus sorgt dafür, dass Patientennamen geschützt bleiben.

• Serientermine und Wiederholungen: Es können Wiederholungstermine angelegt werden, die ideal auf die Abläufe von Therapeuten abgestimmt sind.

• Gruppenkalender: Für Praxen mit mehreren Angestellten bietet der Gruppenkalender individuelle Spalten für jeden Therapeuten sowie die Möglichkeit, Räume und Arbeitszeiten zu koordinieren.

• Automatische Terminerinnerungen: Terminerinnerungen können per SMS (zum Tarif von € 0,10 pro SMS netto über den SMS-Provider iBasis) oder E-Mail versendet werden, um Ausfallzeiten zu reduzieren.

• Online-Terminbuchung: Patienten können ausgewählte Leistungen direkt über die Website buchen, wobei die Termine automatisch mit dem Praxiskalender in Synaptos synchronisiert werden.

• Farben und Symbole: Termine können mit Farben und Symbolen markiert werden, um Standorte und Leistungen übersichtlich zu kennzeichnen.

• Termin kopieren: Wiederkehrende Termine können einfach kopiert und in den Kalender eingefügt werden.

• Feiertagskalender: Feiertage sind im Praxiskalender bereits eingetragen, mit der Möglichkeit, individuelle Arbeitszeiten festzulegen.

• Terminlisten drucken: Patienten können eine Übersicht ihrer Termine erhalten, die mit wenigen Klicks erstellt und ausgedruckt werden kann.

• Terminausfälle dokumentieren: Kurzfristige Absagen und Ausfälle können dokumentiert und bei Bedarf Ausfallkosten berechnet werden.

• Warteliste verwalten: Patienten können auf eine Warteliste gesetzt und mit Priorität und Terminwünschen versehen werden, um bei Ausfällen nachzurücken.

• Standarddauer festlegen: In den Kalendereinstellungen kann eine feste Standarddauer für Termine festgelegt werden, die automatisch beim Erstellen eines neuen Termins übernommen wird.

• Arbeitszeiten verwalten: Die individuellen Arbeitszeiten können festgelegt werden, um freie Kapazitäten für Patienten besser zu erkennen.

Diese Funktionen ermöglichen eine strukturierte und effiziente Terminplanung, die den spezifischen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen gerecht wird.

Patientenverwaltung

Synaptos bietet eine umfassende Patientenverwaltungsfunktion, die speziell auf die Bedürfnisse von Psychotherapeuten zugeschnitten ist. Die Software ermöglicht eine effiziente Organisation des Praxisalltags durch folgende Funktionen:

• Zentrale Patientenakte: Alle relevanten Patientendaten, einschließlich persönlicher Informationen, Behandlungsverläufe und Dokumente, werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

• Individuell anpassbare Befundvorlagen: Therapeuten können eigene Befundvorlagen erstellen und an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, um eine strukturierte Dokumentation zu gewährleisten.

• Dokumentenupload: Externe Dokumente, wie Arztberichte oder Laborbefunde, können direkt in die Patientenakte hochgeladen und verwaltet werden.

• Historisierung: Alle Änderungen innerhalb der Patientenakte werden automatisch versioniert, sodass der Verlauf der Behandlung nachvollziehbar bleibt.

• Gruppendokumentation: In Gemeinschaftspraxen oder bei Teambehandlungen kann die Dokumentation mit dem Einverständnis der Patienten im Team geteilt werden, um eine konsistente Behandlung zu gewährleisten.

• Integration von ICD-10-Codes: Diagnosen können mit den entsprechenden ICD-10-Codes versehen werden, die bei Bedarf auch auf Rechnungen erscheinen.

• Finanzübersicht pro Patient: In der Patientenakte befindet sich eine übersichtliche Darstellung aller finanziellen Aspekte, einschließlich offener Rechnungen, Vorauszahlungen und Gutscheinen.

Diese Funktionen ermöglichen eine strukturierte und effiziente Patientenverwaltung, die den spezifischen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen gerecht wird.

Patientenkommunikation

Durch Funktionen wie automatische Terminerinnerungen und die Möglichkeit, Nachrichten direkt über die Software zu versenden, wird die Kommunikation mit den Patienten verbessert. Dies führt zu höherer Patientenzufriedenheit und weniger Terminabsagen.

Therapie-Unterstützung

Antragstellung

Synaptos bietet derzeit keine speziellen Formulare oder automatisierten Prozesse zur Antragstellung bei Krankenkassen. Über die frei gestaltbare Dokumentation und individuell anpassbare Vorlagen lassen sich jedoch eigene Workflows für die Antragsvorbereitung abbilden.

Erstellung / Anlage von Diagnosen

Synaptos bietet umfassende Funktionen zur Dokumentation und Verwaltung von Diagnosen, die speziell auf die Bedürfnisse von Psychotherapeuten zugeschnitten sind. Die Software ermöglicht eine effiziente Organisation des Praxisalltags durch folgende Funktionen:

• Individuell anpassbare Befundvorlagen: Therapeuten können eigene Befundvorlagen erstellen und an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, um eine strukturierte Dokumentation zu gewährleisten. Diese Vorlagen können auf Termin- oder Serienbasis konfiguriert werden.

• Integration von ICD-10-Codes: Diagnosen können mit den entsprechenden ICD-10-Codes versehen werden. Therapeuten haben die Möglichkeit, die für ihre Arbeit relevanten Codes zu aktivieren und direkt in Behandlungsterminen oder Verordnungen zu hinterlegen. Bei Bedarf können diese Diagnosen auch auf Rechnungen angedruckt werden.

• Dokumentation von Diagnosen: Innerhalb der Behandlungsansicht können durchgeführte Termine dokumentiert und Diagnosen eingetragen werden. Therapeuten können entweder die ICD-10-Codes aus dem System nutzen oder eigene Diagnosen hinterlegen.

• Therapieberichte: Es besteht die Möglichkeit, individuelle Therapieberichte zu erstellen, die aus verschiedenen Bausteinen wie Textfeldern, Auswahllisten und Gruppenelementen bestehen können. Diese Berichte können direkt in der Behandlung erstellt, ausgefüllt und als PDF-Datei exportiert werden.

Diese Funktionen ermöglichen eine strukturierte und effiziente Dokumentation von Diagnosen, die den spezifischen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen gerecht wird.

Planung & Erfassung von Leistungen

Synaptos bietet umfassende Funktionen zur Planung und Erfassung von Behandlungsleistungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Psychotherapeuten zugeschnitten sind. Die Software ermöglicht eine effiziente Organisation des Praxisalltags durch folgende Funktionen:

• Leistungserfassung und -verwaltung: Therapeuten können unter "Stammdaten > Leistungen" sämtliche angebotenen Leistungen definieren, einschließlich Beratungen, Therapieeinheiten, Gutscheine oder Produkte. Diese Leistungen können mit Preisen, Umsatzsteuer und Bezeichnungen versehen werden. Die erfassten Leistungen stehen dann zur Auswahl bei der Erstellung von Rechnungen.

• Integration von Verordnungen: Für Behandlungen, die mit der Krankenkasse abgerechnet werden sollen, können Verordnungen im System erfasst werden. Dabei müssen relevante Informationen wie Überweisungsdatum, Abgabedatum der Verordnung, zuweisender Arzt mit Vertragspartnernummer und Fachgebiet, ärztliche Diagnose sowie Anzahl und Art der verordneten Leistungen hinterlegt werden.

• Direktabrechnung mit ELDA: In Österreich können Vertragstherapeuten über das integrierte ELDA-Abrechnungscockpit direkt mit den Krankenkassen abrechnen. Nach Aktivierung der ELDA-Direktabrechnung im Einstellungsmenü können Exportdateien erstellt und über das ELDA-Portal hochgeladen werden.

• Abrechnungsservice mit RZH: In Deutschland ermöglicht Synaptos die einfache Erfassung von Abrechnungsdaten, die direkt über eine Schnittstelle an das RZH (Rechenzentrum für Heilberufe) gesendet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den Abrechnungsprozess.

• Produktverkauf: Ab dem Sorglos-Paket können Therapeuten einzelne Rechnungen für Produkte erfassen, ohne dass eine Behandlung angelegt werden muss. Produkte können unter "Stammdaten > Leistungen" als solche kategorisiert und mit Preis, Umsatzsteuer und Bezeichnung versehen werden.

• DATEV-Export: Für deutsche Nutzer bietet Synaptos eine DATEV-Export-Funktion, die es ermöglicht, Steuerdaten direkt und konform an den Steuerberater zu übermitteln. Dies erleichtert den Jahresabschluss und spart Zeit sowie Kosten.

Diese Funktionen ermöglichen eine strukturierte und effiziente Planung sowie Erfassung von Leistungen, die den spezifischen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen gerecht wird.

Behandlungs-Dokumentation

Synaptos unterstützt Psychotherapeuten bei der strukturierten und rechtssicheren Dokumentation ihrer therapeutischen Arbeit durch eine Reihe intuitiver und praxistauglicher Werkzeuge. Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung:

• Interaktive Bodycharts: Mit dem integrierten Bodychart-Modul können körperliche Beschwerden oder Behandlungsareale direkt visuell dokumentiert werden. Der Therapeut kann entsprechende Stellen am Körper markieren und Notizen hinterlegen. Dies erleichtert Verlaufskontrollen sowie interdisziplinäre Kommunikation.

• Schmerzskalen (z. B. VAS): Synaptos ermöglicht die Einbindung von visuellen Analogskalen zur Bewertung von Schmerzintensität und -verlauf. Diese können regelmäßig erhoben und im System nachvollzogen werden.

• Individuell konfigurierbare Dokumentationsfelder: Je nach Fachrichtung oder Arbeitsweise lassen sich Dokumentationsfelder anpassen. Dazu gehören unter anderem freie Texteingaben, Auswahlfelder, numerische Skalen oder Checkboxen.

• Verknüpfung mit Behandlungsterminen: Die Dokumentation erfolgt jeweils im Kontext eines konkreten Behandlungstermins, wodurch eine präzise und chronologische Darstellung des Therapieverlaufs möglich ist.

• PDF-Export & Druckfunktionen: Jede Dokumentation kann als PDF-Datei gespeichert, ausgedruckt oder zu Dokumentationszwecken an Kooperationspartner (z. B. überweisende Ärzte) übergeben werden.

• Revisionssicherheit durch Versionierung: Änderungen an Dokumentationen werden nachvollziehbar gespeichert, sodass auch bei späterer Einsicht Klarheit über den Dokumentationszeitpunkt besteht.

Diese Funktionen ermöglichen eine anschauliche, strukturierte und zugleich flexible Behandlungsdokumentation, die sowohl den therapeutischen Anforderungen als auch den rechtlichen Rahmenbedingungen gerecht wird.

Weitere fachspezifische Funktionen

Neben den grundlegenden Funktionen zur Terminorganisation, Abrechnung und Dokumentation bietet Synaptos zusätzliche Werkzeuge, die speziell auf die Anforderungen psychotherapeutischer Praxen zugeschnitten sind:

• Diktierfunktion
  Synaptos ermöglicht es Therapeut:innen, Befunde und Notizen direkt per Spracheingabe zu erfassen. Dies erleichtert die Dokumentation während oder nach einer Sitzung und spart Zeit.

• Vorlagen für Behandlungsdokumentationen
  Wiederkehrende Behandlungsverläufe oder typische Dokumentationsmuster können als Vorlage gespeichert werden. Dies erhöht die Konsistenz und spart Zeit bei der Nachbereitung.

• Therapieberichte mit strukturierter Gliederung
  Synaptos erlaubt es, individuelle Therapieberichte anzulegen, die aus verschiedenen Elementen wie Textfeldern, Checkboxen und Skalen bestehen. Diese Struktur ermöglicht eine standardisierte und nachvollziehbare Aufbereitung therapeutischer Prozesse.

• Unterstützung von Gruppentherapie
  Synaptos bietet spezielle Funktionen zur Verwaltung von Gruppenbehandlungen. Gruppentermine lassen sich für mehrere Patient:innen gleichzeitig anlegen und auswerten.

• Mehrsprachigkeit und flexible Felder
  Die Software unterstützt die Erfassung von Notizen in verschiedenen Sprachen und lässt sich in Feldern, Formulierungen und Struktur an individuelle Praxisbedürfnisse anpassen.

Diese zusätzlichen Funktionen erleichtern den Alltag von Psychotherapeut:innen und verbessern sowohl die Qualität der Dokumentation als auch die Effizienz interner Abläufe.

Abrechnung

Abrechnung mit den Gesetzlichen Krankenkassen bzw. Kassenärztlichen Vereinigungen

Synaptos bietet umfassende Funktionen zur Unterstützung der Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen in Deutschland und Österreich:

Deutschland: Integration mit RZH

In Deutschland ermöglicht Synaptos die Zusammenarbeit mit dem RZH Rechenzentrum für Heilberufe. Abrechnungsdaten können exportiert und zur Weiterverarbeitung an das RZH übermittelt werden.

Österreich: ELDA-Direktabrechnung und WAHonline

In Österreich ist Synaptos vollständig in das ELDA-System integriert, das den elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ermöglicht. Vertragstherapeut:innen können über das ELDA-Abrechnungscockpit direkt mit den Krankenkassen abrechnen. Darüber hinaus unterstützt Synaptos die WAHonline-Honorarnotenmeldung, wodurch bezahlte Honorarnoten elektronisch an die Krankenkassen übermittelt werden können.

Diese Funktionen erleichtern Therapeut:innen die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen und tragen zu einer effizienten Praxisführung bei.

Abrechnung mit Privatpatienten/Selbstzahlern

Synaptos bietet umfassende Funktionen zur effizienten Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern. Die Software ermöglicht eine strukturierte und transparente Verwaltung aller abrechnungsrelevanten Prozesse:

Leistungserfassung und Rechnungsstellung

Therapeut:innen können erbrachte Leistungen direkt im System erfassen und mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen. Dabei können individuelle Preise, Steuersätze und Leistungsbeschreibungen hinterlegt werden.

Finanzübersicht und Mahnwesen

Das integrierte Finanzcockpit bietet einen Überblick über offene Posten, Zahlungseingänge und -ausstände. Bei ausbleibenden Zahlungen unterstützt ein mehrstufiges Mahnwesen den automatisierten Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Honorarvereinbarungen und Kostenerstattung

Für Patient:innen, die eine Kostenerstattung bei ihrer privaten Krankenversicherung beantragen möchten, können Honorarvereinbarungen erstellt werden. Diese enthalten alle notwendigen Informationen gemäß der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) und erleichtern die Kommunikation mit den Versicherungen.

Rechnungsvorlagen und QR-Code-Zahlungen

Rechnungen können individuell gestaltet und mit einem QR-Code versehen werden, der die Bezahlung für Patient:innen vereinfacht. Dies erhöht die Professionalität und Effizienz der Abrechnungsprozesse.

Exportfunktionen für Steuerberater

Die Software bietet eine DATEV-Export-Funktion, die es ermöglicht, steuerrelevante Daten direkt und konform an den Steuerberater zu übermitteln. Dies erleichtert den Jahresabschluss und spart Zeit sowie Kosten.

Diese Funktionen ermöglichen eine transparente und effiziente Abrechnung mit Privatpatienten und Selbstzahlern, die den spezifischen Anforderungen psychotherapeutischer Praxen gerecht wird.

Abrechnung über Abrechnungsdienstleister/Abrechnungsstellen

Synaptos unterstützt Therapeut:innen in Deutschland bei der effizienten Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen durch die Integration von Abrechnungsdienstleistern. Insbesondere die Zusammenarbeit mit dem RZH Rechenzentrum für Heilberufe ermöglicht eine direkte und fehlerfreie Übermittlung von Abrechnungsdaten.

Vorteile der Zusammenarbeit mit Abrechnungsdienstleistern

• Professionelle Abrechnungsexpertise: Abrechnungsdienstleister verfügen über umfangreiche Erfahrung und Fachkenntnisse im Umgang mit den komplexen Abrechnungsanforderungen der deutschen Krankenkassen.

• Zeitersparnis für Therapeut:innen: Durch die Auslagerung der Abrechnungsaufgaben können Therapeut:innen wertvolle Zeit sparen, die sie stattdessen für die Betreuung ihrer Patient:innen nutzen können.

• Reduzierung von Abrechnungsfehlern: Ein professioneller Abrechnungsdienstleister minimiert das Risiko von Fehlern, indem er die Abrechnungen sorgfältig überprüft und sicherstellt, dass sie den Anforderungen der Krankenkassen entsprechen.

• Transparente Abrechnungsprozesse: Therapeut:innen erhalten Zugang zu transparenten Abrechnungsprozessen und regelmäßigen Berichten über den Abrechnungsstatus und Zahlungseingänge.

Integration in Synaptos

Die Zusammenarbeit mit Abrechnungsdienstleistern ist nahtlos in Synaptos integriert. Therapeut:innen können Abrechnungsdaten direkt aus der Software an den Dienstleister übermitteln, der die Erstellung und Einreichung der Abrechnungen sowie die Kommunikation mit den Krankenkassen übernimmt.

Diese Integration ermöglicht eine effiziente und zuverlässige Abwicklung der Abrechnungsprozesse, sodass sich Therapeut:innen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Finanzen 

Praxis-Controlling

Synaptos bietet umfassende Funktionen für das Praxis-Controlling, die speziell auf die Bedürfnisse von Therapeut:innen zugeschnitten sind. Diese ermöglichen eine transparente Überwachung der finanziellen und operativen Kennzahlen der Praxis.

Finanzcockpit

Das integrierte Finanzcockpit von Synaptos bietet einen klaren Überblick über die finanzielle Situation der Praxis. Es zeigt Einnahmen, Ausgaben, offene Posten und Zahlungseingänge in Echtzeit an. Diese Transparenz ermöglicht es Therapeut:innen, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln.

Auswertungen und Berichte

Synaptos ermöglicht die Erstellung detaillierter Auswertungen und Berichte, die individuell angepasst werden können. Dazu gehören unter anderem:

• Umsatzanalysen: Vergleich von Einnahmen über verschiedene Zeiträume hinweg.

• Leistungsstatistiken: Auswertung der erbrachten Leistungen nach Art, Häufigkeit und Umsatz.

• Patientenstatistiken: Analyse der Patientenzahlen, -herkünfte und -verläufe.

• Kostenanalysen: Überblick über laufende Kosten und deren Entwicklung.

Diese Berichte unterstützen Therapeut:innen dabei, betriebliche Abläufe zu optimieren und strategische Entscheidungen auf fundierter Datenbasis zu treffen.

Exportfunktionen

Für die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen oder zur weiteren Datenverarbeitung bietet Synaptos vielfältige Exportmöglichkeiten:

• DATEV-Export: Standardisierter Export für die direkte Weiterverarbeitung in DATEV-Systemen.

• CSV-Export: Flexibler Datenexport zur individuellen Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationsprogrammen.

Diese Funktionen erleichtern die Buchhaltung und den Jahresabschluss erheblich.

Vergleich mit Vorjahren

Synaptos ermöglicht den Vergleich aktueller Kennzahlen mit denen aus Vorjahren. Dies hilft, Trends zu erkennen, Wachstumschancen zu identifizieren und die Entwicklung der Praxis objektiv zu bewerten.

Integration mit anderen Modulen

Das Praxis-Controlling ist nahtlos mit anderen Modulen von Synaptos integriert, wie z. B. der Terminplanung, der Leistungsdokumentation und der Abrechnung. Dies gewährleistet konsistente Daten und reduziert den administrativen Aufwand.

Mit diesen Funktionen bietet Synaptos ein leistungsstarkes Werkzeug für das Praxis-Controlling, das Therapeut:innen dabei unterstützt, ihre Praxis effizient und erfolgreich zu führen.

Management/Verwaltung von Zahlungen

Synaptos bietet umfassende Funktionen für das Management und die Verwaltung von Zahlungen in therapeutischen Praxen. Die Software unterstützt verschiedene Zahlungsarten und bietet Werkzeuge zur effizienten Zahlungsabwicklung.

Unterstützte Zahlungsarten

• Barzahlungen und Kartenzahlungen: Synaptos ermöglicht die Erfassung von Barzahlungen sowie bargeldlosen Zahlungen wie EC- und Kreditkartenzahlungen. Bei Barzahlungen wird automatisch ein Beleg erstellt, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

• Überweisungen: Zahlungen per Überweisung können manuell den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden. Eine direkte Integration mit Bankkonten zur automatischen Zuordnung von Zahlungseingängen ist derzeit nicht verfügbar.

Zahlungsmanagement-Funktionen

• Finanzcockpit: Das integrierte Finanzcockpit bietet einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben, offene Posten und Zahlungseingänge. Dies ermöglicht eine transparente Überwachung der finanziellen Situation der Praxis.

• Mahnwesen: Synaptos verfügt über ein mehrstufiges Mahnwesen, das automatisierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen ermöglicht. Offene Posten werden farblich markiert, um überfällige Zahlungen leicht zu identifizieren.

• QR-Code auf Rechnungen: Rechnungen können mit einem QR-Code versehen werden, der die Bankdaten und den Betrag enthält. Dies erleichtert Patient:innen die Überweisung des offenen Betrags.

• Gutscheine und Gutschriften: Die Software ermöglicht die Verwaltung von Gutscheinen und die Erstellung von Gutschriften bei Überzahlungen oder Stornierungen.

Exportfunktionen

• DATEV-Export: Synaptos bietet eine DATEV-Export-Funktion, die es ermöglicht, steuerrelevante Daten direkt und konform an den Steuerberater zu übermitteln.

• CSV-Export: Für die individuelle Weiterverarbeitung können Daten im CSV-Format exportiert werden.

Diese Funktionen unterstützen Therapeut:innen dabei, Zahlungsströme effizient zu verwalten und die finanzielle Übersicht über ihre Praxis zu behalten.

Buchhaltung

Synaptos unterstützt Therapeut:innen bei der strukturierten, rechtssicheren und zeitsparenden Verwaltung aller buchhalterischen Prozesse innerhalb der Praxis. Die Software bündelt Einnahmen, Ausgaben und Dokumentationen in einem zentralen System, das eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen ermöglicht.

Finanzcockpit

Das integrierte Finanzcockpit liefert einen aktuellen Überblick über:

• Einnahmen und Ausgaben,

• offene Posten,

• Zahlungseingänge und

• den allgemeinen Liquiditätsstatus.

Diese Transparenz ermöglicht es Therapeut:innen, finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und betriebliche Entscheidungen datenbasiert zu treffen.

Ausgabenverwaltung mit smartScan

Mit der kostenlosen App smartScan können Belege direkt per Smartphone fotografiert und automatisch ins Synaptos-System hochgeladen werden. Die App erkennt dabei automatisch:

• Betrag,

• Datum,

• Steueranteil (bei QR-Codes),

• und ordnet die Belege direkt der richtigen Buchung zu.

Das erleichtert die papierlose Buchführung und spart Zeit bei der Belegsortierung.

Exportfunktionen für Steuerberater:innen

Für eine reibungslose Übergabe der Buchhaltungsdaten stehen zwei gängige Formate zur Verfügung:

• DATEV-Export: kompatibel mit allen gängigen Steuerberatungssoftwares.

• CSV-Export: für individuelle Auswertungen und eigene Tabellenverarbeitung.

Die Exporte beinhalten strukturierte Informationen zu Einnahmen, Ausgaben, Mahnstatus, Rechnungsnummern und weiteren abrechnungsrelevanten Feldern.

Jahresabschlussvorbereitung

Alle für den Jahresabschluss relevanten Daten lassen sich über einen einzigen Klick im ZIP-Format zusammenstellen. Optional kann die Datei mit einem Passwort geschützt werden. Inhalte dieses Exports:

• Jahresübersicht Einnahmen/Ausgaben,

• Belegarchiv (z. B. via smartScan),

• Umsatzstatistiken je Leistung/Abrechnungskreis.

Abrechnungskreise

Für zusätzliche Einnahmequellen wie Gruppensitzungen, Workshops oder Produktverkäufe lassen sich separate Abrechnungskreise einrichten. Diese ermöglichen:

• eine differenzierte Auswertung je Bereich,

• eine saubere Trennung in der Buchhaltung und

• eine vereinfachte steuerliche Kategorisierung.

Synaptos bietet ein umfassendes und praxisnahes Buchhaltungssystem, das sowohl im Alltag als auch im Jahresabschluss wesentliche administrative Aufgaben automatisiert. Die Kombination aus digitalen Belegtools, flexiblen Exporten und transparenter Finanzübersicht reduziert den Aufwand und erhöht die Buchhaltungsqualität in der therapeutischen Praxis.

Schnittstellen

Synaptos bietet eine Vielzahl von Schnittstellen, die eine nahtlose Integration mit externen Systemen und Dienstleistern ermöglichen. Diese Konnektivität hilft Therapeut:innen dabei, administrative Abläufe zu vereinfachen und Zeit zu sparen.

ELDA-Schnittstelle (Österreich)

In Österreich ist Synaptos vollständig in das ELDA-System integriert, das den elektronischen Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern ermöglicht. Die Software unterstützt sowohl die:

• eld@ Direktverrechnung (Vertragsabrechnung) als auch

• eld@ WAHonline-Honorarnotenmeldung (für Wahltherapeut:innen).

Dadurch können Abrechnungen schnell, papierlos und fehlerfrei abgewickelt werden.

RZH-Schnittstelle (Deutschland)

Für deutsche Nutzer:innen besteht eine direkte Anbindung an das RZH Rechenzentrum für Heilberufe. Über diese Schnittstelle können Abrechnungsdaten elektronisch an das RZH übermittelt werden – ideal für eine effiziente Zusammenarbeit mit den gesetzlichen Krankenkassen in Deutschland.

Kalendersynchronisation

Die Kalendersynchronisation ermöglicht es, Termine aus dem Synaptos-Kalender auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets darzustellen. Ein integrierter Inkognitomodus schützt sensible Patientendaten, indem z. B. Namen in der mobilen Ansicht ausgeblendet werden.

Exportfunktionen für Buchhaltung

Für eine professionelle Buchführung und die Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen bietet Synaptos zwei standardisierte Exportformate:

• DATEV-Export: kompatibel mit Steuerkanzlei-Software für reibungslose Übergabe der Buchhaltungsdaten.

• CSV-Export: zur individuellen Weiterverarbeitung und Auswertung in Tabellenkalkulationsprogrammen.

Diese Exportfunktionen unterstützen u. a. den Jahresabschluss und die Einnahmen-Ausgaben-Dokumentation.

Mit diesen Schnittstellen ermöglicht Synaptos eine reibungslose und datensichere Verbindung zu externen Systemen – sowohl für die Abrechnung mit Kassen als auch für die Buchhaltung und Terminverwaltung. Dadurch werden viele manuelle Schritte automatisiert und der Praxisalltag effizienter gestaltet.

Datenschutz

Der Schutz sensibler Patientendaten ist für therapeutische Praxen von höchster Bedeutung. Synaptos unterstützt Therapeut:innen dabei, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zuverlässig zu erfüllen und eine sichere Datenverarbeitung im Praxisalltag zu gewährleisten.

DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Synaptos stellt sicher, dass alle personenbezogenen und gesundheitsbezogenen Daten gemäß den Vorgaben der DSGVO verarbeitet werden. Dies umfasst unter anderem:

• Vertraulichkeit: Zugriff auf Daten nur durch autorisierte Personen.

• Integrität: Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Korrektheit der Daten.

• Verfügbarkeit: Daten sind für berechtigte Nutzer:innen jederzeit zugänglich.

• Authentizität: Verifikation der Echtheit von Daten und Kommunikationspartnern.

Diese Prinzipien sind essenziell, um die Rechte der Patient:innen zu schützen und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Um den Datenschutz zu gewährleisten, implementiert Synaptos verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen:

• Datenverschlüsselung: Alle elektronischen Patientendaten werden verschlüsselt gespeichert und übertragen.

• Regelmäßige Sicherheitsupdates: Die Software wird kontinuierlich aktualisiert, um Sicherheitslücken zu schließen.

• Zugriffsmanagement: Feingranulare Benutzerrechte ermöglichen die Kontrolle darüber, wer auf welche Daten zugreifen kann.

• Schulungen: Mitarbeiter:innen werden regelmäßig im Umgang mit sensiblen Daten geschult.

Diese Maßnahmen tragen dazu bei, Datenlecks zu verhindern und die Integrität der Praxisdaten zu sichern.

Auftragsverarbeitung und Datenweitergabe

Synaptos agiert als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Es werden nur die Daten verarbeitet, die für die Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen erforderlich sind. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen oder mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Personen.

Zur Umsetzung der DSGVO stellt Synaptos auf Anfrage entsprechende Vorlagen für Auftragsverarbeitungsverträge bereit.

Patientenrechte und Dokumentation

Patient:innen haben das Recht auf:

• Auskunft: Informationen darüber, welche Daten gespeichert werden.

• Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten.

• Löschung: Entfernung nicht mehr benötigter Daten.

• Einschränkung der Verarbeitung: Begrenzung der Nutzung ihrer Daten.

• Datenübertragbarkeit: Übermittlung ihrer Daten in einem strukturierten Format.

Synaptos erleichtert die Umsetzung dieser Rechte durch entsprechende Funktionen in der Software, wie z. B. Export- und Löschfunktionen.

Synaptos bietet Therapeut:innen eine umfassende Unterstützung bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Durch technische Sicherheitsmaßnahmen, klare Prozesse und rechtliche Konformität wird der Schutz sensibler Patientendaten gewährleistet.

Preise / Kosten

Synaptos bietet vier aufeinander aufbauende Softwarepakete sowie ein Zusatzpaket für Gruppenpraxen an. Die Preisstruktur richtet sich nach Funktionsumfang, Nutzerzahl und Abrechnungsart (monatlich oder jährlich). Alle Preisangaben verstehen sich netto (zzgl. MwSt.).

1. Gründer-Paket

• Monatlich: 30,00 €

• Jährlich: 29,00 €/Monat

Enthaltene Funktionen:

• Intuitive Terminplanung

• Einfache Rechnungserstellung

• Interaktive Bodychart

• SMS-Terminerinnerungen

• Dokumentation mit Änderungsverlauf

• Support & Updates

• Finanzexport

2. Einsteiger-Paket

• Monatlich: 45,00 €

• Jährlich: 43,00 €/Monat

Zusätzliche Funktionen:

• Registrierkasse (AT)

• ELDA Direktverrechnung (AT)

• RZH-Abrechnung (DE)

• Online-Terminbuchung

• Wiederholungstermine

• E-Mail-Versand & -Erinnerung

• Honorarvereinbarungen

3. Sorglos-Paket

• Monatlich: 86,00 €

• Jährlich: 83,00 €/Monat

Zusätzliche Funktionen:

• Ausgabenverwaltung

• Mahnwesen & Gutscheinverwaltung

• Standortverwaltung

• Kalenderfunktionen (z. B. Kopierfunktion)

• Datenimportservice

• Externe Kalendersynchronisation

4. Premium-Paket

• Monatlich: 112,00 €

• Jährlich: 108,00 €/Monat

Zusätzliche Funktionen:

• Benutzer- und Rechteverwaltung

• Gruppen- und Assistenzfunktionen

• Expertenmodus

• Individuelle Stammdatenfelder

Zusatzpaket für angestellte Therapeut:innen

Für Gruppenpraxen steht ein Add-on zur Verfügung:

• Monatlich: 30,00 €/Person

Enthalten:

• Kalender- und Terminverwaltung

• Patientenakte & Dokumentation

• Gruppenkalender

• Rechnungserstellung

Vertragslaufzeiten & Rabatte

• Monatlich kündbar: 30 Tage zum Monatsende

• Jährlich: Bindung für 12 Monate, rabattierter Preis

Gemeinschaftspraxis-Rabatte:

• 10 % Rabatt ab 2 selbstständigen Nutzer:innen

• 20 % Rabatt ab 5 selbstständigen Nutzer:innen

Neukundenrabatt (DE):

Mit dem Code synaptos20: 20 % Rabatt auf die gesamte Vertragslaufzeit.

Support

Ein zuverlässiger Support ist für Therapeut:innen entscheidend – sowohl im laufenden Praxisbetrieb als auch beim Wechsel von einem anderen Softwareanbieter. Synaptos bietet ein breites Unterstützungsangebot, das auf die Bedürfnisse psychotherapeutischer Praxen in Deutschland und Österreich zugeschnitten ist.

Hilfe-Center & FAQ

Das umfangreiche Online-Hilfe-Center steht rund um die Uhr zur Verfügung. Es enthält detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu allen Softwarefunktionen, Erklärvideos und bebilderte Tutorials sowie eine strukturierte FAQ-Sektion mit häufig gestellten Fragen. Die Inhalte decken unter anderem Themen wie Terminplanung, Abrechnung, Dokumentation, Datenschutz und Buchhaltung ab. Das Hilfe-Center ist unter den Adressen hilfe-center.synaptos.at und hilfe-center.synaptos.de erreichbar.

Persönlicher Support

Synaptos bietet persönlichen Support über mehrere Kanäle:

• Telefonischer Support ist erreichbar von Montag bis Donnerstag zwischen 08:00 und 15:00 Uhr sowie freitags von 08:00 bis 13:00 Uhr.

• Der E-Mail-Support reagiert in der Regel innerhalb eines Werktags auf Anfragen.

• Zusätzlich steht ein Support-Ticket-System zur Verfügung, über das gezielte Anfragen gestellt und nachvollzogen werden können.

Webinare & Schulungsangebote

Regelmäßig veranstaltet Synaptos kostenlose Online-Webinare, in denen sowohl Einsteiger:innen als auch Fortgeschrittene geschult werden. Die Inhalte umfassen unter anderem die Systemeinführung, Abrechnung mit Krankenkassen und Selbstzahlern sowie Tipps zur Praxisorganisation und Dokumentation. Die Anmeldung erfolgt über die Synaptos-Website.

Wechselservice & Testversion

Für Nutzer:innen, die von einem anderen Anbieter umsteigen möchten, bietet Synaptos einen Wechselservice an. Dieser beinhaltet die Datenübernahme von Patient:innenakten, Terminen und Stammdaten sowie Unterstützung bei der Systemeinrichtung – abhängig vom gewählten Paket, beispielsweise „Sorglos“ oder „Premium“. Darüber hinaus steht eine kostenlose Testversion zur Verfügung, die den vollen Funktionsumfang der Software umfasst und ein risikofreies Kennenlernen ermöglicht.

Mit einem umfassenden Hilfe-Center, persönlichem Support, regelmäßigen Schulungsangeboten und einem durchdachten Wechselservice stellt Synaptos sicher, dass Therapeut:innen jederzeit kompetente Unterstützung erhalten. Damit wird ein reibungsloser und sicherer Einsatz der Software von Anfang an gewährleistet.

Erfahrungen

Synaptos wird von Therapeut:innen in Deutschland und Österreich überwiegend positiv bewertet. Auf der Bewertungsplattform ProvenExpert erzielt die Software eine durchschnittliche Bewertung von 4,69 von 5 Sternen (Stand: Juni 2025, basierend auf mehr als 50 Bewertungen).

Positive Rückmeldungen

Viele Nutzer:innen loben die intuitive Bedienoberfläche und die spürbare Zeitersparnis im Praxisalltag. So heißt es in einer Bewertung:

„Synaptos hat meinen Praxisalltag revolutioniert! Die Software ist unglaublich benutzerfreundlich und spart mir täglich so viel Zeit.“

Auch die Kombination verschiedener Funktionen in einer einzigen Plattform wird häufig positiv hervorgehoben – insbesondere Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung. Ein Therapeut schreibt:„Ich nutze seit Anbeginn das System Synaptos und bin mehr als zufrieden. Das System kombiniert alles, was ich in meiner selbständigen Tätigkeit benötige.“

Konstruktive Kritik

Einzelne Nutzer:innen äußern den Wunsch nach erweiterten Funktionen, etwa zur Organisation von Gruppenterminen oder für einen sicheren digitalen Austausch mit Patient:innen. Ein Beispiel:„Was mir fehlt: Gruppenbuchungen oder eine Plattform zur sicheren Kommunikation mit Klienten.“

Gelegentlich gibt es auch Rückmeldungen zu technischen Herausforderungen bei der mobilen Nutzung:„Auf meinem iPhone kommt es regelmäßig vor, dass die Web-Applikation nicht startet.“

Die große Mehrheit der Anwender:innen zeigt sich mit Synaptos sehr zufrieden – vor allem aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, des Funktionsumfangs und des zuverlässigen Supports. Die wenigen kritischen Stimmen liefern konstruktive Hinweise, die zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Software beitragen.